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Wenn Ihr Projekt beispielsweise die Produktion und den Versand von 1000 T-Shirts für 1000 Euro beinhaltet, könnten Sie sich Sorgen machen, wenn Sie erst 300 gemacht, aber bereits 500 Euro ausgegeben haben. Sie können auch sehen, dass Sie zwei Tage vor dem Zeitplan liegen, und dies kommentieren. 
Wenn Ihr T-Shirt-Unternehmen beispielsweise dem Zeitplan und dem Budget voraus ist, könnten Sie dies als Grund sehen, die Produktion hochzufahren und die Dinge auszugleichen. 
Stellen Sie sicher, dass Ihr Vorgesetzter in den ersten Minuten nach dem Lesen des Berichts alle Informationen sieht. Sie könnten Ihren Bericht beispielsweise sofort mit etwas Direktem beginnen wie: „Parker Transport ist derzeit dem Zeitplan voraus. Wir haben 50 % des Budgets ausgegeben und 30 % des Produkts produziert. Durch die Beschleunigung der Produktion können wir Kosten senken.” Wenn Manager mit dem, was sie am Anfang sehen, zufrieden sind, wissen sie vielleicht schon genug. Wenn in der Zusammenfassung etwas auf ein Problem hinweist, können sie von dort aus schnell zu den relevanten Informationen weiter unten im Bericht wechseln. 
Schreiben Sie zum Beispiel nicht so etwas wie „Unsere Produktionsleiter Frank und Sandra haben gute Arbeit geleistet. Frank ist immer sehr früh da und Sandra geht immer als letzte, damit wir alles pünktlich produzieren können.” Betonen Sie stattdessen die wichtigsten Daten: „Wir sind 20 % früher als geplant, da die Produktionsleiter (Frank und Sandra) die Produktionszeit um zwei Stunden pro Tag verlängert haben.” 
Wenn Ihr Vorgesetzter die große Geschichte sehen möchte, können Sie ein Kapitel „Ergebnisse“, ein weiteres Kapitel „Herausforderungen“ und ein drittes „Lösungen“ nennen. Für einen Manager, der die Dinge gerne chronologisch betrachtet, versuchen Sie es mit dem Kapitel "Fortschritt dieser Woche" gefolgt von "Nächste Schritte". 
Wenn Ihr Vorgesetzter oder Ihr Unternehmen ausdrücklich einen vollständigen schriftlichen Bericht verlangt, müssen Sie diesem Wunsch natürlich nachkommen. 
Vermeiden Sie beispielsweise Sätze wie „Der Verkauf im August läuft gut, der bisher beste Monat dank der wirklich herausragenden Bemühungen von Marie und Sam.” Dasselbe kann man viel kürzer sagen: „Der August-Verkauf ist der beste, dank der harten Arbeit von Marie und Sam.” 
Wenn Ihr Vorgesetzter seltener Berichte erhalten möchte, tun Sie natürlich, was Sie aufgefordert werden.
Schreiben sie einen statusbericht
Ein Statusbericht mag mühsam erscheinen, aber ihn zu schreiben kann eine großartige Gelegenheit sein, mit dem Management zu kommunizieren. Unabhängig von dem Projekt, an dem Sie arbeiten, sollten Sie sich darauf konzentrieren, spezifische Details anzugeben, die das Budget und den Fortschritt des Projekts beschreiben. Füge die wichtigsten Informationen in einer Zusammenfassung zu Beginn zusammen. Folgen Sie dann den wichtigsten Details, die das Projekt in Bezug auf Ergebnisse und Herausforderungen beschreiben. Halten Sie die Dinge kurz, aber informativ und das Management ist glücklich.
Schritte
Teil 1 von 2: Einrichten Ihres Berichts
1. Fokus auf Kosten und Zeitrahmen. Unabhängig davon, an welchem Projekt Sie arbeiten, Manager möchten wissen, wie es um Budget und Fortschritt steht. Richten Sie Ihren Bericht ein und sammeln Sie Informationen über die finanzielle Entwicklung des Projekts. Machen Sie außerdem einige Bemerkungen dazu, ob das Projekt rechtzeitig im Zeitplan liegt oder nicht.
