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Was weiß Ihr Publikum bereits? Ist Ihr Publikum mit der Organisation und ihren Verfahren vertraut?? Kennen sie die Terminologie?? Die von Ihnen verwendete Sprache sollte dem Wissen und Beitrag des Lesers entsprechen. Sprachkenntnisse Ihres Publikums. Ist es möglich, dass es Leute gibt, die Ihre Sprache nicht sprechen, wenn sie Ihre SOP . lesen?? Wenn ja, ist es eine gute Idee, Bilder mit Bildunterschriften und Diagrammen hinzuzufügen. Die Größe Ihres Publikums. Wenn Ihre SOP von vielen Personen (in unterschiedlichen Rollen) gleichzeitig gelesen wird, sollten Sie das Dokument wie einen Dialog in einem Theaterstück aufbauen: Benutzer 1 macht etwas, dann Benutzer 2 usw. Auf diese Weise kann jeder Benutzer sehen, wie er oder sie ein Zahnrad in einer gut laufenden Maschine ist. 
Wenn es sich um ein Projekt handelt, zu dessen Durchführung Sie sich verpflichtet fühlen, scheuen Sie sich nicht, die Verfahrensbeteiligten täglich um Hilfe zu bitten. Die Durchführung von Interviews ist ein üblicher Bestandteil des SOP-Erstellungsprozesses. 
Neben dem allgemeinen Zweck und anderen relevanten Informationen (Datum, Autor, ID-Nummer usw.).), es enthält nur eine Liste von Schritten. Wenn keine weiteren Details oder Klarstellungen erforderlich sind, reicht dies aus. 
Um sicherzustellen, dass die Compliance-Standards eingehalten werden Um die Produktionsanforderungen zu maximieren um sicherzustellen, dass das Verfahren keine negativen Auswirkungen auf die Umwelt hat Um die Sicherheit zu gewährleisten Damit alles nach Plan läuft Um Herstellungsfehler zu vermeiden Als Schulungsdokument zu verwenden Wenn Sie wissen, was SOP zu betonen ist, ist es einfacher, das Dokument um diese Punkte herum zu strukturieren. Es ist auch einfacher zu sehen, wie wichtig Ihre SOP ist. 
Reichweite und Anwendbarkeit. Mit anderen Worten: Beschreiben Sie den Zweck des Verfahrens, seine Grenzen, aber auch seine Anwendung. Fügen Sie Standards, Vorschriften, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Input und Output hinzu. Methodik und Verfahren. Das ist das Fleisch am Knochen – listen Sie alle Schritte auf, inklusive der notwendigen Details und inklusive aller notwendigen Ausrüstung. Beziehen Sie nachfolgende Verfahren und Entscheidungsfaktoren ein. Nennen Sie die „Was wäre wenn“-Punkte und die möglichen Verstöße oder Sicherheitsüberlegungen. Terminologieklärung. Identifizieren Sie Abkürzungen und Wendungen, die nicht im allgemeinen Sprachgebrauch vorkommen. Gesundheits- und Sicherheitswarnungen. Listen Sie diese in einem separaten Kapitel auf und listen Sie sie neben den Schritten auf, auf die sie sich beziehen. Verharmlose diese Dinge nicht. Ausrüstung und Versorgung. Listen Sie auf, was benötigt wird und welche Geräte oder Gerätenormen Sie wann und wo finden können. Warnungen und Probleme. Die Problemabteilung, also. Sprechen Sie über alles, was schief gehen könnte, worauf Sie achten müssen und was ein Problem für das endgültige, perfekte Produkt sein könnte. Geben Sie jedem Thema ein eigenes Kapitel (normalerweise nummeriert), um Ihre SOP nicht zu sprachlos und verwirrend zu machen und die Dinge zugänglich zu halten. Dies ist keine vollständige Liste; Dies ist nur die Spitze des Verfahrens-Eisbergs. Ihre Organisation kann angeben, welche anderen Aspekte Aufmerksamkeit erfordern. 
Hier ist ein Schlecht Beispiel: Stellen Sie sicher, dass Sie den Staub aus den Lufteinlässen entfernen, bevor Sie sie verwenden. Hier ist ein Gut Beispiel`: Saugen Sie vor dem Gebrauch den gesamten Staub aus den Lufteinlässen. Sprich nicht über `du` im Allgemeinen. Es spricht für sich selbst. Sprich aktiv und beginne deine Sätze mit dem Imperativ. 
