Delegieren

1. Leg dein Ego beiseite. Eine große mentale Hürde auf dem Weg zur Delegation ist der Gedanke, dass, wenn man etwas richtig machen will, es besser ist, es selbst zu tun. Du bist nicht der einzige Mensch auf Erden, der es richtig machen kann. Du bist womöglich der einzige, der genau in diesem Moment gut sein kann, aber wenn du dir die Zeit nimmst, jemanden zu trainieren, wird er es irgendwann ganz gut machen können. Vielleicht kann es der andere noch schneller oder besser als du und das ist nicht nur zu akzeptieren, sondern auch zu begrüßen.

• Denke logisch und realistisch – kannst du diese Arbeit selbst machen? Sie müssen sich zu Tode arbeiten, um diese Arbeit mit Ihren normalen Aufgaben zu vereinbaren? Wenn ja, delegieren Sie besser einen Teil Ihrer Arbeit. Sie müssen sich nicht schämen oder das Gefühl haben, nicht gut genug zu sein – Sie erledigen Ihre Arbeit sogar effizienter, wenn Sie Hilfe suchen, wenn Sie sie brauchen.

2. Warte nicht darauf, dass sich die Leute freiwillig melden. Wenn Sie Probleme beim Delegieren von Aufgaben haben, leiden Sie möglicherweise an einem leichten sogenannten Märtyrer-Syndrom – es kann Ihnen alles zu viel werden und Sie fragen sich oft, warum Ihnen die Leute nicht einmal ihre Hilfe anbieten. Seien Sie ehrlich zu sich selbst – wenn sie es tun, lehnen Sie ihre Hilfe nicht ab, mehr oder weniger automatisch oder meistens aus Höflichkeit? Ich frage mich, warum sie nicht ein bisschen mehr gedrängt haben? Glauben Sie, dass Sie, wenn Ihre Rollen vertauscht würden, diesen anderen wahrscheinlich ohne zu zögern helfen würden?? Wenn du diese Fragen stellst mit "ja" Sie müssen an Ihrer Fähigkeit arbeiten, die Situation zu kontrollieren. Kümmere dich selbst darum dass Sie die Hilfe bekommen, die Sie brauchen – und warten Sie nicht, bis die Hilfe zu Ihnen kommt, denn sie kommt vielleicht gar nicht.

3. Hören Sie auf, eine Bitte um Hilfe als etwas Negatives zu betrachten. Viele Menschen fühlen sich unwohl, um Hilfe bitten zu müssen. Vielleicht fühlen Sie sich schuldig, fühlen sich für andere zur Last oder schämen sich dafür, weil Sie (aus irgendeinem Grund) der Meinung sind, dass Sie in der Lage sein sollten, alles selbst zu lösen.

4. Lerne anderen zu vertrauen. Wenn Sie Angst vor dem Delegieren haben, weil Sie glauben, dass niemand einen Job so gut machen kann wie Sie, denken Sie an zwei Dinge: Erstens, Tatsache ist, dass mit genügend Übung fast jeder in etwas gut werden kann, und zweitens Sie sind vielleicht gar nicht so ein Welttalent wie man denkt. Wenn Sie Arbeit delegieren, gewinnen Sie nicht nur Zeit für sich selbst, sondern geben Ihrem Helfer gleichzeitig die Chance, eine neue Fähigkeit zu üben oder eine neue Art von Job zu machen. Seien Sie geduldig – wenn Sie ihm oder ihr genügend Zeit geben, wird Ihre Assistentin wahrscheinlich die Arbeit, die Sie delegiert haben, so gut erledigen, wie Sie es hätten tun können. Sofern die Aufgaben, die Sie delegieren, nicht sehr wichtig sind, wird es wahrscheinlich kein Problem sein, wenn Ihr Assistent lernt, es mit der Zeit richtig zu machen. Wenn die Arbeit sehr wichtig ist, ist es besser, sorgfältig nachzudenken, bevor Sie sie delegieren!

