Kostenlose Schritt für Schritt Anweisungen 
Datum (und Uhrzeit. Diese können zusammen gruppiert werden oder in ihren eigenen separaten Abschnitten. Ort. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat, können Sie die Adresse aufschreiben, aber wenn es nur einen Standort gibt, können Sie den Raum benennen, in dem Sie sich treffen (z. Besprechungsraum #3). Teilnehmer. Berufsbezeichnungen sind in der Regel optional, aber nicht erforderlich. Besondere Leute, die teilnehmen. Dies können besondere Gäste, Referenten oder Tagungsleiter sein. 
Wenn wir zum Beispiel eine Zielsetzung für eine Budgetbesprechung schreiben möchten, können wir dies verwenden: "Zielsetzung: Wichtige Haushaltsziele für das Geschäftsjahr 2014-2015 skizzieren und langfristige Maßnahmen zur Kosteneinsparung erörtern. Darüber hinaus Direktor O & O Marcus Feldman präsentiert die Ergebnisse einer aktuellen Wettbewerbsumfrage." Wenn Sie schon einmal in einem wissenschaftlichen Kontext geschrieben haben, sehen Sie sich die Zielsetzung als Zusammenfassung des Treffens an. Sie sagen im Wesentlichen, was in der Sitzung besprochen werden soll, ohne ins Detail zu gehen. 
Geben Sie jeden Zeitraum mit an entweder die geplante Start- und Endzeit, oder die Zeit, die jeder Teil in Anspruch nehmen soll. Wählen Sie das eine oder andere System und seien Sie konsequent – Dinge zu vermischen sieht unprofessionell aus. Mit anderen Worten, Sie möchten jeden Zeitraum entweder mit der Start- und Endzeit für dieses Gesprächsthema markieren oder Sie schreiben einfach auf, wie lange es dauern soll. Eine Beispielregel könnte beispielsweise lauten "14:00 - 14:05: Einführungen und Präsentation" oder "5 Minuten: Einführungen und Präsentation". Sie sollten jedoch vermeiden, zwischen den beiden Systemen zu wechseln. 
Um peinliche Terminprobleme zu vermeiden, kontaktieren Sie die Gäste im Voraus, um herauszufinden, wie viel Zeit jeder von ihnen für sein Gesprächsthema benötigt. 
Wenn Sie das Ende Ihres Meetings erreichen und niemand weitere Fragen oder Kommentare hat, können Sie das Meeting jederzeit vorzeitig beenden. Viele Ihrer Teilnehmer werden es Ihnen wahrscheinlich danken! 
Darüber hinaus können Sie überprüfen, ob Ihr Kalender fehlerfrei ist, Sie Zeit sparen und du Sicht weil Sie Zeit damit verbringen, eine Tagesordnung voller Fehler zu erklären, kann Ihr Meeting durcheinander bringen und Ihnen peinlich sein, besonders wenn wichtige Personen anwesend sind. 
Meetings verlaufen jedoch oft nicht wie geplant, also seien Sie darauf vorbereitet, einen Ausgleich zu leisten, wenn ein Teil Ihres Meetings länger dauert, als Sie möchten. Seien Sie flexibel, wenn Sie in der begrenzten Zeit, die Sie für Ihr Meeting haben, so viel wie möglich diskutieren. Wenn sich beispielsweise ein Teil Ihres Meetings verspätet, können Sie die Diskussion für andere Teile Ihres Meetings verkürzen oder relativ unwichtige Teile des Meetings ganz auslassen, um sicherzustellen, dass es pünktlich endet. 
Wenn Sie früh beginnen, haben Sie auch den Vorteil, Feedback zu Ihrer Meeting-Agenda zu erhalten. Wenn Sie einen Entwurf Ihres Kalenders mit Kollegen oder Vorgesetzten teilen und um deren Beiträge bitten, können Sie Fehler beheben und fehlende Details hinzufügen, die zuvor nicht vorhanden waren. Wenn Sie mit dem Schreiben Ihres Kalenders bis zur letzten Sekunde warten, haben Sie möglicherweise keine Zeit, um dieses Feedback zu bitten. Während Sie am Tag vor dem Meeting damit durchkommen, Tagesordnungen für regelmäßige, alltägliche Meetings zu schreiben, kann es Wochen dauern, sich auf ein wichtiges Meeting vorzubereiten. 
