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In dem Schreiben kann beispielsweise nach dem Status einer Bewerbung gefragt werden. Wenn Sie nicht am Einstellungsverfahren beteiligt sind, rufen Sie bitte den Einstellungsmanager an, um den Status der Bewerbung zu überprüfen, bevor Sie antworten. 
Wenn die Person, der Sie den Brief gegeben haben, einige Zeit braucht, um zu antworten, ist es eine gute Praxis, dem ursprünglichen Verfasser zu antworten, dass Sie den Brief an eine Person weitergeleitet haben, die für die Beantwortung des Briefs qualifizierter ist. Dadurch weiß der Autor, dass seine Nachricht eingegangen ist und jemand daran arbeitet. 
Eine einfache Eröffnung wie "Ich schreibe als Antwort auf Ihren Brief vom 13. Juni" ist perfekt für einen Antwortbrief. Wenn Sie nicht die ursprüngliche Person sind, an die der Empfänger den Brief geschrieben hat, geben Sie bitte an, von wem Sie den Brief erhalten haben. Schreiben Sie zum Beispiel: "Unsere Kundenberaterin Michelle Harris hat Ihren Brief an mich weitergeleitet.` 
Geben Sie an, worüber der ursprüngliche Brief nachgefragt wurde, und beantworten Sie dann die Frage. Zum Beispiel: „In Ihrem Schreiben haben Sie gefragt, wer der Ansprechpartner für Fragen aus den Medien ist“. Diese Person ist Janet Walters. Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer lauten wie folgt.` Verwenden Sie bei längeren Fragen eine nummerierte Liste, um jede Frage zu beantworten. Dies ist leichter zu lesen und zeigt, dass jede Frage abgedeckt wurde. Seien Sie mutig, aber halten Sie sich kurz. Ein paar Sätze pro Frage sollten ausreichen, um die ursprüngliche Frage der Person zu beantworten. 
Verwenden Sie immer einen verständnisvollen Tonfall, wenn Sie eine Anfrage ablehnen, aber geben Sie auch eine feste Antwort. Sagen Sie zum Beispiel: "Ich kann diese Anfrage leider nicht erfüllen. Wir haben nicht die Informationen, die Sie brauchen, und ich kann nicht sagen, wann wir sie haben könnten.` Wenn Sie die Frage mit weiteren Informationen beantworten können, bitten Sie die Person um eine Antwort. Sagen Sie etwas wie: "Ich würde Ihre Frage gerne beantworten, aber zuerst muss ich mehr über Ihre Situation erfahren. Wenn es Ihnen passt, antworten Sie bitte mit dem Datum Ihrer Anfrage und dem Namen der Person, die Sie kontaktiert haben, ich antworte so schnell wie möglich.` 
Manche Leute öffnen ihren Brief lieber mit einem Dankeschön. Die genaue Platzierung ist nicht so wichtig, solange man sich irgendwann bei der Person bedankt. 
Wenn Sie den Brief handschriftlich schreiben oder drucken, lassen Sie bitte nach dem Drucken Ihres Namens Platz für Ihre Unterschrift. Wenn Sie eine E-Mail senden, genügt die Nennung Ihres Namens. 
Es ist auch ratsam, den Brief von einem Freund oder Kollegen vorlesen zu lassen. Sie können versuchen, sich in die Lage des Empfängers zu versetzen und angeben, ob sie mit der Antwort zufrieden wären. 
Ein einfaches "Danke für das Schreiben, wir freuen uns, von Ihnen zu hören" kann einen großen Unterschied im Ton Ihres Briefes machen. Machen Sie sich solche Sätze in Ihren Briefen zur Gewohnheit. Erwecken Sie nie den Eindruck, dass Sie von der Person, der Sie schreiben, genervt sind. Es ist besser, mit Freundlichkeit zu übertreiben, als jemanden glauben zu lassen, dass Sie wütend oder irritiert sind. 
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie ein Geschäft führen oder eine Kundendienstanfrage beantworten. Ihr Kunde kann frustriert sein, wenn er Zeit damit verbringen muss, einen langen Brief zu lesen, der halb so lang hätte sein können. Seien Sie natürlich nicht so kurz, dass Sie die Frage der Person nicht beantwortet haben. Wenn etwas sehr erklärungsbedürftig ist, gib es an. Aber sei nicht zu lange von Substanz und gib nicht mehr Informationen als nötig. 
Eine gute Faustregel ist, sich vorzustellen, dass Ihr Leser den Brief schnell liest. Wird es dann in der Lage sein, alle wichtigen Punkte zu sehen, die Sie gemacht haben?? Wenn nicht, verbessern Sie Ihre Sprache und machen Sie sie klarer. 
Bearbeiten Sie Ihren Brief, indem Sie sich fragen: "Würde jemand, der meinen Job nicht macht, wissen, wovon ich rede?"?`Wenn nicht, ändere deine Sprache, damit die einfachen Leute es verstehen können. Dies ist eine gute Möglichkeit, Jargon aus Ihrem Schreiben zu entfernen. 