Wenn die Dinge nicht klar sind, bitten Sie verschiedene Personen, alle Rollen und Verantwortlichkeiten zu berücksichtigen. Ein Teammitglied darf sich nicht an die SOP halten und ein anderes darf nur an einem Teil der Handlungen beteiligt sein. 
Verwenden Sie sie nicht nur, um Ihre SOP aufzupeppen oder beeindruckender aussehen zu lassen; mach es nur wenn es Sinn macht oder wenn du versuchst eine Sprachbarriere zu durchbrechen. 
Jede Seite sollte einen Kurztitel oder eine ID-Nummer, das Datum und eine Seitenzahl haben. Möglicherweise benötigen Sie Fußnoten; das hängt von den Richtlinien Ihrer Organisation in diesem Punkt ab. 
Indem sie sie einbeziehen und in den Prozess einbeziehen, ist es wahrscheinlicher, dass sie diese SOP . akzeptieren. Und sie haben zweifellos gute Ideen! 
Nutzen Sie die offiziellen Routing-Systeme, um Dokumentenberechtigungen zu erhalten, damit Sie sicher sein können, dass der Genehmigungsweg ordnungsgemäß abgemeldet ist. Dies ist von Organisation zu Organisation unterschiedlich. Sie wollen nur sicherstellen, dass alle zu Wort gekommen sind und alle Regeln eingehalten werden. Muss Unterschriften haben. Die meisten Unternehmen haben kein Problem mehr mit elektronischen Signaturen. 
Stellen Sie sicher, dass Ihre SOP auf dem neuesten Stand bleibt. Ist dies nicht mehr der Fall, sofort ein Update bereitstellen, sicherstellen, dass die Updates freigegeben und dokumentiert sind und SOP erneut senden. Die Sicherheit, Produktivität und der Erfolg Ihres Teams hängen davon ab.
Schreiben einer standardarbeitsanweisung
Eine Standard Operational Procedure (SOP) enthält Informationen zur schrittweisen Durchführung einer Aufgabe. Eine vorhandene SOP muss nur modifiziert und aktualisiert werden, aber Sie könnten sich auch in einer Situation befinden, in der Sie eine von Grund auf neu einrichten müssen.
Schritte
Teil 1 von 3: Einrichten Ihrer SOP
1. Wähle das Setup. Es gibt keinen richtigen und keinen falschen Weg, eine SOP . zu schreiben. Aber Ihr Unternehmen hat wahrscheinlich schon eine Reihe von SOPs, die Sie sich ansehen können, um sich ein Bild vom gewünschten Setup zu machen. Verwenden Sie vorhandene SOPs – falls vorhanden – als Beispiel. Wenn keine vorhanden sind, haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Die Einrichtung mit den einfachen Schritten. Dieser Weg ist gut für Routineverfahren, die kurz sind, wenige mögliche Ergebnisse liefern und ziemlich konkret sind. Abgesehen von der notwendigen Dokumentation und Sicherheitshinweisen ist es eigentlich nur eine Liste von Punkten, die dem Leser in einfachen Sätzen sagen, was zu tun ist.
- Die Struktur mit den hierarchischen Stufen. Das funktioniert gut bei längeren Verfahren – mit mehr als zehn Schritten, in denen Entscheidungen getroffen, Klarstellungen und Begrifflichkeiten erklärt werden müssen. Dies ist im Allgemeinen eine sequentielle Liste der Hauptschritte und ihrer Unterschritte.
- Der Aufbau mit den Flussdiagrammen. Wenn ein Verfahren eher einer Landkarte ähnelt, mit vielen verschiedenen möglichen Ergebnissen, ist ein Flussdiagramm die beste Lösung. Sie sollten sich für dieses Setup entscheiden, wenn die Ergebnisse nicht genau vorhergesagt werden können.