Abhängig von der Bedeutung des Meetings möchten Sie den Teilnehmern wahrscheinlich mindestens eine oder zwei Stunden vor dem Meeting die Tagesordnung mitteilen. Bei großen, wichtigen Sitzungen kann es erforderlich sein, die Tagesordnung einen Tag oder länger im Voraus zu senden. Da die Leute oft beschäftigt oder vergesslich sind, ist es eine gute Idee, ein paar zusätzliche Kopien der Tagesordnung mitzubringen, falls jemand ihre vergisst.
Bereiten sie die tagesordnung für ein meeting vor
Ein geordnetes Meeting erfordert eine gut geschriebene Agenda. Stellen Sie sicher, dass Ihr Meeting nicht so langweilig und effizient wird, wie es viele Meetings zu sein scheinen. Indem Sie sich an eine detaillierte und dennoch flexible Agenda halten, können Sie Ihr Meeting rationalisiert und fokussiert halten, sodass Sie alle Ihre Meeting-Ziele in kürzester Zeit erreichen. Unabhängig davon, ob Sie Ihren eigenen Kalender erstellen, eine Vorlage verwenden oder eine bereits vorhandene Vorlage optimal nutzen möchten, lesen Sie Schritt 1 weiter unten, um zu beginnen!
Schritte
Teil 1 von 2: Einen Kalender schreiben
Erstellen Sie einen Kalender von Grund auf neu
1. Beginnen Sie damit, Ihrem Kalender einen Titel zu geben. Von der feinsten Literatur bis zur trockensten Tabellenkalkulation braucht fast jedes wichtige Dokument einen Titel, und die Tagesordnung von Meetings ist keine Ausnahme. Ihr Titel sollte dem Leser zwei Dinge sagen: erstens, dass er oder sie eine Tagesordnung liest, und zweitens, um welches Thema es sich bei der Sitzung handelt. Wenn Sie sich entschieden haben, setzen Sie Ihren Titel oben in Ihr leeres Dokument. Der Titel muss nicht blumig oder kompliziert sein – im geschäftlichen Kontext sind einfache und direkte Titel normalerweise am besten.
- Widerstehen Sie dem Drang, separate oder große Schriftarten für Ihren Titel zu verwenden. In den meisten Fällen möchten Sie eine einfache, würdige Schriftart wie Times New Roman oder Calibri verwenden und Ihren Titel auf die gleiche Größe wie die restlichen Buchstaben im Dokument (oder nur ein wenig größer) setzen. Denken Sie daran, dass der Zweck Ihres Titels darin besteht, die Leser über das zu informieren, was sie sehen, und nicht unbedingt, um sie zu amüsieren oder abzulenken.
2. gemeinsam "WHO?", "wahr?" und "Wenn?" Daten zum Header hinzufügen. Nach dem Titel haben Besprechungsagenden normalerweise eine Kopfzeile, die je nach Formalität Ihres Arbeitsplatzes im Detail variieren kann. Diese Kopfzeile befindet sich normalerweise etwa eine Zeile unter dem Titel. In der Kopfzeile stellst du in der Regel kurz sachliche Informationen über das Treffen, die nichts mit dem zu besprechenden Thema zu tun haben. Auf diese Weise wissen auch Personen, die bei der Besprechung nicht anwesend sind, wann und wo sie stattgefunden hat und wer anwesend war. Unten sind einige Dinge, die Sie hinzufügen können; Unabhängig von den von Ihnen gewählten Daten sollten Sie jede Information deutlich beschriften (die Fettschrift des Beschriftungstextes funktioniert hier gut):
3. Schreiben Sie ein kurzes Statement mit Zielen. Meetings, die keinen klar definierten Zweck haben, riskieren, wertvolle Zeit zu verschwenden, da die Teilnehmer entscheiden, worüber sie sprechen möchten. Überspringen Sie eine Zeile nach Ihrer Kopfzeile und verwenden Sie fetten oder unterstrichenen Text, um Ihren Zielbereich mit einem Titel wie . anzugeben "Zielsetzung" oder "Ziel", gefolgt von einem Doppelpunkt oder einem Zeilenumbruch. Dann beschreibst du in wenigen prägnanten und witzigen Sätzen die Punkte, die vor dem Treffen besprochen werden sollen. Versuchen Sie, hier etwa 1-4 Sätze zu schreiben.