Verlassen Sie sich nicht nur auf die Rechtschreibprüfung, um Ihre Fehler zu finden. Diese Programme fangen normalerweise keine Grammatikfehler ab. Lesen Sie den Buchstaben Wort für Wort, um Ihre Fehler zu finden. Wenn dies ein wichtiger Brief ist, zum Beispiel an einen Geschäftspartner, lassen Sie ihn auch von jemand anderem lesen. Ein frischer Look kann Fehler erkennen, die Sie übersehen haben.
Schreiben sie einen antwortbrief
Ein Antwortschreiben ist eine Antwort auf ein Schreiben, in dem eine Frage gestellt oder Informationen angefordert werden. Dies sind hauptsächlich zum Beispiel geschäftliche Ankündigungen. Um einen perfekten Antwortbrief zu verfassen, überprüfen Sie zuerst den Originalbrief sorgfältig und bestimmen Sie, was der Briefschreiber von Ihnen will. Dann finden Sie alle zusätzlichen Informationen, die Sie benötigen, um auf die Anfrage zu antworten. Schreiben Sie einen höflichen, klaren Brief, der die Frage oder das Problem aus dem ursprünglichen Brief anspricht. Halten Sie den Ton freundlich und informativ, um sicherzustellen, dass Ihr Empfänger mit Ihrer Antwort zufrieden ist.
Schritte
Methode 1 von 3: Den Originalbrief durchgehen
1. Stellen Sie fest, was im ursprünglichen Brief gefragt wurde. Ein Antwortbrief sollte das ansprechen, was der ursprüngliche Brief wissen wollte. Lesen Sie den Originalbrief sorgfältig durch. Finden Sie heraus, was der Autor braucht und wie Sie die notwendigen Informationen bereitstellen.
- Manchmal ist es nicht so einfach zu bestimmen, was in einem Brief gefragt ist, besonders wenn der Brief nicht klar geschrieben ist. Sehen Sie sich den Brief an, um herauszufinden, was der ursprüngliche Autor von Ihnen braucht.
- Notieren Sie sich ggf. das Schreiben, um festzustellen, worum es geht. Schreiben Sie auf, was der Brief verlangt und wie Sie darauf antworten könnten.
2. Finden Sie heraus, welche Informationen in dem Schreiben angefordert werden, wenn Sie es noch nicht wissen. Wenn der Brief, den Sie erhalten haben, nach Informationen fragt, kennen Sie ihn möglicherweise nicht auswendig. Tun Sie, was Sie können, um herauszufinden, wie Sie die Frage des Autors beantworten können, bevor Sie auf den Brief antworten.
3. Leiten Sie den Brief an eine andere Person weiter, wenn Sie nicht in der Lage sind, zu antworten. Manchmal, vor allem in der Wirtschaft, schicken Leute Briefe an die allgemeine Adresse oder Kontaktperson. Wenn Sie einen Brief erhalten, von dem Sie wissen, dass jemand anders viel besser antworten kann, leiten Sie ihn zur Beantwortung weiter. Dadurch wird sichergestellt, dass der Empfänger eine möglichst genaue Antwort erhält.
Methode 2 von 3: Die Antwort formulieren
1. Adressieren Sie den Brief an die Person, die die Informationen angefordert hat. Öffnen Sie immer mit einer höflichen Anrede wie "Sehr geehrte Damen und Herren", gefolgt vom Namen der Person. Begrüßen Sie die Person direkt, anstatt eine allgemeine Anrede wie "An den Empfänger". Letzteres ist unpersönlich und wirkt, als ob die Anfrage von einem Computer bearbeitet wurde. Stattdessen ist es persönlicher, die Person mit Namen zu begrüßen und zu zeigen, dass diese Antwort mit Sorgfalt verfasst wurde.
- Wenn Sie die Person nicht persönlich kennen, verwenden Sie bitte die Anrede Herr oder Frau gefolgt vom Nachnamen der Person. Wenn die Person einen bestimmten Titel hat, z. B. Drs., dann benutze es.
- Wenn Sie die Person kennen oder ihr Geschlecht nicht kennen, verwenden Sie ihren Vornamen.
- Beginnen Sie den Brief in der Regel mit demselben Namen und Titel, mit dem die Person ihren Brief unterschrieben hat. Zum Beispiel: wenn der Brief mit `Drs . unterschrieben ist. ein. Janssen`, beginnen Sie Ihre Antwort mit `Sehr geehrte Damen und Herren. ein. Janssen`.
2. Geben Sie an, dass Sie auf den Originalbrief antworten. Lassen Sie den Leser in Ihrem ersten Satz wissen, dass Sie auf seinen Brief antworten. Dies sagt dem Leser, dass sein Brief empfangen und bearbeitet wurde und was der Zweck Ihres Briefes ist.
3. Beantworte die Frage der Person so direkt wie möglich. Bringen Sie den Brief nach der Eröffnung auf den Punkt. Gehen Sie jede Frage oder jedes Anliegen im Originalbrief der Person so vollständig wie möglich an. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Punkt treffen, damit die Person mit Ihrer Antwort zufrieden ist.
