Kostenlose Schritt für Schritt Anweisungen 
Wer wird dieses Dokument lesen? Die Regierungsbeamten? Geschäftsführer? Journalisten? Eine Kombination davon? Wie viel weiß der Leser bereits über dieses Problem? Wissen sie überhaupt etwas darüber?? Was muss die Leserschaft weiß? Welche Autorität hat der Leser in dieser Angelegenheit?? Welche Veränderungen kann er/sie vornehmen? 
Da ein Briefing meist nicht länger als ein bis zwei Seiten ist, sollte es prägnant sein. Die politischen Entscheidungsträger sind sehr beschäftigt, und Ihr Problem ist nicht das einzige, das ihnen auf den Teller kommt. Da ist kein Platz für überflüssige Informationen oder langatmige Erklärungen. Legen Sie im Vorfeld Ihre Eckpunkte fest, um ein prägnantes Briefing zu erstellen. 
Eine Vorlage kann Ihnen helfen, Ihre Gedanken zu ordnen und ein Briefing schneller zu erstellen. 
Der Name entspricht der Person, an die das Briefing gerichtet ist. Das Datum entspricht dem Datum der Abgabe des Briefings. Die Betreffzeile sollte in wenigen Worten das Hauptthema des Briefings beschreiben, wie zum Beispiel „Die Prävalenz von Mobbing in der Schule in der Region Utrecht“.` Auf diese Weise kann der Leser, ohne schnell auf das Dokument schauen zu müssen, wissen, welches Problem behandelt wird. 
Für einen vielbeschäftigten Leser bietet die Zusammenfassung wichtige Punkte im Voraus, so dass es einfacher ist, den Rest des Dokuments zu überfliegen. Ein gut ausgearbeitetes Briefing ist oft kurz genug, um diesen Abschnitt überflüssig zu machen. Bei Problemen, die sofortiges Handeln erfordern, kann dies jedoch eine Möglichkeit sein, auf die Dringlichkeit des Briefings hinzuweisen, indem die Frist in der Zusammenfassung klar angegeben wird. Die Zusammenfassung sollte drei bis vier Punkte nicht überschreiten. 
Dieser Abschnitt sollte die Informationen enthalten, die der Leser benötigt, um eine Entscheidung in dieser Angelegenheit zu treffen. Daten, die für diesen Zweck nicht erforderlich sind, so interessant sie auch sein mögen, können weggelassen werden. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, recherchieren Sie, bevor Sie diesen Abschnitt schreiben. Die Informationen in diesem Abschnitt sollten so genau, spezifisch und aktuell wie möglich sein. Übersetzen Sie optional die Informationen für Ihr Publikum, um diesen Abschnitt klar und einfach anzuzeigen. Vermeiden Sie Fachjargon, Fachsprache oder Informationen, die nicht von direktem Interesse für die Öffentlichkeit sind. Verwenden Sie gegebenenfalls Statistiken und Daten, aber erklären Sie die Dinge in Begriffen, die Ihr Publikum schnell und einfach verstehen kann. 
Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Vor- und Nachteile der verschiedenen vorgeschlagenen oder aktuellen Maßnahmen zu diskutieren und die Stärken und Schwächen der einzelnen Maßnahmen aufzuzeigen. 
Einige Briefings listen die vorgeschlagenen Lösungen in einem Abschnitt mit der Bezeichnung "Empfehlungen" auf, aber einige Autoren bevorzugen "Nächste Schritte", weil sie der Meinung sind, dass sie sich weicher und weniger anmaßend oder aggressiv anfühlen. Denken Sie daran, dass der Leser das letzte Wort hat und die Entscheidung in der Angelegenheit trifft, nicht Sie. Dieser Abschnitt muss nicht wie der Abschnitt Hintergrund/Überlegungen „ausgewogen“ sein. Dies könnte ein Ort sein, um Ihre Meinung darüber zu äußern, was getan werden muss. Es ist jedoch zu beachten, dass Sie keine bestimmte Lösung bereitstellen müssen. Sie können auch einfach einige Optionen mit ihren Vor- und Nachteilen aufzeigen und den Leser auffordern, diese Entscheidungen zu berücksichtigen und Maßnahmen zu ergreifen, um dieses Problem anzugehen. Sie müssen nicht unbedingt angeben, welche Aktion am besten geeignet wäre. 
Stellen Sie sicher, dass jede von Ihnen vorgeschlagene Lösung klar ist und sich direkt auf das von Ihnen beschriebene Problem bezieht. Angenommen, Sie haben im vorherigen Abschnitt auf das Fehlen von Mobbing-Präventionsprogrammen hingewiesen. In diesem Abschnitt ist es also sinnvoll, ein solches Programm vorzuschlagen und vielleicht andere Schulen auf seine Wirksamkeit hinzuweisen. Wenn Sie Präventionsprogramme noch nicht erwähnt haben, scheint eine Lösung wie diese aus dem Nichts zu kommen. 
