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Das Timing einer großen Aufgabe ist nicht hilfreich, ohne sich die Teile anzusehen, aus denen die Aufgabe besteht. Wenn Sie die Komponenten analysieren, können Sie nach Ineffizienzen suchen. Sie werden die Person nicht aufhalten - Sie brechen die Aufgabe nur zu Registrierungszwecken ab. Wenn die Aufgabe beispielsweise darin besteht, die Post zu überprüfen, können die Komponenten das Gehen zur Postabteilung, das Abholen der Post, das Zurückbringen der Post an den Schreibtisch, das Öffnen von Umschlägen, das Lesen der Post und das Wegwerfen oder Bearbeiten von Briefen umfassen. Es kann helfen, als Gruppe zu beobachten. Auf diese Weise können Sie eine Person bitten, die Stoppuhr zu bearbeiten, eine Person die Zeit zu messen und eine Person, um sich Notizen zu machen. Sie können diesen Ansatz auch auf sich selbst anwenden. Schreiben Sie in diesem Fall jeden Teil auf, während Sie ihn tun. 
Testen Sie die Aufgabe eine Zeit lang. Du kannst es zum Beispiel eine Woche oder sogar einen Monat lang testen. 
Der Schlüssel liegt darin, den richtigen Detaillierungsgrad zu finden. Sie sollten nicht zu detailliert sein, da es nicht hilfreich ist, zu bestimmen, wie lange es dauert, eine einzelne Taste zu drücken. Aber Sie wollen auch nicht zu breit arbeiten, denn dann haben Sie nicht genug Daten, um an der Effizienz zu arbeiten. Nehmen wir an, du checkst deine E-Mails. Sie können dies aufteilen, um sich bei Ihrem Computer und E-Mail anzumelden, Spam-E-Mails zu löschen, ohne sie zu öffnen, E-Mails zu lesen, Antworten zu verfassen und E-Mails in Ordnern zu organisieren. 
Fügen Sie für mehr Genauigkeit die Daten über mehrere Tage hinzu. 
Wenn Sie den ganzen Tag über ständig E-Mails abrufen und lesen, lenken Sie Ihren Geist ständig von allem ab, was Sie tun. Oft ist es besser, alle Aufgaben auf einmal zu erledigen, wie z. B. morgens, nachmittags und kurz vor der Arbeit E-Mails lesen. 
Wenn Sie beispielsweise täglich Papierkram in einem anderen Raum außerhalb Ihres Büros aufbewahren müssen, ziehen Sie in Betracht, alles auf einmal zu tun. Ständiges Hin- und Herlaufen nimmt dir Zeit, die du für andere Aufgaben aufwenden könntest. ">
Führen sie eine zeit- und bewegungsstudie durch
Eine Zeit- und Bewegungsstudie wird verwendet, um die Arbeitseffizienz durch die Beobachtung und das Timing von Aufgaben zu analysieren. Es kann Ihnen helfen zu sehen, wo Ihr Tag effizienter sein könnte, und spart Ihnen Zeit und Energie – etwas, das jeder nutzen kann! Sie können eine für sich selbst durchführen oder eine andere Person beobachten. Zuerst müssen Sie sich entscheiden, welche Methode Sie verwenden möchten, von der Echtzeit-Beobachtung bis zum Sampling-Ansatz, und dann beobachten und die Aufgabe zeitlich festlegen. Nachdem Sie die Recherche abgeschlossen haben, können Sie die Daten verwenden, um einen effizienteren Arbeitsprozess zu erstellen.
Schritte
Teil1 von 3: Auswahl einer Methode zur Datenaufzeichnung
1. Verwenden Sie `Arbeitsproben`, wenn Sie wenig Zeit haben. Mit diesem Ansatz beobachtet man die Person in bestimmten Momenten statt ständig. Die Intervalle können regelmäßig oder zufällig sein. Sie beobachten die Person eine Zeit lang und extrapolieren dann aus den Stichproben, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird. Diese Art der Recherche funktioniert besser bei Aufgaben mit weniger Komponenten oder Mitarbeitern, die im Allgemeinen weniger verschiedene Aufgaben ausführen.