4. Bitte geben Sie deutlich an, wenn Sie der Bitte der Person nicht nachkommen können. Manchmal kann man die Bitte einer Person nicht erfüllen. Seien Sie direkt in dieser Hinsicht. Verwenden Sie keine langatmige Antwort, um den Schlag zu mildern. Der Empfänger freut sich über eine klare und direkte Antwort auf seine Frage. Denken Sie daran, immer höflich zu sein und sich zu entschuldigen, damit Sie den Empfänger nicht beleidigen.
5. Danke der Person für das Schreiben. Unabhängig davon, ob Sie auf die Anfrage der Person reagieren konnten oder nicht, seien Sie immer höflich und danken Sie der Person für ihren Brief. Dies zeigt, dass Sie ihre Aufmerksamkeit schätzen und weiterhin eine positive Beziehung zum Briefschreiber pflegen.
6. Unterschreiben Sie den Brief mit Ihrem Namen und Titel. Schließen Sie den Brief mit einem formellen Abschluss wie "Mit freundlichen Grüßen", gefolgt von Ihrem Namen. Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, schreiben Sie Ihre Position unter Ihrem Namen.
7. Überprüfen Sie den Brief, um sicherzustellen, dass Sie die Frage der Person beantwortet haben. Ihr Empfänger wird frustriert sein, wenn er eine Antwort erhält, die seine Fragen nicht beantwortet. Wenn Sie die Person nicht zufrieden stellen, kann dies einen Kunden unzufrieden machen oder Ihnen mehr Arbeit bereiten, weil Sie später auf eine andere Frage antworten müssen. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger zufrieden ist, indem Sie seine Frage so vollständig wie möglich beantworten. Überprüfen Sie Ihren Brief noch einmal und stellen Sie sicher, dass alles aus dem Originalbrief adressiert ist. Wenn etwas fehlt, füge es hinzu, bevor du den Brief versendest.
Methode 3 von 3: Einen professionellen Ton verwenden
1. Verwenden Sie das typischeFormat eines Geschäftsbriefes. Betrachten Sie alle Antwortschreiben als formelle Geschäftskommunikation. Schreiben Sie professionell und nach einem normalen Geschäftsbrief, um den richtigen Ton zu treffen.
- Schreiben Sie oben links Ihren Namen, Titel, Firma (falls zutreffend) und Adresse. Unten schreibst du das Datum. Schreiben Sie zum Schluss den vollständigen Namen und die Adresse der Person, der Sie antworten.
- Verwenden Sie für getippte Buchstaben einen Rand von 2,5 cm am Rand. Halten Sie einen Zeilenabstand im Text und zwei Abstände zwischen den Absätzen ein.
- Verwenden Sie bei der Eingabe des Buchstabens eine 12-Punkt-Schriftart und eine Standardtexteinstellung. Wenn du den Brief von Hand schreibst, achte darauf, dass du leserlich schreibst.
2. Machen Sie dem Empfänger eine Freude mit seiner Anfrage. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie ein Geschäft oder eine Dienstleistung führen. Menschen sollten immer das Gefühl haben, dass Sie ihre Zeit und ihre Gedanken schätzen. Danke ihnen für ihre Bitte und schreibe immer in einem warmen, herzlichen Ton.
3. Halten Sie den Brief kurz, damit Ihr Empfänger ihn schnell lesen kann. Respektiere die Zeit deines Empfängers. Erwarte nicht, dass sie einen dreiseitigen Brief lesen, wenn ein Absatz die Frage gut beantworten kann. Bitte sprechen Sie das Anliegen so gut es geht im Originalbrief an und senden Sie den Brief dann ab. Fügen Sie keine zusätzlichen Passagen hinzu, die nicht im Brief enthalten sein müssen.
4. Schreiben Sie deutlich, damit der Empfänger Ihre Antwort versteht. Verwenden Sie keine langatmigen Sätze oder komplizierten Begriffe. Schreiben Sie in einfacher, direkter Sprache, die Ihren Leser nicht verwirren wird. Dafür eignen sich am besten kürzere Sätze.
5. Vermeiden Sie Fachjargon und Fachausdrücke, die der Leser möglicherweise nicht versteht. Das hat mit klarem Schreiben zu tun. Wenn Sie nicht sicher sind, dass es sich bei der Person, der Sie schreiben, um einen Fachmann handelt, der Fachbegriffe versteht, lassen Sie sie in Ihrem Schreiben weg. Ersetzen Sie Fachbegriffe durch alternative Wörter, die ein Nichtfachmann verstehen kann.
6. Lies deinen Brief Korrektur. Tippfehler und andere Fehler lassen Ihr Schreiben unprofessionell aussehen. Lesen Sie Ihren Brief immer und korrigieren Sie alle Probleme mit Rechtschreibung, Grammatik, Struktur und Textfluss. Ein paar Minuten zusätzlicher Arbeit können Ihren Brief viel professioneller aussehen lassen.
"Schreiben sie einen antwortbrief"
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