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Dieser Schritt scheint offensichtlich, wird aber von Anrufern oft vergessen. Wenn Sie eine bestimmte Berufsbezeichnung oder eine Beschreibung von sich haben, die dem Empfänger für das Folgegespräch hilfreich sein könnte, fügen Sie diese bitte hinter Ihrem Namen ein. Zum Beispiel "Mein Name ist Dr. Versluis, Radiologin am Universitätskrankenhaus Amsterdam“ oder „Das ist Ariane Janssens, Chloës Mutter, die mit Ihrer Tochter im Unterricht ist“. 
Eine einfache Möglichkeit, Ihre Telefonnummer am Anfang einer Nachricht anzugeben, besteht darin, etwas zu sagen wie "Dies ist (Ihr Name), meine Nummer ist (Ihre Telefonnummer)" oder "Mein Name ist (Name) und ich rufe an ( Nummer )`. Trotz allgegenwärtiger Caller-ID-Funktionen wird immer empfohlen, Ihre Telefonnummer zu hinterlassen, falls die Person, die Sie anrufen soll, Ihre Nummer nicht gespeichert hat oder Sie einen Rückruf unter einer anderen Nummer anfordern. 
Versuchen Sie, eine kurze Einführung hinzuzufügen, die das Interesse des Zuhörers weckt, z. B. "Ich habe Ihre Nummer von Patrick bekommen, der mir gesagt hat, dass Sie erwägen, Ihr Boot zu verkaufen.".’ Auch wenn Sie kein geschäftliches Telefonat führen, ist es wichtig, einen Verbindungspunkt zu finden, um den Empfänger zu beruhigen. „Das ist Bob, dein Nachbar direkt gegenüber“ ist persönlicher als „Das ist Bob Vermeersch“. 
Auf der anderen Seite kann eine zu kurze Voicemail-Nachricht dem Empfänger das Gefühl geben, dass sie nicht wichtig ist, sodass er sie löschen kann, ohne sie überhaupt anzuhören. Dies gilt insbesondere, wenn Sie von einer privaten Nummer aus anrufen. Der Zweck des Hinterlassens einer Voicemail besteht darin, dass jemand zurückruft. Es ist nicht die Absicht, alle Informationen bereitzustellen, da dies die Absicht des Telefongesprächs war. 
Sie haben nicht viel Zeit, um Ihren Standpunkt zu vermitteln. Wenn Sie nicht hetero sind, löscht Ihr Hörer die Nachricht, bevor er oder sie die entscheidenden Informationen gehört hat. Es ist besser, schlechte Nachrichten wie `Papa ist im Krankenhaus` direkt zu überbringen. Verwenden Sie den Rest der Nachricht, um zu trösten und zu erklären. Das ist zumindest besser, als das Thema zu meiden und den Hörer sorgen zu lassen. 
Wenn du so klingst, als würdest du ein Drehbuch lesen, wird dein Zuhörer das Gefühl haben, dass du nur einen weiteren Anruf tätigst, weil du musst. 
Ihre Telefonnummer am Ende eines Telefonats mehr als zweimal zu erwähnen, ist übertrieben und wird wahrscheinlich als unhöflich interpretiert. Machen Sie sich keine Sorgen über diesen Schritt, wenn es sich um eine alltägliche Nachricht für einen Freund oder ein Familienmitglied handelt. 
Freundlich mit etwas wie „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören“ zu enden, ist wärmer und daher effektiver als allgemeine, kommerzielle Sätze wie „Schönen Tag noch!“.’ Du darfst deine Nachricht nicht am Ende rekapitulieren oder zusammenfassen. Wenn der Empfänger ein bestimmtes Detail noch einmal hören muss, kann er die Nachricht später erneut abspielen.
Hinterlassen sie die perfekte voicemail-nachricht
Wenn Sie in Ihrem Job häufig Kunden anrufen müssen, besteht eine gute Chance, dass Sie häufig eine Voicemail hinterlassen müssen. Aber was genau soll man nach dem Piepen sagen? Es kann nervenaufreibend sein, sich an alle relevanten Informationen zu erinnern, die Sie für die Kommunikation benötigen, was bedeutet, dass wichtige Details möglicherweise nicht erwähnt werden. Durch die Verwendung eines Voicemail-Systems müssen Sie nie wieder verwirrte und improvisierte Voicemails hinterlassen. Indem Sie schnell eine Checkliste im Kopf durchgehen, können Sie sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Informationen angegeben haben und eine bessere Chance auf einen Rückruf hat.
