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Etwas, das auf jeden Fall auf Ihrer Agenda stehen sollte, ist eine Schätzung der Zeit, die für jeden Diskussionspunkt reserviert werden kann. Ein grober Zeitplan im Voraus macht es einfacher, das Meeting nicht zu lange dauern zu lassen. Während einige Punkte auf Ihrer Agenda etwas länger dauern können (und andere etwas kürzer dauern), ist es mit einem Zeitplan viel einfacher, dies im Auge zu behalten und bei Bedarf einzugreifen. 
Die Protokolle vergangener Sitzungen können für Sie als Vorsitzender eine wichtige Informationsquelle sein. Dies sind eine Zusammenfassung der Diskussionen, die bei früheren Treffen stattgefunden haben und Entscheidungen getroffen wurden, sodass Sie relativ einfach und schnell wieder beitreten können. Sie können den Teilnehmern sogar wichtige Besprechungsprotokolle über Ihren Kalender senden. 
Verwenden Sie eine elektronische Präsentation (wie PowerPoint usw .).), nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich mit der Fernbedienung oder dem Clicker vertraut zu machen, die Sie zum Wechseln der Folien verwenden werden. Sie verschwenden lieber keine Zeit damit, an Geräten herumzufummeln, wenn Sie wichtige Themen besprechen könnten. 
Anstatt frühere Sitzungen selbst aufzulisten, bitten Sie einen offiziellen Sekretär oder Archivar, dieses Protokoll zu lesen, um der Zusammenfassung einen formellen Charakter zu verleihen. Sie können auch erwägen, wichtige Korrespondenz oder Ankündigungen zu lesen, die seit dem letzten Treffen aufgetreten sind. Beachten Sie, dass bei der Weitergabe von Kopien der Notizen/Korrespondenz an die Anwesenden in der Regel kein Vorlesen erforderlich ist. 
Abhängig von der Kultur und den Regeln bei der Arbeit kann Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation bestimmte Verfahren zur Entscheidungsfindung haben – zum Beispiel muss die Mehrheit der Teilnehmer nur einen Konsens erzielen oder eine ausgewählte Gruppe hochrangiger Personen kann die Aufgabe übernehmen. alle Entscheidungen treffen. Beachten Sie, dass einige Dinge einfach zu sperrig sind, um sie in der Zeit zwischen zwei Meetings zu erledigen. Es ist nicht unbedingt notwendig, sich mit dem Fortgang von langfristigen Projekten, die noch nicht fertig sind, zu befassen. je muss jedoch Entscheidungen zu Projekten vorschlagen, bei denen derzeit Handlungsbedarf besteht. 
Dieser Schritt ist entscheidend – es ist Ihre letzte Chance, sicherzustellen, dass jeder das Meeting mit dem genauen Wissen über den Projektstatus verlässt und was von ihm erwartet wird. 
Beachten Sie, dass dies nicht der Fall ist "Notwendig" ist erforderlich, um eine neue Sitzung zu vereinbaren, wenn Sie alle vorherigen und aktuellen Punkte während der aktuellen behandelt haben. Wenn es jedoch genügend unerledigte Geschäfte gibt, um zukünftige Diskussionen zu rechtfertigen, oder Sie die Entwicklung bestimmter Projekte anstehen, ist dies wahrscheinlich eine gute Idee. 
Stellen Sie sicher, dass wichtige Entscheidungen aufgezeichnet werden (wenn Sie einen offiziellen Protokollierer oder Archivar haben, weisen Sie ihm diese Aufgabe zu). Wenn Sie sich die Mühe machen, die schwierigen Fragen zu stellen, sollten Sie sicherstellen, dass die Antworten gut nachverfolgt werden. 
Leiten sie ein meeting
Geschäftliche Arbeit, insbesondere in einer Büroumgebung, erfordert ein gewisses Maß an Zusammenarbeit. Wichtige Entscheidungen erfordern oft die Beteiligung mehrerer Personen und wichtige Projekte erfordern oft die Expertise mehrerer Personen. Meetings sind eine Möglichkeit, die Zusammenarbeit strukturierter und organisierter zu gestalten, aber ohne einen Zweck oder eine Richtung können Meetings schnell zu lang und ineffizient werden. Zu wissen, wie man eine Besprechung mit Ihnen im Vorsitz plant, vorbereitet und leitet, kann den Unterschied zwischen einer effektiven Besprechung oder Zeitverschwendung ausmachen.
