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Ihre Mailingliste muss den Vor- und Nachnamen des Empfängers sowie die vollständige Adresse und alle anderen Kontaktinformationen in Ihrer Vorlage enthalten. Überprüfen Sie Ihre Mailingliste erneut, um sicherzustellen, dass Sie keine Rechtschreibfehler in den Namen und Adressen gemacht haben. 
Wenn Sie den Seriendruck verwenden, befolgen Sie die Formatierungsrichtlinien Ihres Textverarbeitungsprogramms. Normalerweise bedeutet dies die Verwendung von Anführungszeichen für die Spalte in der Tabelle, aus der das Programm die Informationen extrahiert, z. B. „Vorname Nachname“. 
Vermeiden Sie es, "Sehr geehrte Damen und Herren" als Anrede zu verwenden, wenn einige Ihrer Kontakte Organisationen, andere Unternehmen oder Regierungsbehörden sind. Diese Anrede wird normalerweise nur für Einzelpersonen verwendet. 
Wenn Sie einen Brief schreiben, um die Adressänderung Ihres Unternehmens mitzuteilen, verwenden Sie einen formellen Abschluss, wie zum Beispiel "Mit freundlichen Grüßen". Wenn Sie jedoch eine Mischung aus persönlichen und geschäftlichen Kontakten haben, möchten Sie möglicherweise etwas weniger Formales verwenden, z. B. "Danke". 
Stellen Sie sicher, dass Sie den Adressaten genügend Zeit geben, den Brief zu erhalten, ihre Datei zu aktualisieren und alle Briefe an die richtige Adresse zu senden. 
Sie können auch Ihre alte Adresse angeben, indem Sie beispielsweise sagen, dass sich Ihre alte Adresse in Ihre neue Adresse ändert. Beachten Sie jedoch, dass dies verwirrend sein kann. Vor allem, wenn Sie viele Geschäftskontakte oder Kontakte bei der Regierung haben, an die Sie den Brief senden, können von einer Sekretärin versehentlich falsche Informationen kopiert werden. Es ist auch eine gute Idee, Ihren Kontakten mitzuteilen, welche anderen Kontaktdaten sich gegebenenfalls ändern und welche gleich bleiben. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie während des Umzugs kontaktiert werden müssen. 
Schließt Ihr Unternehmen beispielsweise wegen des Umzugs für kurze Zeit, sollten Sie dies den Empfängern mitteilen, damit diese dies berücksichtigen können, seien es Kunden, Lieferanten oder sonstige Auftraggeber. Wenn Sie wegen des Umzugs einen Verkauf haben, teilen Sie dies bitte Ihren Kontakten mit. 
Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel umzieht, können Sie „Danke für Ihre Aufmerksamkeit“ schreiben. Ich schätze Ihren Beitrag zu diesem Unternehmen sehr und freue mich auf unsere zukünftige Zusammenarbeit.’ 
Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen umzieht. Sie können alle Fragen oder Bedenken bezüglich des Umzugs an eine spezielle Telefonnummer oder E-Mail-Adresse richten. 
Ziehen Sie mehrere Briefe in Betracht, wenn Sie relevante Informationen haben, die Sie einer bestimmten Zielgruppe mitteilen möchten. So bekommt niemand Informationen, die er nicht braucht. 
Überprüfen Sie alle Felder und stellen Sie sicher, dass sie übereinstimmen und demselben Empfänger gehören. Sie müssen beispielsweise sicherstellen, dass Name und Adresse des Empfängers im Adressfeld mit dem Namen in der Anrede übereinstimmen. 
Wenn Sie internationale Kontakte haben, sollten Sie wahrscheinlich zwei bis drei Monate einplanen, bis Ihre Briefe ankommen.
Schreiben sie einen brief, um eine adressänderung zu melden
Egal, ob Sie mit Ihrer Familie oder Ihrem Unternehmen umziehen, Sie müssen einen formellen Brief schreiben, in dem Sie Ihre Adressänderung angeben, damit alle Ihre Kontakte Ihre neue Adresse haben. Gerade wenn Ihr Unternehmen umzieht oder Sie Geschäftskontakte schreiben, müssen Sie ein bestimmtes Format verwenden. Für Freunde und Verwandte können Sie anstelle eines formellen Briefes eine handgeschriebene Postkarte verwenden.
Schritte
Teil 1 von 3: Deinen Brief formatieren
1. Finden Sie eine Geschäftsbriefvorlage. Wenn Sie den Brief auf Ihrem Computer schreiben, überprüfen Sie die Vorlagen in dem von Ihnen verwendeten Textverarbeitungsprogramm. Die meisten Textverarbeitungsprogramme haben eine Reihe verschiedener Vorlagen.
- Verwenden Sie eine Standardvorlage für Geschäftsbriefe, die das Datum, Ihre Adresse und die Adresse des Empfängers enthält.
- Wenn Sie einen geschäftlichen oder privaten Briefkopf für Ihren Brief verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass die Vorlage genügend Platz dafür bietet.