- Wenn beispielsweise die Hauptaufgabe einer Person die Abrechnung ist, kann eine Zufallsstichprobe funktionieren, da Sie jedes Mal, wenn Sie einchecken, eine Momentaufnahme der Tätigkeit der Person erhalten. Sobald Sie alle Daten haben, können Sie herausfinden, für welche Aufgabe oder welchen Teil die Person die meiste Zeit aufwendet, indem Sie sich ansehen, wie oft und wie lange sie in jeder Zufallsstichprobe auftaucht.
- Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Sie mehr als eine Person in einem bestimmten Zeitraum beobachten können, indem Sie jede Person rotieren.
- Wenn Sie diese Methode bei sich selbst anwenden, stellen Sie einen Alarm ein, der in bestimmten Intervallen ausgelöst wird, damit Sie über einen bestimmten Zeitraum aufzeichnen können, was Sie tun.
2. Beobachten Sie die Aufgabe in Echtzeit, um Fragen zu stellen. Bei diesem Ansatz befinden Sie sich im Raum mit der Person, die die Aufgabe erledigt. Beobachten Sie, was sie tun und zerlegen Sie die Aufgabe in kleinere Teile, während Sie die Zeiten aufzeichnen. Jeder Teil sollte als Ganzes einen Sinn ergeben, ohne so detailliert zu werden, dass man nicht mithalten kann.
3. Nehmen Sie ein Video auf, um dem Teilnehmer eine natürlichere Leistung zu ermöglichen. Anstatt die Aufgaben in Echtzeit zu beobachten, nimmst du ein Video auf. Auf diese Weise können Sie später zurückgehen und analysieren, wie lange jede Aufgabe dauert. Sie werden nicht viel verpassen, da Sie das Video jederzeit zurückspulen können, um sich noch einmal etwas anzusehen.
4. Nimm ein Video von dir auf, um es genauer zu untersuchen. Wenn Sie die Recherche an sich selbst durchführen, wird dieser Ansatz viel einfacher sein als die anderen beiden. Stellen Sie eine Kamera auf einem Stativ an einem Ort auf, an dem Sie festhalten können, was Sie tun. Lassen Sie die Kamera aufzeichnen, während Sie eine Aufgabe ausführen, z. B. einen Bericht schreiben.
Teil 2 von 3: Durchführung der Untersuchung
1. Erstellen Sie eine Tabelle, um den Überblick über die Daten zu behalten. Sie brauchen einen Platz, um die Aufgabe aufzuschreiben, und eine Tabelle ist ideal. Sie brauchen auch einen Ort, um die Zeit zu verfolgen. Jobs werden oft in Batches ausgeführt. Wenn ja, müssen Sie die Zeit für jeden Teil jeder Aufgabe irgendwo aufzeichnen. Alles was Sie brauchen sind ein paar nummerierte Kästchen für dieses Teil. Fügen Sie auch eine Spalte für Notizen hinzu.
- Wenn die Aufgabe beispielsweise E-Mails überprüft und eine der Komponenten E-Mails liest, notieren Sie die Zeit, die zum Lesen jeder E-Mail benötigt wird, in den nummerierten Feldern neben der Komponente.
2. Teilen Sie die Arbeit in kleine Kategorien ein. Ein Teil der Durchführung einer Zeit- und Bewegungsumfrage besteht darin, genau herauszufinden, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird. Im Allgemeinen besteht die einzige Möglichkeit zur Verbesserung der Effizienz darin, sich die kleinen Aktionen innerhalb jeder Aufgabe anzusehen. Identifizieren Sie während der Arbeit jeden Teil der Aufgabe und schreiben Sie eine kurze Beschreibung.