Schritte
Teil 1 von 3: Das Treffen vorbereiten
1. Besprechen Sie das nächste Meeting mit Ihren Teilnehmern. Wenn Sie hören, dass Sie eine bevorstehende Besprechung leiten werden, sollten Sie als Erstes einige Zeit damit verbringen, mit den Teilnehmern zu sprechen (insbesondere mit hochrangigen oder wichtigen Personen). Fragen Sie sie, ob es etwas gibt, über das sie während des Treffens besonders gerne sprechen würden. Notieren Sie ihre Antworten und verwenden Sie sie als Richtlinie beim Schreiben der Tagesordnungspunkte.
- Die Teilnehmer zu fragen, was sie besprechen möchten, ist ein kluger Schachzug, nicht nur, weil es die Tagesordnungspunkte erleichtert, sondern auch, weil sie sie vor dem eigentlichen Meeting einbeziehen. Menschen neigen dazu, aufmerksamer zu sein und an einem Meeting teilzunehmen, wenn sie wissen, dass Dinge besprochen werden, die ihnen wichtig sind.
2. Schreiben Sie die Tagesordnung für die Sitzung und verteilen Sie sie. Eine Sitzungsagenda kann ein wertvolles Werkzeug für den Vorsitzenden, aber auch für die Teilnehmer sein. Agendas enthalten wertvolle Informationen über das Meeting, wie zum Beispiel wann und wo es stattfindet und wer dabei sein wird. Vor allem geben sie einen Überblick über alle Themen, die besprochen werden, damit sich alle gut vorbereiten können. Senden Sie die Treffpunkte an alle, bevor das eigentliche Meeting stattfindet – je wichtiger das Meeting ist, desto früher sollten Sie es senden.
3. Recherchieren Sie die Diskussionsthemen und alle früheren Treffen. Die Teilnehmer des Meetings haben möglicherweise nicht alle die Themen, die Sie besprechen möchten, verstanden – einige haben an früheren Meetings nicht teilgenommen, andere haben es einfach vergessen. Als Vorsitzender ist es gut, die bisherige Geschichte eines bestimmten Diskussionspunkts zu kennen. Versuchen Sie, mit Leuten zu sprechen, die an früheren Meetings teilgenommen haben, um sich über wichtige unerledigte Angelegenheiten zu informieren, die Sie in Ihrem Meeting besprechen sollten. Sie können den Archivar auch um das Protokoll bitten, um die Planung zu unterstützen.
4. Buchen Sie rechtzeitig einen Besprechungsraum. Am Tag vor der Besprechung müssen Sie überprüfen, ob der Besprechungsraum sauber und vorzeigbar ist und für die Besprechungsteilnehmer bereit ist. Sie müssen sicherstellen, dass technische Teile des Meetings (wie Präsentationen, Beamer, Bildschirme usw.).) einwandfrei funktionieren und sofort genutzt werden können — durch technische Bürokratie kann wertvolle Zeit verschwendet und Ihr Meeting verzögert werden.
Teil 2 von 3: Leitung des Meetings
1. Geben Sie an, dass das Meeting beginnen kann. Wenn es Zeit ist, das Meeting zu öffnen und alle Teilnehmer (oder zumindest alle wichtigen) anwesend sind, machen Sie alle im Raum aufmerksam. Stellen Sie sich als Vorsitzende vor und geben Sie den Zweck der Sitzung an. Machen Sie deutlich, was der geplante Zeitrahmen für das Meeting ist, indem Sie allen mitteilen, wie viel Zeit Sie dafür aufwenden möchten – dies kann spät oder früher sein, aber das Festlegen einer Endzeit im Voraus als Begrenzung hilft dabei, das Meeting auf Kurs zu halten. Wenn sich einige der Teilnehmer nicht kennen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich gegenseitig kurz vorzustellen und ihre Rolle anzugeben, und stellen Sie wichtige Teilnehmer vor.