2. Denken Sie an Ihr Publikum. Vor dem Schreiben einer SOP sind drei wichtige Dinge zu beachten:
3. Denken Sie an `Ihr` Wissen. Die Quintessenz lautet: Sind Sie die richtige Person, um das aufzuschreiben?? Verstehst du worum es geht?? Wie es schief gehen kann? So machen Sie es sicher? Wenn nicht, übergeben Sie den Job besser an jemand anderen. Eine schlecht geschriebene – oder schlimmer noch, falsch geschriebene – SOP führt nicht nur zu geringerer Produktivität und organisatorischem Versagen, sondern kann auch unsicher sein und sich auf alles von Ihrem Team bis hin zur Umgebung auswirken. Kurz gesagt, es besteht kein Risiko, dass Sie laufen möchten.
4. Wählen Sie zwischen einer kurzen oder langen SOP. Wenn Sie eine SOP für eine Gruppe von Personen schreiben oder aktualisieren, die mit dem Protokoll, der Terminologie usw. vertraut sind. und wollen nur eine kurze und prägnante SOP, z. B. eine Checkliste, können Sie sich kurz fassen.
5. Behalte das Ziel der SOP im Hinterkopf. Es ist klar, dass Sie es mit einem Vorgang zu tun haben, der sich in Ihrer Organisation immer wieder wiederholt. Aber gibt es einen bestimmten Grund, warum diese SOP so wertvoll ist?? Soll Sicherheit darin betont werden? Compliance-Maßnahmen? Wird es zum Training oder täglich verwendet? Hier sind einige Gründe, warum Ihre SOP für den Erfolg Ihres Teams notwendig ist:
Teil 2 von 3: Schreiben Sie Ihre SOP
1. Beschreiben Sie das erforderliche Material. Technische SOPs bestehen im Allgemeinen aus vier Elementen, „neben“ dem Verfahren selbst:
- Titelblatt. Dazu gehören 1) der Titel des Verfahrens, 2) eine Identifikationsnummer der SOP, 3) das Ausstellungs- oder Änderungsdatum, 4) der Name der Firma, Abteilung oder Abteilung, auf die sich die SOP bezieht, und 5) die Unterschriften derjenigen, die die SOP . erstellt und genehmigt haben. Sie können diese Seite nach Belieben einrichten, solange diese Informationen klar sind.
- Index. Dies wird nur benötigt, wenn Ihre SOP lang ist, damit Sie sie leicht nachschlagen können. Hier ist ein einfaches Standard-Setup erforderlich.
- Qualität und Qualitätskontrolle. Ein Verfahren ist nicht gut, wenn es nicht überprüft werden kann. Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Materialien und Details zur Verfügung haben, damit der Leser überprüfen kann, ob das gewünschte Ergebnis erzielt wurde. Dies können weitere Dokumente sein, wie zum Beispiel Auswertungsbeispiele.
- Bezug. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Liste aller zitierten oder zitierten Nachschlagewerke haben. Wenn Sie auf andere SOPs verweisen, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Informationen im Anhang enthalten sind.
- Es kann sein, dass Ihre Organisation andere als diese Protokolle verwendet. Wenn Sie auf bereits vorhandene SOPs verweisen können, lassen Sie diese Struktur los und bleiben Sie bei dem, was bereits vorhanden ist.
2. Beachten Sie während des Verfahrens selbst Folgendes:
3. Halten Sie Ihre Schriften prägnant und leicht lesbar. Die Chancen stehen gut, dass Ihr Publikum sie nicht zum Spaß liest. Fassen Sie sich kurz und auf den Punkt – sonst verlieren Sie den Fokus oder sie finden das Dokument nicht zum Durchkommen und sind schwer verständlich. Halte deine Sätze so kurz wie möglich.
4. Befragen Sie ggf. die mit dem Prozess befassten Mitarbeiter, wie sie die Arbeit ausführen. Das Letzte, was Sie wollen, ist eine SOP zu schreiben, die einfach nicht stimmt. Sie gefährden die Sicherheit, Effektivität und Zeit Ihres Teams und berücksichtigen bereits gängige Verfahren nicht – was Ihre Kollegen Ihnen nicht danken werden. Bei Bedarf Fragen stellen! Das muss richtig gemacht werden!
5. Teilen Sie große Textabschnitte mit Diagrammen und Flussdiagrammen in Abschnitte auf. Wenn Sie es mit ein oder zwei Schritten zu tun haben, die besonders knifflig sind, machen Sie es Ihren Lesern mit einem Diagramm oder Diagramm leicht. Es wird leichter zu lesen und gibt dem Geist eine Pause von all der Anstrengung, alles zu verstehen. Und für dich sieht es vollständiger und besser geschrieben aus.