2. Seien Sie ehrlich bei Problemen. Wenn Sie wissen, dass es Probleme mit Projektkosten und -fortschritt gibt, verstecken Sie diese nicht. Das führt später nur zu größeren Problemen. Denken Sie stattdessen darüber nach, wie diese Probleme mit Dingen zusammenhängen, die gut laufen.
3. Lösungen für Probleme anbieten. Ein Statusbericht dient unter anderem dazu, dem Manager bei der Entscheidung für die nächsten Schritte zu helfen. Sie können helfen, indem Sie Lösungen für bestimmte Probleme vorschlagen, die Ihnen auffallen. Machen Sie sich beim Erstellen des Berichts Notizen zur Kosten- und Fortschrittsrelevanz Ihrer Lösungen.
Teil 2 von 2: Alles zusammenfügen
1. Geben Sie dem Bericht einen Titel. Beginnen Sie Ihren schriftlichen Bericht mit einer kurzen Zusammenfassung, Titel und Datum. Da Statusberichte kurz sein sollen, müssen sie nicht auf einer separaten Titelseite stehen. Wenn Sie die Meldung per E-Mail übermitteln, genügt ein eindeutiger Betreff, damit Ihr Vorgesetzter weiß, worum es in der E-Mail geht.
- Etwas wie „August 2017 Parker Transport Report“ ist in Ordnung.
- Geben Sie immer Daten an, damit klar ist, über welchen Zeitraum Sie berichten.
- Wenn Ihr Unternehmen bestimmte Formate für die Berichterstattung verwendet, stellen Sie sicher, dass Sie diese auch verwenden.
2. Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung. Manager sind beschäftigt und müssen die wichtigsten Informationen sofort sehen. Ein paar Zeilen am Anfang des Berichts bringen den Kern der Sache auf den Punkt und erläutern kurz, wie das Projekt hinsichtlich Budget und Fortschritt voranschreitet.
3. Geben Sie die relevantesten Details an. Listen Sie die bisher wichtigsten Ergebnisse auf und konzentrieren Sie sich dabei auf Meilensteine und Kennzahlen. Informieren Sie Ihren Vorgesetzten eher über Ergebnisse als über Aktivitäten.
4. Organisieren Sie die Fakten. Hier können Sie den Bericht an den Stil Ihres Vorgesetzten anpassen. Wenn Sie die Arbeitsweise Ihres Vorgesetzten kennen, können Sie den Bericht entsprechend anpassen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, konzentrieren Sie sich auf eine kurze, direkte Zusammenfassung in einem Stil, den Sie gut kennen.
5. Benutze Kugeln. Führungskräfte müssen schnell und gut lesbar mit den benötigten Informationen versorgt werden. Absätze sind zu lang zum Lesen und verdecken wichtige Informationen. Aber mit Aufzählungslisten ist es einfach, den Bericht zu durchsuchen.
6. Fügen Sie nach Bedarf visuelle Elemente hinzu. Einige Manager finden es hilfreich, visuelle Hinweise hinzuzufügen, um zu erklären, wie ein Projekt läuft. Sie könnten beispielsweise ein grünes Licht neben einen Kostenpunkt setzen, wenn das gut läuft, aber ein orangefarbenes Licht neben einem für den Fortschritt, wenn Sie etwas in Rückstand geraten.
7. Überprüfen Sie Ihren Bericht und ändern Sie ihn nach Bedarf, bevor Sie ihn an Ihren Vorgesetzten senden. Rechtschreibfehler und fehlende Sätze sind nie gut, auch nicht in einem kurzen, relativ informellen Statusbericht. Verlassen Sie sich nicht nur auf elektronische Rechtschreib- und Grammatikprüfungen. Um den Bericht kurz und direkt zu halten, prüfen Sie, was noch getan werden kann (z. B. unnötige Adverbien und Adjektive).
8. Melden Sie sich mindestens einmal im Monat, sofern Sie keine anderen Anweisungen haben. Möglicherweise fordert Ihr Unternehmen Sie auf, Statusberichte nach einem Zeitplan bereitzustellen, z. B. wöchentlich oder zweiwöchentlich. Mindestens einmal im Monat zu berichten ist im Allgemeinen gut, um Ihren Vorgesetzten auf dem Laufenden zu halten. Kontaktieren Sie ihn, wenn Sie sich nicht sicher sind, wann die Statusberichte vorliegen sollen.
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