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Wenn Sie den Namen nicht kennen, schreiben Sie bitte "Sehr geehrte Damen und Herren" Wenn Sie einen formlosen Brief oder einen persönlichen Geschäftsbrief schreiben, können Sie den Vornamen des Empfängers verwenden. 
Einige gängige Methoden, um diese Art von Absätzen zu beginnen, sind: "Ich schreibe Ihnen, um zu bestätigen...", "Ich möchte bestätigen, dass..." oder "Dieser Brief soll bestätigen, dass..." Wenn Sie eine Wareneingangsbestätigung senden, erwähnen Sie dies bitte im ersten Absatz. Seien Sie konkret und geben Sie genau an, um was es sich bei dem Artikel handelt, Menge und Bestellnummer. Beginnen Sie den Absatz wie folgt: "Ich freue mich, Ihnen zu bestätigen, dass..." oder "Ich freue mich, dass ich erhalten habe...". 
Sie sollten die vereinbarten Bedingungen immer wiederholen, um sicherzustellen, dass es keine Missverständnisse über das Vereinbarte gibt. Auch das Wiederholen der AGB hilft Ihnen zu klären, was von Ihnen erwartet wird. Wenn Sie jemanden bitten, die Verantwortung für eine Aufgabe zu übernehmen, schlagen Sie vor, dass er bestätigt, ob diese Vereinbarung akzeptabel ist. Sie können dies im Brief, telefonisch oder per E-Mail angeben. Geschäftsbriefe sind nicht nur dazu da, einen Termin, eine Vereinbarung oder eine gegenseitige Empfangsbestätigung zu bestätigen, sondern dienen auch als Beweis. Geschäftsbriefe sind Dokumente, die beiden Parteien als Nachweis der Korrespondenz dienen. Dies hilft, beide Parteien abzudecken, falls Probleme oder Missverständnisse auftreten. 
Sie können folgende Sätze verwenden: „Wenn Sie weitere Informationen wünschen, können Sie mich jederzeit erreichen“ oder „Bitte antworten Sie, wenn Sie weitere Informationen benötigen“ 
Drucken Sie Geschäftsbriefe immer aus, wenn Sie sie nicht per E-Mail versenden. Einen Geschäftsbrief sollte man nie mit der Hand schreiben. 
Für formelle Briefe wie einen Geschäftsbrief sollten Sie ein einfaches Textformat verwenden. Dies bedeutet, dass Sie einzelne Abstände verwenden sollten, eine Zeile zwischen den Absätzen überspringen und die Absätze nicht einrücken sollten. 
Wenn Sie einen persönlichen Geschäftsbrief schreiben, einen Brief an einen Bekannten oder jemanden, zu dem Sie eine etwas lockerere Beziehung haben, können Sie etwas persönlicher sein. Wenn Sie sich jedoch nicht sicher sind, halten Sie es formell. Auch wenn Sie es formell halten sollten, ist es in Ordnung, Ihre Dankbarkeit oder Ihren Enthusiasmus zu zeigen. Wenn Sie beispielsweise zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen sind, können Sie zurückschreiben und sagen: „Ich freue mich über diese Möglichkeit, mich auf die Stelle von... zu bewerben“ oder „Ich freue mich auf das Vorstellungsgespräch“. 
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Schreiben sie ein bestätigungsschreiben
Ein Bestätigungsschreiben oder Geschäftsbrief ist ein Briefwechsel, um Details wie mündliche Vereinbarungen, Absprachen und Vorstellungsgespräche zu bestätigen. Der Brief kann auch eine Reservierung bestätigen, auf eine Einladung antworten, eine Quittung für verschiedene Artikel oder Dienstleistungen oder eine Reisebestätigung sein. Geschäftsbriefe sind kurz und leicht zu schreiben, indem sie einem einfachen Format folgen.
Schritte
Teil 1 von 2: Einen Geschäftsbrief schreiben
1. Verwenden Sie einen Briefkopf. Geschäftsbriefe sollten mit Briefkopf geschrieben werden, wenn es sich um geschäftliche Angelegenheiten handelt. Dies macht den Brief zu einem formellen und offiziellen Geschäftsdokument. Schreiben Sie den vollständigen Namen und die Adresse des Empfängers direkt über die Anrede. Dazu gehören der Name der Person, an die Sie den Brief schreiben, ihre korrekte Anrede, ihre Abteilung oder ihr Unternehmen (falls zutreffend) und die Adresse des Unternehmens.
- Wenn es sich um eine persönliche Angelegenheit handelt oder Sie einem Unternehmen persönlich antworten, verwenden Sie ein Geschäftsbriefformat. Fügen Sie Ihren eigenen Namen und Ihre Adresse am linken Rand ein, überspringen Sie eine Zeile und geben Sie dann die Adresse des Empfängers ein. Überspringen Sie eine weitere Zeile und setzen Sie Ihren Stadtnamen und Ihr Datum an den linken Rand oder an den rechten Rand.