6. Stellen Sie sicher, dass jede Seite die richtige Kodierung hat. Ihre SOP ist zweifellos eine von vielen SOPs. Aus diesem Grund sollte Ihre Organisation eine Art Datenbank unterhalten, in der alles nach einem bestimmten Indexierungssystem aufbewahrt wird. Ihre SOP ist Teil dieser Indexierung und benötigt daher eine Codierung, um gefunden zu werden. Deshalb sollte es klar sein.
Teil3 von 3: Erfolg und Präzision sichern
1. Testen Sie das Verfahren. Wenn Sie Ihr Verfahren nicht testen möchten, haben Sie es wahrscheinlich nicht gut genug geschrieben. Bitten Sie jemanden mit `begrenztem Verständnis` des Prozesses (oder jemanden, der für den Gelegenheitsleser repräsentativ ist), Ihre SOP . zu verwenden und sich von ihr leiten zu lassen. Auf welche Probleme stoßen sie?? Wenn ja, müssen Sie diese ansprechen und die erforderlichen Anpassungen vornehmen.
- Am besten lassen Sie Ihre SOP von ein paar Leuten testen. Verschiedene Leute stoßen auf verschiedene Dinge, die dir viele (hoffentlich nützliche) Antworten geben werden.
- Stellen Sie sicher, dass das Verfahren von jemandem getestet wurde, der es noch nie gemacht hat. Jemand mit Insider-Wissen wird sich trotzdem darauf verlassen und erst gar nicht darauf achten, dass deine Arbeit vorankommt, damit sie ihr Ziel verfehlt.
2. Lassen Sie die SOP von denen überprüfen, die das Verfahren tatsächlich durchführen. Am Ende ist es egal Real was Ihre Chefs von der SOP halten. Es geht um diejenigen, die eigentlich muss kooperieren. Bevor Sie es also an die oben genannten Bosse senden, zeigen Sie die Früchte Ihrer Feder denen, die die Arbeit erledigen werden oder bereits tun. Finde was Sie davon?
3. Lassen Sie Ihre SOP von Ihren Beratern und der Qualitätsabteilung prüfen. Sobald das Team in Ordnung ist, können Sie es an Ihre Berater weiterleiten. Sie haben vielleicht weniger zu sagen über die Arbeit selbst, aber sie werden Sie wissen lassen, ob das Setup gut ist, wenn Sie etwas vergessen haben, und sie werden Sie wissen lassen, wie Sie alles offiziell und Teil des Systems machen können.
4. Beginnen Sie mit der Verwendung Ihrer SOP, sobald sie genehmigt wurde. Eventuell müssen Sie zuerst eine Schulung für die beteiligten Mitarbeiter organisieren, es kann aber auch bedeuten, dass Ihre Zeitung in der Toilette hängt. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Ihre Arbeit verwendet wird! du hast es geschafft. Zeit für eine kleine Anerkennung!
Tipps
- Verwenden Sie einfaches Niederländisch, um die Schritte zu erklären.
- Denken Sie daran, die Beteiligten nach Möglichkeit einzubeziehen, damit der schriftliche Prozess dem tatsächlichen Prozess entspricht.
- Sehen Sie nach, ob es eine ältere Version der SOP . gibt. Vielleicht kannst du dich auf ein paar schnelle Anpassungen beschränken. Stellen Sie sicher, dass Sie es auch gut dokumentieren!
- Haben Sie eine Dokumenthistorie mit jeder neuen Version.
- Verwenden Sie Flussdiagramme und Bilder, um dem Leser zu helfen, den Prozess zu verfolgen.
- Auf Helligkeit achten. Stellen Sie sicher, dass keine Mehrfachinterpretationen möglich sind. Zeigen Sie das Verfahren jemandem, der damit nicht vertraut ist, und fragen Sie ihn nach seiner Meinung: Sie könnten überrascht sein.
- Lassen Sie Ihr Stück überprüfen, bevor Sie es genehmigt bekommen.
"Schreiben einer standardarbeitsanweisung"
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