- Beachten Sie, dass einige Unternehmen und Organisationen streng geregelte Verfahren für die Eröffnung und Abhaltung eines Meetings haben. Die American Federation of State, County, and Municipal Employees (AFSCME) betreibt ein System namens Robert`s Rules of Order, das darin besteht, Befehle durch Schlagen mit einem Hammer und sehr spezifischen Regeln für das Einbringen und Weitergeben von Anträgen zu erteilen.
2. Listen Sie relevante Punkte aus früheren Meetings auf. Zu Beginn von Meetings, die Teil eines langfristigen Projekts sind, ist es wichtig, alle Teilnehmer über den aktuellen Stand der Dinge zu informieren, indem relevante Ereignisse oder Entscheidungen aus früheren Meetings kurz zusammengefasst werden. Nicht jeder Teilnehmer weiß so viel über die Diskussionspunkte wie Sie, daher kann eine schnelle Aktualisierung aller Teilnehmer über den aktuellen Status des Projekts einen großen Beitrag dazu leisten, Ihr Meeting effizient und effektiv zu gestalten.
3. Geben Sie wichtigen Teilnehmern die Möglichkeit, über den Stand der Dinge zu berichten. Lassen Sie dann Personen mit entsprechendem Wissen die Teilnehmer über neue oder aktuelle Entwicklungen seit dem letzten Treffen informieren. Dies kann fast alles sein – zum Beispiel können neue Probleme für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation, Personalwechsel, Projektentwicklungen und strategische Änderungen angegangen werden. Die Teilnehmer möchten auch über die Ergebnisse spezifischer Maßnahmen informiert werden, die als Reaktion auf die Entscheidungen des vorherigen Treffens getroffen wurden.
4. Geben Sie an, welche Angelegenheiten noch nicht erledigt sind. Wenn es ungelöste Probleme oder Entscheidungen gibt, die bei der vorherigen Sitzung nicht getroffen wurden, versuchen Sie, diese anzusprechen, bevor Sie zu anderen Problemen übergehen. Je länger die alten Themen vorangetrieben werden, desto weniger fühlt sich ein Meeting-Teilnehmer dafür verantwortlich. Versuchen Sie also, während des Meetings anstehende Probleme zu identifizieren. In der Regel werden unfertige Themen speziell aufgeführt als "unentschieden" oder "zur zukünftigen Diskussion eingereicht" in Protokollen früherer Treffen.
5. Alle neuen Fälle bearbeiten. Dann bring die neue Probleme, Bedenken und Punkte, die besprochen werden müssen. Dies sollten Dinge sein, die sich natürlich aus den Entwicklungen ergeben, die in der Zeit zwischen den vorherigen Sitzungen und dem aktuellen stattgefunden haben. Versuchen Sie, die Teilnehmer dazu zu bringen, konkrete, endgültige Entscheidungen zu treffen – je mehr Punkte unentschieden bleiben, desto mehr unerledigte Dinge müssen Sie beim nächsten Meeting ansprechen.
6. Fassen Sie die Schlussfolgerungen des Treffens zusammen. Nachdem Sie alle vergangenen und gegenwärtigen Angelegenheiten behandelt haben, nehmen Sie sich bitte einen Moment Zeit, um alle Schlussfolgerungen des Treffens für alle Anwesenden aufzulisten. Die Ergebnisse aller Entscheidungen aufschlüsseln und gegebenenfalls die konkreten Maßnahmen beschreiben, die die Teilnehmer vor dem nächsten Meeting ergreifen müssen.
7. Legen Sie zum Abschluss den Grundstein für das nächste Meeting. Sagen Sie zum Schluss allen, was Sie beim nächsten Meeting erwartet und wenn Sie es bereits vorbereiten, wann und wo es zu erwarten ist. Dies trägt dazu bei, den Teilnehmern ein Gefühl der Kontinuität von einem großen Projekt oder einer Entscheidung zum nächsten zu vermitteln und ihnen einen Zeitrahmen zu geben, innerhalb dessen sie ihre zugewiesenen Aufgaben erledigen oder entwickeln können.