Schritte
Teil 1 von 3: Sich selbst identifizieren
1. Verwenden Sie die richtige Intonation. Von dem Moment an, in dem die Aufzeichnung Ihrer Nachricht beginnt, müssen Sie klar und verständlich sprechen. Versuche nicht zu murmeln oder zu schnell zu sprechen. Tun Sie Ihr Bestes, um interessiert und fröhlich zu klingen, um die Aufmerksamkeit des Zuhörers zu erregen. Obwohl der Empfänger Sie nicht sehen kann, wird Ihre allgemeine Intonation vom Telefon erfasst, also stellen Sie sicher, dass Sie die richtige übermitteln.
- Artikulieren Sie alles, was Sie sagen. Ein schlechter Empfang kann Ihre Stimme verzerren und zum Abbruch führen. Sogar eine normale Sprechstimme kann am Telefon wie ein Murmeln klingen.
- Ihre Stimme sollte auf die Art Ihres Telefonats abgestimmt sein. Es ist beispielsweise in Ordnung, fröhlich zu klingen, wenn Sie eine Voicemail hinterlassen, um Ihrem Neffen zum Abitur zu gratulieren. Wenn Sie jedoch einem trauernden Freund Ihr Beileid aussprechen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Stimme feierlich und respektvoll ist.
2. Erwähne deinen Namen. Als erstes solltest du deinen Namen erwähnen. So weiß Ihr Anrufer sofort, mit wem er es zu tun hat. Ein einfaches `das ist (Ihr Name)` reicht für die meisten Situationen aus. Wenn Sie noch niemanden kennengelernt haben, können Sie "Mein Name ist (Ihr vollständiger Name)" auswählen. Freunde und Verwandte werden dich erkennen, ohne dich identifizieren zu müssen. Wenn es sich um einen geschäftlichen Anruf handelt, hat die andere Person sofort einen Namen, den sie der Stimme und Nachricht zuordnen kann, was möglicherweise eine persönlichere Form der Kommunikation ermöglicht.
3. Hinterlassen Sie Ihre Telefonnummer. Bitte geben Sie Ihre Telefonnummer sofort nach der Eingabe Ihres Namens an. Die meisten Anrufer warten bis zum Ende der Voicemail, um ihre Kontaktinformationen anzugeben, aber wenn der Empfänger sie beim ersten Mal nicht richtig aufschreiben kann, sind sie gezwungen, die vollständige Nachricht erneut anzuhören. Denken Sie daran, langsam zu sprechen und alles zu artikulieren, wenn Sie Ihre Telefonnummer angeben, damit sie verständlich ist.
4. Verbindung herstellen. Beim Abhören von Firmen-Voicemails oder Nachrichten von unbekannten Absendern werden die Leute schnell misstrauisch oder verlieren das Interesse, wenn sie nicht wissen, wer Sie sind und warum Sie anrufen. Beruhigen Sie sie, indem Sie einen gemeinsamen Freund oder eine Referenz erwähnen, der Ihnen seine Nummer gegeben hat. Das sorgt noch einmal dafür, dass der Anruf professioneller rüberkommt. Voicemail klingt weniger aufdringlich und Sie erhalten eher einen Rückruf.
Teil 2 von 3: Mitreden
1. Überlege dir vorher, was du sagen wirst. Bevor Sie eine Voicemail hinterlassen, stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie sagen werden. Dies sollte kein Problem sein, wenn Sie aus einem bestimmten Grund anrufen, aber wenn Sie den Piepton am anderen Ende der Leitung hören und feststellen, dass Sie beantwortet werden, können Sie das Gesagte für eine Weile vergessen. Brechen Sie die Informationen in einzelne Punkte auf und decken Sie jeden einzelnen ab, bevor Sie auflegen.
- Für sehr dringende oder wichtige Voicemails können Sie erwägen, im Voraus eine grobe Version des Skripts zu schreiben.
- Wenn Sie oft die Leitung verlieren, konzentrieren Sie sich darauf, in wenigen Worten Ihren Namen, eine Rückrufnummer und den Grund Ihres Anrufs anzugeben.
- Stellen Sie sich vor, Sie senden eine Voicemail, um den romantischen Abend von gestern nachzuverfolgen. Wenn Sie Ihre Nachricht vor der Aufnahme im Geiste verfassen, kann dies einen großen Unterschied machen, ob Sie kühl, ruhig und gefasst oder stotternd und nervös erscheinen.
2. Halten Sie Ihre Nachricht prägnant. Begrenzen Sie Ihre Voicemail-Nachrichten auf 20-30 Sekunden. Es gibt nicht viele Situationen, in denen eine Voicemail länger sein muss. Du sollst den Empfänger nicht mit einer sehr langen Einleitung oder Geschichte langweilen. Halten Sie es kurz. Übrigens, eine kurze Nachricht kann mehr Neugier wecken und jemanden zum Zurückbringen bewegen, wenn er es sonst nicht könnte.