4. Schreiben Sie eine Gliederung für die wichtigsten Punkte des Treffens. Zeitpläne helfen, der Tendenz entgegenzuwirken, dass Geschäftsmeetings viel zu lange dauern. Überspringen Sie eine Zeile nach Ihrer Zielerklärung, geben Sie Ihrem Zeitplan einen fetten oder unterstrichenen Titel und beginnen Sie, Zeiten (die mit den wichtigsten Diskussionspunkten übereinstimmen sollten) in Ihrem Zeitplan zu erstellen. Um die Lesbarkeit zu verbessern, geben Sie jedem Zeitraum eine eigene Zeile.
5. Nehmen Sie sich im Zeitplan Zeit für besondere Gäste. Wenn Gäste zu Ihrem Meeting kommen, um wichtige Themen zu besprechen, sollten Sie sich für diese Personen Zeit im Meeting einplanen. Geben Sie jedem Gast seinen eigenen Zeitraum, auch wenn er mehr als ein Gesprächsthema hat. So kann jeder seine Themen nach Belieben gestalten.
6. Lassen Sie am Ende des Meetings zusätzliche Zeit für eine Umfrage. Während dieser Zeit können die Leute nach Erklärungen zu verwirrenden Themen fragen, ihre eigene Meinung äußern, Themen für zukünftige Treffen vorschlagen und andere Kommentare abgeben. Sie können diese Frage explizit machen, indem Sie sie als letzten Punkt in Ihren Terminplan aufnehmen, oder Sie können sie nach dem letzten Punkt des Meetings selbst stellen.
7. Sie können einen Überblick über die Gesprächsthemen geben, wenn Sie möchten. Normalerweise macht der Zeitplan den Löwenanteil der Tagesordnung des Meetings aus – der Teil, den die Leute betrachten, um die Diskussion zu leiten. Obwohl dieser zusätzliche Aufwand nicht unbedingt erforderlich ist, kann die Bereitstellung eines zusätzlichen Überblicks über die wichtigsten Punkte für zerstreute Teilnehmer sehr hilfreich sein. Eine Übersicht erinnert die Teilnehmer an die Organisation der im Meeting präsentierten Ideen und hilft Menschen, die Schwierigkeiten haben, den Überblick über jedes erwähnte Thema zu behalten. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Art der Übersicht, die Sie wahrscheinlich verwenden möchten:
- ich. Budgetposten mit hoher Priorität
- ein. Reisebudget der Mitarbeiter
- B. Tarife Händler
- ich. Verhandeln Sie ein besseres Angebot?
- C. Lobbying-Kosten
- II. Maßnahmen zur Umsatzsteigerung
- ein. Alternative Serviceverträge
- ich. Präsentation von Optionen für Kunden
- ii. Feedback anfordern
- B. Reinvestition in Mobilfunktechnologie
- ...und so weiter.
8. Überprüfen Sie die Agenda auf Fehler, bevor Sie sie verteilen. Da sich einige Teilnehmer stark auf die Agenda des Meetings verlassen, ist es eine sehr gute Idee, diese vor der Verteilung auf Fehler zu überprüfen. Dies ist nicht nur ein Gefallen für die Anwesenden, sondern spiegelt auch Ihre Liebe zum Detail und den Wert, den Sie Ihrer Position beimessen, positiv wider.
Verwenden einer Kalendervorlage
- Obwohl jedes Textverarbeitungsprogramm etwas anders ist, können Sie bei den meisten mit der Vorlagenfunktion über die Menüleiste oben im Programmfenster zu den Vorlagen navigieren.
- Wenn Ihr Textverarbeitungsprogramm Vorlagen verwenden kann, aber keine geeigneten Vorlagen für Besprechungsagenden hat, können Sie eine von der Website des Programmentwicklers herunterladen. Vorlagen für Microsoft Word sind beispielsweise im Büro erhältlich.Microsoft.com, während Sie Vorlagen für Pages für Mac im Apple App Store finden.
- Word-Vorlagen speichern – Diese professionelle Website bietet viele hochwertige Vorlagen für Microsoft Word.
- Word-Vorlagen online – eine weitere gute Ressource für Word-Vorlagen. Diese Seite bietet jedoch nur einige Auswahlmöglichkeiten.
- iWorkCommunity — eine gute Kalendervorlage für Pages. Diese Vorlage ist jedoch für ältere Versionen von Pages (vor `09).
- Der App Store bietet auch jede Menge Vorlagen für Pages. Leider sind nicht alle davon kostenlos erhältlich.