1. Bring den Ball ins Rollen. Der erste Schritt ist der schwerste, aber gleichzeitig der wichtigste. Sie sollten den Sprung wagen und jemanden bitten, Ihnen zu helfen (oder, wenn Sie der Vorgesetzte sind, jemandem sagen, dass er oder sie muss helfen.) Fühlen Sie sich deswegen nicht schuldig – solange Sie höflich, nett und elegant sind, ist es nicht unhöflich, jemanden zu bitten (oder anzuweisen), Ihnen zu helfen. Versuchen Sie, freundlich und verständnisvoll zu sein und gleichzeitig die Ernsthaftigkeit Ihres Anliegens nicht aus den Augen zu verlieren.

• Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie jemanden konkret bitten sollen, einen Teil Ihrer Arbeit für Sie zu erledigen, versuchen Sie es kurz und bündig. Sagen Sie zum Beispiel etwas wie: "Hey, könnte ich kurz mit dir reden?? Ich habe mich gefragt, ob Sie mir helfen könnten, den großen Stapel Festplatten zu installieren, den wir gerade erhalten haben. Ich kann nicht, weil ich heute nicht im Büro bin. Kannst du mir vielleicht helfen?" Setzen Sie den Helfer nicht unter Druck, sondern stellen Sie sicher, dass er/sie weiß, dass seine Hilfe benötigt wird.
• Bitte um Hilfe und du wirst sie (wahrscheinlich) bekommen. Scheuen Sie sich nicht zu delegieren, weil Sie denken, dass Sie unhöflich oder befehlend rüberkommen. Sieh es so: Wie fühlst du dich, wenn andere dich bitten, etwas für sie zu tun?? Fühlen Sie sich beleidigt oder ungerecht behandelt?? Oder bist du (normalerweise) nur allzu bereit zu helfen? Letzteres ist wohl der Fall!

2. Nimm eine Absage nicht persönlich. Manchmal können einem die Leute einfach nicht helfen, egal wie sehr sie es wollen - das ist schade, aber wahr. Dies kann mehrere Gründe haben – der häufigste ist, dass die Person, die Sie um Hilfe bittet, bereits sehr mit ihrer eigenen Arbeit beschäftigt ist. Nimm es nicht zu persönlich – nur weil dir jemand gerade nicht helfen kann (oder will), heißt das nicht, dass er dich hasst. Normalerweise bedeutet es nur, dass die andere Person entweder beschäftigt oder zu faul dafür ist – nicht mehr und nicht weniger.

3. Delegieren Sie das Endziel, nicht das Verfahren. Dies ist der Schlüssel, um nicht zum Albtraum eines sogenannten Mikromanagers zu werden. Legen Sie klare Richtlinien für das von Ihnen erwartete Ergebnis fest und zeigen Sie der anderen Person, wie es geht, aber sagen Sie auch, dass die andere Person es auf ihre eigene Weise tun kann, solange es richtig und pünktlich gemacht wird.

4. Seien Sie darauf vorbereitet, dass Sie Ihren Assistenten ausbilden müssen. In fast allen Fällen müssen Sie ein wenig Zeit investieren, um der Person, die Ihnen hilft, beizubringen, wie sie die von Ihnen delegierte Aufgabe ausführen soll, auch wenn es sich um eine relativ einfache Aufgabe handelt. Denken Sie daran, dass Prozesse, die Ihnen ziemlich einfach und unkompliziert erscheinen, für jemanden, der sich noch nie zuvor damit befasst hat, möglicherweise nicht so einfach sind. Seien Sie bereit, Ihrem Assistenten nicht nur Schritt für Schritt die Arbeit zu erklären, die Sie ihm übertragen haben, sondern beantworten Sie auch geduldig alle Fragen, die er Ihnen stellen möchte.