3. Beginnen Sie mit den wichtigsten Informationen. Seien Sie direkt und nennen Sie deutlich den Grund Ihres Anrufs. Wenn Sie nur abfragen, zum Beispiel wenn Sie einen Kaufvorschlag haben, eine Transaktion nachverfolgen oder einen Termin bestätigen möchten, müssen Sie dies dem Empfänger klar machen. Dein Hörer wird schnell das Interesse verlieren, wenn du ihm nicht gleich am Anfang erzählst, warum du ihn kontaktierst.
4. Sei persönlich und aufrichtig. Widerstehen Sie der Versuchung, eine künstliche, generisch klingende „Telefonstimme“ anzunehmen. Sei einfach nett, sei du selbst und rede natürlich. Die Leute wissen, wenn sie versuchen, etwas auf eine bestimmte Art und Weise zu verkaufen, und sie geben dir eher eine Chance, wenn sie das Gefühl haben, dass du sie gleichberechtigt ansprichst.
Teil3 von 3: Fertigstellen
1. Stellen Sie eine bestimmte Frage oder bitten Sie um etwas. Geben Sie beim Abschließen der Nachricht unbedingt an, warum der Empfänger Sie zurückrufen soll. Stellen Sie eine genaue Frage oder fordern Sie etwas an, das sie dazu veranlasst, den Hörer abzunehmen. Wenn sie sich nach dem Abhören der Voicemail verwirrt oder unsicher fühlen, was genau Sie wollen, dann hat die Voicemail ihr Ziel verfehlt.
- Versuchen Sie es mit Sätzen wie „Lassen Sie mich wissen, ob Ihnen das Rezept gefallen hat, das ich Ihnen geschickt habe“ oder „Ich würde gerne Ihre Meinung zu diesem Vorschlag hören.’
- Die Leute sind motivierter, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn Sie eine bestimmte Anfrage erwähnt haben, anstatt einfach nur "Rückruf" zu machen.
2. Bitte Name und Kontaktdaten angeben. Vervollständigen Sie Ihre Nachricht, indem Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten erneut erwähnen. Wiederholen Sie Ihr Lied zweimal, damit der Hörer es richtig aufschreiben kann und keine Zahl falsch versteht. Geben Sie alle Details an, die für einen Rückruf Ihres Hörers hilfreich wären, z.
3. Vermeiden Sie ein langatmiges Ende. Wenn es Zeit ist aufzulegen, dehnen Sie die Nachricht nicht unnötig aus. Wenn es kein persönliches Telefonat mit einem geliebten Menschen ist, müssen Sie niemandem einen schönen Tag wünschen. Die Aufmerksamkeit des Empfängers wird verschwinden, wenn die Nachricht fortgesetzt wird. Versuchen Sie also, am Ende nicht den Fokus zu verlieren. Danke ihnen für ihre Zeit und überlasse ihnen den nächsten Kommunikationsschritt.
Tipps
- Denken Sie an die Voicemails, die Sie erhalten haben, bei denen Sie dachten: "Was will diese Person von mir??’. Hinterlassen Sie eine Voicemail, die Sie selbst erhalten möchten.
- Wenn es für den Empfänger relevant ist, können Sie neben Ihrer Telefonnummer auch Ihre E-Mail-Adresse oder einen anderen Kontaktweg angeben.
- Vergessen Sie nicht, das Datum anzugeben, wenn Sie zeitkritische Informationen teilen.
- Lächeln! Sogar durch das Telefon ist das zu spüren.
- Wenn Sie zu einem sensiblen Thema anrufen, sollten Sie die Informationen, die Sie in die Voicemail aufnehmen, einschränken, falls sie von anderen Personen mitgehört werden.
- Im Notfall oder bei einer Naturkatastrophe können Sie eine ausgehende Voicemail-Nachricht verwenden, um anderen mitzuteilen, dass es Ihnen gut geht.
Warnungen
- Wenn Sie versuchen, jemanden dazu zu bringen, Sie zurückzurufen, sprechen Sie nicht über frühere fehlgeschlagene Anrufversuche. Dies kann als verärgert rüberkommen, wodurch sich der Hörer weniger wohl fühlt, wenn er mit Ihnen spricht.
- In geschäftlichen Fällen sollten Sie immer eine Voicemail hinterlassen, wenn der Angerufene nicht antwortet. Wenn Sie mehrere verpasste Anrufe ohne Voicemail-Nachrichten sehen, wird die Bedeutung Ihres Unternehmens untergraben.
"Hinterlassen sie die perfekte voicemail-nachricht"
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