- Lassen Sie keine Felder leer. Nichts sieht amateurhafter aus als, sagen wir, eine Zeile in einem Zeitplan, die allein sagt "Geben Sie hier ein". Wenn Sie Teile der Vorlage aus irgendeinem Grund nicht ausfüllen möchten, löschen Sie sie, anstatt sie leer zu lassen.
- Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass eine bestimmte Vorlage gut aussieht, deren Kopfzeile jedoch so lang ist, dass sie ablenkt, können Sie alle unnötigen Abschnitte der Kopfzeile nach Belieben entfernen, solange Sie dies so tun, dass keine nicht das Layout des Dokuments ruinieren oder den Kalender hässlich aussehen lassen.
1. Verwenden Sie eine mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm gelieferte Vorlage. Viele Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Office, Pages für Mac usw. verfügen über Standardvorlagen für eine Vielzahl persönlicher und beruflicher Dokumente, einschließlich Besprechungsagenden. Mit diesen Vorlagen können Sie überraschend schnell und einfach ein professionell aussehendes Dokument erstellen. Normalerweise sind diese Arten von Vorlagen in logische Abschnitte mit einem ästhetisch ansprechenden Layout organisiert – Sie müssen nur die relevanten Daten in die entsprechenden Felder eingeben und schon kann es losgehen!
2. Sie können auch eine Vorlage von einer externen Quelle herunterladen. Wenn Ihr Textverarbeitungsprogramm standardmäßig keine Kalendervorlagen enthält und Sie diese nicht auf der offiziellen Website herunterladen können, machen Sie sich keine Sorgen – online sind viele kostenlose Vorlagen verfügbar. Eine einfache Suche in Ihrer bevorzugten Suchmaschine zum Beispiel "Vorlage für die Besprechungsagenda" gibt Ihnen Dutzende relevanter Ergebnisse. Da jedoch nicht alle dieser Ergebnisse aus offiziellen, zuverlässigen Quellen stammen, ist es wichtig, bei der Auswahl der zu verwendenden Vorlagen zu unterscheiden. Im Folgenden finden Sie einige externe Websites, die Sie möglicherweise besuchen möchten:
3. Füllen Sie die Felder in Ihrer Vorlage aus. Wenn Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm eine geeignete Vorlage gefunden oder eine gewünschte heruntergeladen haben, müssen Sie die Vorlage nur noch mit den erforderlichen Informationen ausfüllen. Die meisten Vorlagen haben klar markierte Bereiche zum Eingeben von Namen, Zeiten, Gesprächsthemen, Abschnittstiteln usw. Füllen Sie alle relevanten Felder aus, um Ihre Agenda zu vervollständigen, und überprüfen Sie Ihre Arbeit anschließend auf Fehler. So nützlich Kalendervorlagen auch sein können, sie schützen Sie nicht vor Rechtschreib-, Grammatik- und sachlichen Fehlern.
4. Nehmen Sie kleine Änderungen vor, um Ihren Kalender an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Vorlagen für Besprechungskalender können sehr nützlich sein, aber es gibt keinen Grund, warum Sie sich genau an den standardmäßigen Kalenderstil und das Standardlayout halten sollten. Sie können den Inhalt und den Stil der Vorlage nach Belieben ändern, um sicherzustellen, dass Ihre Agenda den Standards Ihres Unternehmens und den Standards entspricht, die Sie für das Meeting festlegen.
Teil2 von 2: Best Practices für die Verwendung eines Kalenders
1. Wählen Sie zuerst die wichtigsten Themen aus. Bei der Planung von Besprechungen ist es normalerweise ratsam, das wichtigste Thema an die erste Stelle des Zeitplans zu setzen. Damit werden zwei Dinge erreicht. Erstens ermöglicht es jedem, diese wichtigen Themen zu diskutieren, wenn er zu Beginn des Meetings am schärfsten und noch nicht müde ist. Zweitens, falls das Meeting vorzeitig endet oder einige Teilnehmer vorzeitig abreisen müssen, wird sichergestellt, dass die wichtigen Themen bereits besprochen wurden.
- Meetings verlaufen nicht immer wie geplant. Wenn kleinere, unwichtige Themen am Ende eines Meetings fallen gelassen werden, können Sie diese möglicherweise selbst lösen oder später ein anderes Meeting ansetzen. Wenn Sie jedoch die wichtigsten Gesprächsthemen nicht abdecken können, hat Ihr Meeting einige seiner Ziele nicht erreicht, was für Sie sowohl frustrierend als auch peinlich sein kann. Die wichtigsten Themen ganz oben auf Ihren Terminkalender zu setzen verhindert meist dieses Problem.