5. Bestimmen Sie, welche Werkzeuge benötigt werden, um die Aufgabe zu erledigen. Möglicherweise stehen Ihnen bestimmte Werkzeuge zur Verfügung, die für die Ausführung der Aufgabe erforderlich sind, während die Person, der Sie die Aufgabe anvertrauen, möglicherweise keinen Zugriff darauf hat. Dinge wie passwortgeschützte Daten, spezielle Geräte und bestimmte andere Tools können erforderlich sein, um die Arbeit zu erledigen. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Assistent alles hat, was er oder sie braucht, um die Arbeit erfolgreich zu erledigen.

6. Verstehe, dass dein Helfer nicht mehr als eine Sache gleichzeitig tun kann. Während Ihr Assistent Ihnen hilft, erfüllt diese Person nicht ihre üblichen Aufgaben. Denken Sie daran, dass Ihr Assistent wahrscheinlich einen vollen Terminkalender hat, genau wie Sie. Stellen Sie sich folgende Frage: Welche Art von Arbeit wird er oder sie zurücklassen, um Ihren Job zu machen?? Wenn Sie eine Aufgabe an jemanden delegieren, stellen Sie sicher, dass Sie die Antwort auf diese Frage kennen.

7.Sei geduldig. An wen Sie auch delegieren, der wird sowieso Fehler machen, während Sie lernen, die neue Aufgabe zu lösen. Das ist Teil des Lernprozesses, also bau es in deinen Stundenplan ein. Delegieren Sie eine Aufgabe nicht in der Annahme, dass Ihr Assistent die Arbeit perfekt erledigt, es sei denn, er oder sie verfügt bereits über nachweisbare Kenntnisse und Erfahrungen in dem betreffenden Bereich. Wenn das Ergebnis eines Projekts nicht ganz so ist, wie Sie es sich gewünscht haben, weil Ihr Partner eine völlig neue Aufgabe, die Sie an ihn delegiert haben, nicht perfekt erledigen konnte, dann ist das Ihre Schuld, nicht seine. Sorgen Sie dafür, dass sich die Person, die Ihnen hilft, auf Sie verlassen kann, damit die delegierte Arbeit für sie zu einer interessanten Lernerfahrung wird, vor der Sie keine Angst haben müssen.

8.Bereiten Sie sich auf vorhersehbare Probleme vor. Richten Sie Backup-Pläne ein und seien Sie bereit, einzugreifen, wenn etwas schief geht. Wissen, was passiert, wenn ein wichtiger Moment oder eine Frist verpasst wird. Hindernisse und unerwartete Herausforderungen sind ständig präsent, egal ob bei der Arbeit oder zu Hause – auch die Technik versagt manchmal. Stellen Sie sicher, dass Ihr Assistent darauf vertrauen kann, dass Sie ihn verstehen und ihm helfen, die Frist einzuhalten, falls etwas Unerwartetes passiert – geben Sie nicht Ihrem Assistenten die Schuld für das erste Problem.

9. Erkenne die Hilfe deines Assistenten an, wenn er oder sie sie verdient. Aufgaben an andere zu delegieren ist notwendig, wenn Sie immer mehr Verantwortung übernehmen müssen. Aber es ist kontraproduktiv, wenn Sie eine Aufgabe delegieren, Ihre Assistentin hart daran arbeiten lassen und dann die ganze Ehre für sich selbst kassieren. Erkenne und lobe die Bemühungen, die andere in deinem Namen unternommen haben.

10. Sagen: "Danke schön." Wenn jemand etwas für dich tut, ist es wichtig, ihm zu danken, die Bedeutung seiner Hilfe zu erkennen und die Person, die dir geholfen hat, wissen zu lassen, dass sie geschätzt wird. Wenn du das nicht tust, machst du einen undankbaren Eindruck, auch wenn du es vielleicht nicht bist. Denk daran, dass die Leute deine Gedanken nicht lesen können. Die Chance, dass dir wieder jemand hilft, ist viel höher, wenn er sich wertgeschätzt fühlt.