2. Beginnen Sie mit einer passenden Anrede. Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, müssen Sie die korrekte Anrede verwenden und den Namen und die Anrede des Adressaten angeben. Das allgemein akzeptierte Format ist "Sehr geehrte Damen und Herren" gefolgt vom Nachnamen des Empfängers.
3. Bestätigen Sie die Details des im ersten Absatz vereinbarten Termins. In einem Geschäftsbrief direkt auf den Punkt kommen. Es ist keine Höflichkeit oder Einführung erforderlich. Verwenden Sie stattdessen den ersten Absatz, um die Einzelheiten dessen anzugeben, was Sie bestätigen. Dies kann Datum, Uhrzeit und Ort umfassen. Sei präzise.
4. Fügen Sie andere Details hinzu. Geben Sie entweder im ersten Absatz oder in einem kurzen zweiten Absatz alle anderen relevanten Details an. Dies kann finanzielle Vereinbarungen, Geschäftsbedingungen oder alles andere beinhalten, das bestätigt werden muss. Diese Angaben können auch Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben oder noch zu erledigende Aufgaben beinhalten.
5. Fordern Sie bei Bedarf eine Nachverfolgung an. Der letzte Absatz sollte eine Zeile enthalten, in der der Adressat aufgefordert wird, sich bei Bedarf mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Sagen Sie ihnen, dass sie Sie wissen lassen sollten, wenn sie mehr Klarheit wollen, ein Missverständnis oder andere Probleme vorliegen.
6. Schließen Sie den Brief mit einem Dankeschön an den Adressaten. Stellen Sie sicher, dass Sie den Brief in geeigneter Weise schließen. Verwenden Sie einen Ausdruck wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Danke“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“. Gib deinen Namen ein und platziere deine Unterschrift darüber. Verwenden Sie Ihren vollständigen Namen für Geschäftsbriefe.
Teil 2 von 2: Geschäftsbrief prüfen
1. Überprüfen Sie den Geschäftsbrief. Bevor Sie geschäftliche Dokumente senden, auch zu persönlichen Angelegenheiten, überprüfen Sie den Brief. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich bei dem Schreiben um eine Geschäftsvereinbarung handelt. Auf Rechtschreibfehler, fehlende Wörter, falsche Grammatik, Zeichensetzungsfehler oder andere Probleme prüfen.
- Ein ordentlicher Brief stellt sicher, dass Sie verantwortungsbewusst, professionell und mit einem Auge fürs Detail rüberkommen.
2. Verwenden Sie geeignetes Papier und einen guten Drucker. Wenn Sie einen Brief im Namen eines Unternehmens drucken, verwenden Sie den Briefkopf des Unternehmens, auf dem bereits Ihre eigenen Adressdaten vorgedruckt sind. Wenn Sie mit keinem Unternehmen verbunden sind und kein Briefpapier haben, drucken Sie den Brief auf hochwertigem Papier aus. Stellen Sie sicher, dass Sie den Brief auf einem guten Drucker drucken, dessen Tinte oder Toner noch nicht niedrig ist.
3. Verwenden Sie eine Standardschriftart und Standardränder. Verwenden Sie beim Schreiben eines formellen Briefes eine Standardschriftart wie Times New Roman oder Arial. Die Schriftgröße muss 12 betragen und darf nicht fett, kursiv oder unterstrichen sein. Die Ränder sollten 2,5 cm betragen.
4. Seien Sie prägnant und kommen Sie direkt auf den Punkt. Geschäftsbriefe sind kurz. Sie sollten sie prägnant halten und unnötige Wörter, Phrasen und Informationen entfernen. Behalten Sie den Inhalt des Schreibens nur bei den Details, die Sie bestätigen möchten.
5. Verwenden Sie einen geschäftlichen Ton. Da die meisten Geschäftsbriefe von Natur aus kurz sind, ist der Tonfall sehr förmlich und unpersönlich. Dies hilft, sich auf die bestätigten Details zu konzentrieren und unnötige Scherze zu vermeiden.
6. Wissen, wann Sie einen Geschäftsbrief senden müssen. Es gibt mehrere Gründe, warum Sie einen Geschäftsbrief senden können. Die Bestätigung von Terminen, Besprechungen, Interviews, Konferenzen oder anderen Veranstaltungen sind häufige Gründe für das Versenden von Geschäftsbriefen. Andere häufige Situationen, in denen Sie einen Geschäftsbrief senden können, sind:
"Schreiben sie ein bestätigungsschreiben"
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