2. Halte dich an deinen Zeitplan, aber sei flexibel. Bei der Planung und Durchführung eines Meetings besteht eine der größten Gefahren darin, dass es länger dauert als geplant. Mitarbeiter haben in der Regel eine nicht mögen Meetings, die zu lang sind, und das zu Recht, weil sie wirklich langweilig sein können und die Leute daran hindern, stattdessen echte Arbeit zu leisten. Um sicherzustellen, dass Ihr Meeting planmäßig verläuft, behalten Sie die Uhr im Auge, und wenn Sie die Möglichkeit haben, fahren Sie höflich fort, indem Sie Folgendes sagen: "wir müssen wirklich zum nächsten Thema übergehen, wenn wir hier rechtzeitig raus wollen."
3. Beginnen Sie rechtzeitig vor dem Meeting mit dem Schreiben Ihrer Agenda. Kalender sind zwar nicht unbedingt so wichtig wie andere Arten von Geschäftsdokumenten (wie Berichte, Datentabellen, Präsentationsfolien usw.), möchten Sie dennoch, dass Ihre Agenda so professionell und glatt wie möglich aussieht, insbesondere wenn Sie sie während des Meetings mit Ihren Kollegen teilen. Um sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit haben, um ein qualitativ hochwertiges Dokument zu erstellen, beginnen Sie so früh wie möglich mit dem Schreiben Ihrer Agenda.
4. Teilen Sie die Tagesordnung vor dem Meeting mit den Teilnehmern. Um sicherzustellen, dass jeder mit voller Kenntnis des zu besprechenden Themas zum Meeting erscheint, sollten Sie die Tagesordnung vorab mit allen teilen. Je nach Unternehmenskultur, in der Sie arbeiten, kann dies bedeuten, dass Sie mehrere Exemplare ausdrucken und persönlich aushändigen oder den Kalender einfach als Anhang per E-Mail versenden. Wie auch immer Sie Ihren Kalender verteilen, stellen Sie sicher, dass er frei von technischen Fehlern ist, bevor Sie ihn senden.
Tipps
- Wenn jemand nicht an der Besprechung teilnehmen kann, ziehen Sie Folgendes in Betracht: "Angekündigte Abwesenheit" ganz oben auf der Tagesordnung, oder lassen Sie dafür Platz und geben Sie es einfach während der Sitzung bekannt.
- Ein ausgezeichnetes Werkzeug für a produktiv Besprechung verwendet "DARV": Ziele, Kalender, Rollen & Verantwortlichkeiten. Ihr Meeting muss zuerst ein Zielsetzung haben. Wenn Sie nur ein Meeting abhalten, um Informationen bereitzustellen, verschwenden Sie nicht die Zeit der Leute mit Meetings. Senden Sie ihnen einen Newsletter. Das Ziel sollte eine aktive Komponente und nach Möglichkeit ein Produkt zur Präsentation haben: "Bestimmen Sie die Quartalsziele für das Team". Die Agenda ist eine Liste von Themen, die Sie angehen, um dieses Ziel zu erreichen, mit einer zeitlichen Begrenzung, um Sie auf Kurs zu halten. Zum Beispiel "1. Überprüfen Sie den Status der Tore des letzten Viertels (15 Minuten), 2. Fragen Sie nach Vorschlägen für Ziele (20 Minuten), 3. Wählen Sie die Top-5-Ziele (10 Minuten) usw." Bei Rollen und Verantwortlichkeiten bestimmen Sie, wer das Meeting leitet, wer Protokoll führt und wer Aktionspunkte aus dem Meeting zuweist.
- Wenn Ihr Unternehmen ein spezielles Formular für Kalender hat, verwenden Sie dieses Formular als Vorlage. An manchen Stellen muss man sich unbedingt an die Formel halten.
- Je nachdem, was Ihre Kollegen bevorzugen, kann es hilfreich sein, eine Frist für die Vorschläge für die Tagesordnung festzulegen. Nennen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für den Abschluss und halten Sie sich daran. Machen Sie Platz für Ergänzungen, wenn sie den Kalender aufwerten oder wenn Ereignisse Ihren ursprünglichen Kalender ersetzen.
"Bereiten sie die tagesordnung für ein meeting vor"
Оцените, пожалуйста статью