2. Erstellen Sie eine Mailingliste. Am einfachsten ist es, eine Mailingliste mit einer Tabelle zu erstellen, insbesondere wenn Sie Ihren Brief an eine lange Empfängerliste senden. Anschließend können Sie die Felder in Ihrem Brief über die Funktion „Serienbrief“ in Ihrem Textverarbeitungsprogramm ausfüllen.
3. Schreibe einen Absatz für die Adresse. Ein klassischer Geschäftsbrief enthält einen Absatz für Ihren Namen (oder Firmennamen) und Ihre Adresse sowie einen Absatz für den Namen und die Adresse des Empfängers. Bitte geben Sie bei der Adresseingabe Ihre aktuelle Adresse ein und nicht die neue Adresse, an die Sie umziehen.
4. Verwenden Sie eine Anrede. Die Vorlage enthält normalerweise ein doppeltes Leerzeichen nach der letzten Zeile der Adresse, gefolgt von einer Anrede. Dies könnte einfach der Name des Empfängers gefolgt von einem Komma sein, oder `Sehr geehrter`, gefolgt von dem Namen des Empfängers und einem Komma.
5. Vervollständigen Sie Ihren Abschluss. Wenn Sie Ihren Brief verfassen, ist es normalerweise am besten, den Abschluss zu beenden, bevor Sie den Brieftext schreiben. Das Wort, das Sie zum Schluss verwenden, hängt von Ihrer Beziehung zu den Empfängern ab.
Teil 2 von 3: Deinen Brief gestalten
1. Schreiben Sie eine kurze Einführung. Beginnen Sie Ihren Brief mit einer Erklärung, in der Sie dem Adressaten mitteilen, worum es in dem Brief geht. Das muss nicht lange dauern. Normalerweise reicht ein einzelner Satz wie "Mit diesem Schreiben möchte ich Sie über meine zukünftige Adressänderung informieren".
- Verwenden Sie keine komplizierte Sprache in Ihrer Einführung. Der Brief sollte auf eine Seite passen, also kurz und direkt sein.
2. Geben Sie ein Datum an, an dem der Umzug stattfinden soll. In Ihrer Einführung sollten Sie den Empfängern mitteilen, wann genau Sie Ihre neue Adresse anstelle Ihrer alten verwenden sollen.
3. Erwähnen Sie Ihre neue Adresse. Geben Sie den Empfängern die neue Adresse, die sie für die gesamte zukünftige Korrespondenz mit Ihnen verwenden können. Normalerweise ist es am besten, ein Format wie das Format auf dem Umschlag zu verwenden, damit sie leicht zu sehen und zu kopieren sind.
4. Bitte geben Sie alle anderen relevanten Informationen an. Abhängig von den Umständen Ihres Umzugs kann es sein, dass Ihre Ansprechpartner weitere Informationen benötigen, z. B. ob andere mit Ihnen umziehen oder ob Ihr Geschäft während des Umzugs geöffnet bleibt.
5. Danke an den Empfänger. Um Ihren Brief zu schließen, verwenden Sie nach Ihrem letzten Absatz ein doppeltes Leerzeichen und danken Sie dem Empfänger in einem einfachen Satz. Wenn es sich um einen Geschäftspartner handelt, können Sie sich auch eine Notiz machen, um sich bei ihm für die Geschäftstätigkeit zu bedanken.
6. Erwähnen Sie, wie die Leute Sie kontaktieren können. Nachdem Sie sich beim Empfänger bedankt haben, können Sie eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse angeben, unter der der Empfänger Sie bei Fragen kontaktieren kann.
7. Verfassen Sie mehrere Buchstaben. Vor allem bei einem Umzug Ihres Unternehmens müssen Sie mehr als einen Buchstaben haben. Auf diese Weise können Sie einen Brief speziell für Kunden oder Kunden erstellen, einen weiteren Brief für Geschäftspartner und einen weiteren für Lieferanten oder Händler.
Teil3 von 3: Ihren Brief senden
1. Lies deinen Brief noch einmal sorgfältig durch. Bevor du fertig bist, überprüfe deinen Brief auf Tipp-, Rechtschreib- oder Grammatikfehler, die deinen Brief weniger professionell aussehen lassen und das Lesen erschweren könnten.
- Überprüfen Sie insbesondere die Adresse und stellen Sie sicher, dass sie korrekt ist. Sie möchten Ihren Kontakten keine Adressänderung senden, die ihnen die falsche Adresse gibt.
2. Stellen Sie sicher, dass die Angaben der Empfänger korrekt sind. Wenn Sie `Seriendruck` für Massenmails verwenden, sparen Sie viel Zeit. Es können aber auch Fehler bei der Übertragung der Daten in Ihre Briefe vorkommen.
3. Drucken und unterschreiben Sie Ihre Briefe. Wenn Sie mit der Formatierung Ihrer Briefe zufrieden und fehlerfrei sind, drucken Sie sie auf hochwertigem Papier aus und unterschreiben Sie sie handschriftlich mit blauer oder schwarzer Tinte. Dann sind sie versandfertig.
4. Kündigen Sie Ihren Umzug rechtzeitig an. In den meisten Fällen sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Kontakte ihre Briefe zwei bis vier Wochen vor dem Umzug erhalten.
"Schreiben sie einen brief, um eine adressänderung zu melden"
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