Vor allem, wenn Sie ein Experte für ein Thema sind, über das Sie schreiben, vergessen Sie leicht, dass die Alltagssprache für Sie für andere möglicherweise schwer zu verstehen ist. Denken Sie daran, dass für Personen, die sich mit einem Thema nicht allzu gut auskennen, nicht immer sofort klar ist, warum etwas wichtig ist. Politische Entscheidungsträger können in der Regel nicht Experten für jedes Thema sein, über das sie Entscheidungen treffen müssen. 
Ein Briefing mit Rechtschreib-, Stil- oder Grammatikfehlern wird vom Leser weniger ernst genommen. Sie tun möglicherweise mehr Gutes als Schaden, wenn Sie ein solches Briefing einreichen, da es Ihre Sichtweise diskreditieren könnte.
Schreiben sie einen brief
Ein Briefing umreißt ein bestimmtes Thema und seinen Hintergrund, normalerweise für einen Regierungsbeamten oder einen anderen politischen Entscheidungsträger. Diese Entscheidungsträger müssen jeden Tag zu vielen verschiedenen Themen schwierige Entscheidungen treffen, und sie haben nicht die Zeit, jedes Thema eingehend zu untersuchen. Ein Briefing hilft, jemanden auf ein einzelnes Problem aufmerksam zu machen und wichtige Details zu erwähnen, die er wissen muss. Das Briefing schlägt dann Lösungen vor und macht Verbesserungsvorschläge. Ein Briefing schreiben zu können ist eine nützliche Fähigkeit für Studenten, Geschäftsleute, Politiker und Aktivisten. Ein überzeugendes Briefing ist prägnant, übersichtlich und deckt die wichtigsten und relevantesten Fakten und Lösungen ab.
Schritte
Teil 1 von 4: Mapping und Einrichten Ihres Briefings
1. Bestimmen Sie den Umfang des Briefings. Der Umfang umfasst sowohl den Entwurf als auch die Länge des Briefings. In welchem Detail werden Sie das Thema behandeln?? Wie viele verschiedene Themen werden Sie behandeln?? Dies hängt davon ab, wie viele Informationen Sie finden und wie viele Informationen Sie bereitstellen müssen, um Ihre Ansprüche zu stützen.
- Die Festlegung des Umfangs des Briefings ist wichtig, denn dann weiß der Leser genau, welche Informationen besprochen werden und welche nicht.
2. Kenne deine Zuhörer. Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Briefings beginnen, ist es wichtig zu wissen, wer es lesen wird. Dies steuert die Auswahl, die Sie im Dokument treffen. Bevor Sie beginnen, denken Sie über die folgenden Fragen nach, und wenn Sie die Antworten noch nicht kennen, versuchen Sie Folgendes herauszufinden:
3. Planen Sie die wichtigsten Punkte. Bevor du mit dem Schreiben deines Briefings beginnst, solltest du (entweder im Hinterkopf oder in groben Zügen) die wichtigsten Punkte festhalten, die du ansprechen möchtest.
4. Erwägen Sie die Verwendung einer Vorlage. Auch wenn die Formatierung von Briefings nicht allzu komplex sein muss, können Sie Zeit sparen, indem Sie eine der vielen kostenlosen Online-Vorlagen zum Erstellen von Briefing-Dokumenten in MS Word herunterladen.
5. Erfinde einen Namen, Datum und Betreffzeilen. Wenn Sie keine Vorlage verwenden, müssen Sie einen Namen, ein Datum und eine Betreffzeile schreiben.
6. Ziehen Sie in Erwägung, eine Zusammenfassung hinzuzufügen. Einige Briefings enthalten zu Beginn des Briefings eine Zusammenfassung, die den gesamten Text in wenigen Punkten zusammenfasst. Entscheiden Sie, ob Sie dies tun möchten, und wenn ja, reservieren Sie Platz für diesen Abschnitt.
Teil 2 von 4: Die Sache beschreiben
1. Erstellen Sie eine Einleitung, die das Problem zusammenfasst. Der nächste Teil des Briefings sollte das Problem oder Problem detailliert beschreiben. Beginnen Sie mit einer kurzen Einleitung, die normalerweise als "Problem" oder "Zweck" bezeichnet wird und in ein oder zwei Sätzen das Hauptthema beschreibt, auf das sich das Briefing konzentriert und / oder warum Sie dieses Briefing entworfen haben.
- Du könntest zum Beispiel etwas schreiben wie: „Die Zahl gewalttätiger Mobbingvorfälle an Schulen in der Region Utrecht hat zugenommen. Die aktuellen Disziplinarmaßnahmen reichen möglicherweise nicht aus, um dieses Problem anzugehen.`
2. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die wichtigsten Fakten/Hintergründe. Der nächste Abschnitt „Überlegungen“ oder „Hintergründe“ sollte detaillierte Informationen über den Status des Themas oder des Themas enthalten, wobei der Schwerpunkt auf der jüngsten Entwicklung und/oder dem aktuellen Stand der Dinge liegt.