3. Behalten Sie die Zeit für jede Aufgabe im Auge. Beginnen Sie mit einer Stoppuhr. Behalten Sie die Zeit für jeden Teil der Aufgabe im Auge und geben Sie die Zeit an, die zum Erledigen jedes Teils benötigt wurde. Es ist oft einfacher, den Timer basierend auf der verstrichenen Zeit einfach zu stoppen und zu starten. Sie können später wiederkommen und herausfinden, wie viele Sekunden für jede Aufgabe aufgewendet wurden.
4. Behalten Sie die Zeit mit Videoaufnahmen im Auge. Wenn Sie ein Video verwenden, müssen Sie das Video für jeden Teil, den Sie timen möchten, stoppen und starten. Auf diese Weise haben Sie Zeit, Ihre Notizen und die Zeiten für jeden Teil aufzuschreiben.
Teil3 von 3: Ergebnisse analysieren und Änderungen vornehmen
1. Berechnen Sie den Durchschnitt der Zeiten für jede Komponente. Wenn du fertig bist, nimm die Zeiten für jeden Teil und finde den Durchschnitt. Um einen Durchschnitt zu ermitteln, addiere alle Zeiten für ein Ereignis und dividiere die Summe durch die Anzahl der Male in dieser Gruppe.
- Wenn Sie beispielsweise E-Mails als Teil lesen, können die Zeiten 65 Sekunden, 210 Sekunden, 240 Sekunden, 39 Sekunden und 354 Sekunden betragen. Addiere die Zahlen: 65 + 210 + 240 + 39 + 354 = 908. Teilen Sie die Summe durch die Anzahl der Male. In diesem Fall sind es fünf. Teilen Sie also 908 durch fünf und Sie erhalten durchschnittlich 181,6 Sekunden pro E-Mail.
2. Bestimmen Sie die durchschnittliche Zeit für die Aufgabe. Der einfachste Weg, die durchschnittliche Zeit für die gesamte Aufgabe zu ermitteln, besteht darin, alle Durchschnittswerte der Teile zu addieren. Das gibt Ihnen den Durchschnitt für die gesamte Aufgabe.
3. Weisen Sie Ihren Aufgaben einen hohen oder niedrigen Wert zu. Wenn Sie jeder Aufgabe einen hohen oder niedrigen Wert zuweisen, können Sie Prioritäten setzen. Sie müssen keine Zahl zuweisen - Sie müssen sie nur als hohen oder niedrigen Wert markieren. Das Beantworten von E-Mails bei der Arbeit kann beispielsweise wichtig sein, aber es sei denn, Sie sind im Kundenservice tätig, hat es wahrscheinlich einen geringeren Wert als das Ausfüllen eines wichtigen Berichts.
4. Reduzieren Sie zeitaufwändige Aufgaben mit geringem Wert. Nachdem Sie Ihre Aufgaben bewertet haben, sehen Sie, welche Aufgaben zeitaufwändig, aber insgesamt von geringem Wert sind. Das sind die Aufgaben, bei denen man sich Gedanken machen muss, wie man sie reduzieren kann. Es ist auch wichtig, sich die Aufgaben anzusehen, die zeitaufwendig sind, aber einen hohen Wert haben. Es schadet nicht, diese Aufgaben effizienter zu gestalten.
5. Vorsicht vor Multitasking. Durch Multitasking dauern einzelne Aufgaben in vielen Fällen länger, da Sie keiner der Aufgaben Ihre volle Aufmerksamkeit widmen können. In Fällen, in denen Sie Multitasking betreiben, z. B. zwischen E-Mails und Berichten hin und her wechseln, sollten Sie versuchen, dies zu ändern. Legen Sie einen Zeitraum fest, in dem Sie nur eine Sache tun. Wenn Sie einen Bericht schreiben, ignorieren Sie Ihre E-Mails.
6.Suchen Sie nach Dingen, die ineffizient sind, um sie zu reduzieren. Solche Probleme finden Sie oft in den Routinen, die Sie zeitlich und schildern. Die Beseitigung ineffizienten Handels kann Ihnen helfen, besser zu arbeiten und in der Zeit, die Sie haben, mehr zu erledigen.
"Führen sie eine zeit- und bewegungsstudie durch"
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