Teil3 von 3: Das Meeting effektiv führen
1. Führen Sie die Diskussion als Leitfaden, aber dominieren Sie sie nicht. Eine Ihrer Rollen als Sitzungsleiter ist es, sicherzustellen, dass die Diskussion weitergeführt und aufgabenorientiert ist. Ihre Rolle ist nicht um zu jedem einzelnen Punkt eine Meinung zu haben oder die Diskussion in einer genauen Reihenfolge zu halten. Sei flexibel. Erlauben Sie den anderen Teilnehmern, frei zu sprechen und neue Diskussionspunkte hinzuzufügen, auch wenn sie nicht auf der Tagesordnung stehen. Sie werden vielleicht feststellen, dass Sie bestimmte Themen subtil beenden müssen, damit die Diskussion nach Plan verläuft, aber Sie müssen nicht das Gefühl haben, jeden Aspekt des Meetings kontrollieren zu müssen. Es ist schließlich ein kollaborativer Prozess.
- Behalten Sie die Tagesordnung während des Meetings im Auge. Wenn Sie feststellen, dass Sie in Rückstand geraten, müssen Sie möglicherweise bestimmte Diskussionspunkte überspringen oder zu einem anderen Zeitpunkt einplanen. Haben Sie keine Angst, dies zu tun, wenn die Themen, die Gut zu besprechen sind sehr wichtig.
2. Ermutigen Sie alle Teilnehmer, sich an der Diskussion zu beteiligen. Als Vorsitzender des Meetings ist es Ihre Aufgabe, für ein offenes, produktives Meeting zu sorgen. Wenn Sie feststellen, dass sich bestimmte Teilnehmer mit relevanten Kenntnissen nicht in die Diskussion einbringen, ermutigen Sie sie, mit dem Gespräch zu beginnen. Du musst sie nicht direkt fragen oder herausfordern – sag einfach so etwas wie, "Ich denke, die Expertise von Frau. Smith kann hier nützlich sein " ist eine großartige Möglichkeit, die weniger aktiven Mitglieder des Meetings einzubeziehen.
3. Stellen Sie sicher, dass jeder versteht, was besprochen wird. Es kann schwierig sein, sich daran zu erinnern, dass nicht alle Teilnehmer des Meetings die gleichen Erfahrungen oder Kenntnisse über einen bestimmten Diskussionspunkt haben. Damit alle Teilnehmer des Meetings ihre Zeit sinnvoll genutzt haben, können Sie bestimmte komplexe Themen oder Sachverhalte kurz und vereinfacht erläutern. Die Teilnehmer mit weniger Vorkenntnissen werden dies sicherlich zu schätzen wissen.
4. Ignoriere keine schwierigen oder seltsamen Fragen. Ohne die Kontrolle durch einen kompetenten Vorsitzenden können Besprechungen bemerkenswert unproduktiv werden. Versuchen Sie sicherzustellen, dass alle wichtigen Tagesordnungspunkte abgedeckt sind. Lassen Sie nicht zu, dass sich die Teilnehmer gegenseitig die Schuld geben oder vage Ausreden für nicht angesprochene Probleme vorbringen. Versuchen Sie, Antworten auf Punkte zu finden oder zu erhalten, über die niemand sprechen möchte. Diese seltsamen Fragen sind zwar nicht unbedingt das, was jeder Teilnehmer möchte, aber es können genau solche Fragen sein, die eine Antwort benötigen, um das Meeting so effektiv wie möglich zu gestalten.
5. Behalte deine Zeit im Auge. Es gibt einen Grund, warum Meetings einen schlechten Ruf haben – viele Leute betrachten sie als ernsthafte Zeitverschwendung. Um zu verhindern, dass sich das Meeting verspätet, nutzen Sie die Macht, die Sie als Vorsitzender haben, um die Diskussion am Laufen zu halten. Scheuen Sie sich nicht, bestimmte unwichtige Punkte oder Diskussionen auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, wenn das Meeting länger dauert als erwartet. Seien Sie bereit und bereit, den Zeitplan während Ihres Treffens anzupassen, um sicherzustellen, dass niemand seine kostbare Zeit verschwendet.
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