3. Lass deine eigene Meinung raus. Ihre Meinung zu dieser Situation und/oder was dagegen zu tun ist, gehört nicht in diesen Abschnitt. Halte dich an die Fakten.
Teil3 von 4: Schlussfolgerungen und Empfehlungen ziehen
1. Machen Sie es relevant. Ihr Briefing sollte mit Abschnitten wie „Schlussfolgerung“ und/oder „Empfehlungen“ oder „Nächste Schritte“ vervollständigt werden. Ein Abschluss wie dieser sollte deutlich machen, warum dieses Thema von Ihrem Leser als wichtig angesehen werden sollte.
- Versucht, das Thema direkt mit dem Eigeninteresse des Lesers zu verknüpfen, um Ihr Briefing überzeugender zu machen.
- Du könntest zum Beispiel etwas sagen wie: "Mobbing-Vorfälle führen dazu, dass Eltern eine Privatschule in Erwägung ziehen.". Sie sind mit niedrigeren Testergebnissen und Erfolgsquoten verbunden, wodurch unsere Schulen in den Augen der Gesellschaft weniger effektiv erscheinen. Sie schränken die Möglichkeiten der Region ein, Mittel durch staatliche Zuschüsse und private Mittel bereitzustellen.`
2. Eine Lösung vorschlagen. Viele Briefings bieten einen Lösungsvorschlag für das beschriebene Problem und verbinden das Problem mit einer Änderung der Politik zur Verbesserung der Situation.
3. Verwenden Sie Fakten, um Ihre Argumente zu untermauern. Ihre Vorschläge in diesem letzten Abschnitt sollten logisch aus den Informationen in den vorherigen Abschnitten folgen. Zeigen Sie anhand der von Ihnen präsentierten Fakten, warum die von Ihnen vorgeschlagene Lösung gut ist.
Teil 4 von 4: Überprüfung des Briefings
1. Machen Sie das Briefing kürzer. Ein Briefing sollte zwei Seiten nicht überschreiten. Wenn das Briefing länger geworden ist, sollten Sie zuerst nach Stücken suchen, die in der Kontrollphase weggelassen werden können.
- Suchen Sie nach Informationen, die nichts mit dem Thema zu tun haben oder weniger wichtig sind, und entfernen Sie dieses Material, insbesondere wenn es sich nicht auf die von Ihnen angebotene(n) Lösung(en) bezieht.
- Ebenso dürfen keine wichtigen Informationen fehlen, die für eine klare und überzeugende Argumentation notwendig sind. Möglicherweise müssen Sie bestimmte Informationen gegen andere austauschen.
- Versuchen Sie, sich beim Bearbeiten Ihres Textes in die Lage eines Politikers oder Bürokraten zu versetzen. Denken Sie darüber nach, wie viele Informationen diese Personen täglich erhalten. Nicht zum Problem beitragen. Seien Sie Teil der Lösung, indem Sie die Informationen bereitstellen, die Sie für eine Entscheidung benötigen – nicht mehr und nicht weniger.
2. Fachsprache entfernen. Achten Sie während der Redaktionsphase auf Fachsprache oder Fachjargon, die Ihr Briefing weniger zugänglich machen. Auch wenn Sie versucht haben, dies beim Schreiben des Briefings zu vermeiden, haben sich möglicherweise einige komplexe Begriffe in das Dokument eingeschlichen.
3. Stellen Sie sicher, dass die Struktur logisch ist. Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Fakten, die Sie aufgenommen haben, logisch aus der von Ihnen zusammengefassten Angelegenheit hervorgehen. Überprüfen Sie auch, ob alle von Ihnen vorgeschlagenen Lösungen wirklich diese wichtigsten Überlegungen berücksichtigen.
4. Überprüfen Sie Ihre Arbeit sorgfältig auf Fehler. Nachdem Sie Länge und Ablauf des Briefings überprüft haben, gehen Sie den Text noch einmal durch, um sicherzustellen, dass sich keine Fehler eingeschlichen haben.
Tipps
- Sehen Sie sich Briefings an, die von prominenten Führungskräften und Professoren verfasst wurden, um von ihren Überzeugungsmethoden zu lernen.
- Denken Sie daran, dass Ihr Briefing zwar an eine bestimmte Person gerichtet sein kann, andere – Mitarbeiter, Kollegen und sogar die Medien – es jedoch lesen können. Dies ist ein guter Grund, Ihre Sprache so zugänglich wie möglich zu halten, auch wenn der beabsichtigte Leser einige Kenntnisse des Themas hat.
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