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Dies ist auch wichtig, wenn Sie beim Versenden der E-Mail intelligent erscheinen möchten. Wenn Sie etwas fragen, während die Antwort bereits auf der Website klar angegeben ist, denken sie möglicherweise beim Kundenservice, dass Sie anspruchsvoll und faul und daher unrentabel sind. Sehen Sie sich auch die häufig gestellten Fragen (FAQ) an. Oft ist die Frage, die Sie stellen möchten, bereits in den häufig gestellten Fragen enthalten. Aus diesem Grund haben die meisten Websites eine solche Seite, um die E-Mails an den Kundenservice auf ein Minimum zu reduzieren.
Versuchen Sie, einen Namen für Ihre Begrüßung zu finden. Bei kleineren Unternehmen werden manchmal die Namen der Kundendienstmitarbeiter auf der Website genannt. Wenn Sie sie also verwenden, ist Ihre Nachricht persönlicher, was die Zusammenarbeit angenehmer macht. Sie können die Begrüßung mit einem Komma oder Doppelpunkt beenden. Bester Kundenservice, oderBester Kundenservice:
Verwenden Sie die URL zum Produkt, wenn Sie eine haben, damit der Mitarbeiter sofort sieht, worum es geht. Schreibe auch deine Bestellnummer in die E-Mail, denn das werden dich die meisten Mitarbeiter sowieso fragen. Diese Bestellnummer bezieht sich darauf, wie die Bestellung in ihrem System ist. 
Natürlich müssen Sie einem Anschreiben einen Anhang beifügen, wenn Sie aufgefordert werden, Ihren Lebenslauf als Word-Dokument hinzuzufügen. Geben Sie auch niemals Benutzernamen, Passwörter oder Kreditkartendaten ein.
Senden sie eine e-mail an einen kundendienstmitarbeiter
Manche Leute finden es schwierig, eine E-Mail an die Kundendienstabteilung eines Unternehmens zu senden. Wie verfasst man so einen Brief in Form einer E-Mail, während er früher wirklich zu Papier gebracht wurde?? Welche Formulare oder Protokolle gelten, wenn Sie eine Kundendienstfrage stellen?? Obwohl dies je nach Branche, Region und Kultur unterschiedlich ist, gibt es einige allgemeine Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail beim Kundenservice gut ankommt.
Schritte
Teil 1 von 3: Anzeigen der Website
1. Suche nach der Antwort. Bevor Sie eine E-Mail an den Kundenservice eines Unternehmens schreiben, stellen Sie sicher, dass die Antwort nicht nur auf der Website steht. Viele Unternehmen stellen Antworten auf häufig gestellte Fragen auf einer speziellen Seite ihrer Website bereit, normalerweise unter der Überschrift "FAQ" oder "Häufig gestellte Fragen".
- Normalerweise finden Sie diese Seiten, indem Sie ganz zum Ende der Seite scrollen und auf klicken "Kontakt" oder "Kundendienst".
2. Finde die Seite "Kundendienst". Wenn Sie unten auf der Website keinen Link sehen, können Sie die Seite manchmal finden, indem Sie das Wort in das Suchfeld eingeben. Normalerweise sehen Sie oben rechts auf der Startseite ein Feld mit einem Lupensymbol. Geben Sie Begriffe ein wie "Kundendienst" oder "Kontakt" und dann Enter drücken.
Auf der Seite "Kontakt" enthält normalerweise ein E-Mail-Formular, in dem Kunden Beschwerden oder Kommentare schreiben können.
Überprüfen Sie diese Seite, um zu sehen, ob Sie eine Kopie der gesendeten Nachricht erhalten; Wenn nicht, suchen Sie auf der Website nach einer E-Mail-Adresse, die Sie von Ihrem persönlichen E-Mail-Konto aus erreichen können, damit Sie einen Korrespondenznachweis haben.
3. Verwenden Sie das Suchfeld. Suchen Sie nach dem Thema, zu dem Sie eine Frage stellen möchten, im selben Fenster, in dem Sie die E-Mail-Adresse des Kundenservice gefunden haben. Wenn Sie auf diese Weise nach dem Betreff oder der Frage suchen, finden Sie möglicherweise die Antwort, ohne eine E-Mail senden zu müssen.
4. Unternehmensrichtlinien anzeigen. Wenn Sie die Antwort auf Ihre Frage über das Suchfeld oder die häufig gestellten Fragen nicht finden, können Sie die Seite trotzdem durchsuchen "Über uns", oder mit dem Rückgaberecht. Scrollen Sie erneut zum Ende der Website und sehen Sie, welche Links dort sind. Suchen Sie nach einem Link, der möglicherweise die Antwort auf Ihre Frage enthält: Über uns, Bestellung und Lieferung, Rücksendungen, Garantie und Reparatur usw.
Auch wenn Sie die Antwort in diesen Links nicht finden können, kann es hilfreich sein, die Seiten zu besuchen, damit Sie zusätzliche Informationen über das Unternehmen finden, die Sie in Ihre E-Mail aufnehmen können.
Teil 2 von 3: E-Mail schreiben
1. Stellen Sie fest, ob es sich um eine Beschwerde oder ein Kompliment handelt. Nicht alle Kundendienstnachrichten müssen Beschwerden oder Fragen sein. Vielleicht möchten Sie sich einfach nur für den guten Service bedanken. Positive E-Mails sind ebenso willkommen wie E-Mails mit Fragen.
- Tatsache ist, dass es manchmal schneller und direkter ist, eine Beschwerde telefonisch weiterzuleiten. E-Mails eignen sich besser, um Dankbarkeit auszudrücken oder eine Frage zu stellen, die nicht sofort beantwortet werden muss. Wenn Sie das Problem jedoch sofort lösen möchten, rufen Sie an.
2. Schreiben Sie ein klares Thema. Stellen Sie sicher, dass der Betreff der E-Mail klar und aussagekräftig ist. Sie möchten, dass der Kundendienstmitarbeiter Ihre E-Mail zuerst sieht, damit Sie schneller antworten können. Halten Sie den Betreff kurz, stellen Sie sicher, dass er Ihre E-Mail kurz zusammenfasst und der Agent sich gezwungen sieht, die E-Mail schnell zu öffnen.
Zum Beispiel: "Hund hat Garantiekarte gefressen - muss ersetzt werden"
3. Beginnen Sie mit einem Gruß. Wenn Sie sich ein gutes Thema ausgedacht haben, ist der nächste Schritt die Begrüßung des Kundendienstmitarbeiters. Fang nicht gleich mit deinem Problem an. Sie grüßen zuerst jemanden am Telefon, richtig? Es könnte etwas ganz Einfaches sein wie "Bester Kundenservice".
4. Halten Sie sich an die Standard-Schreibmethoden. Holen Sie sich den Respekt des Mitarbeiters, indem Sie Standard-Schreibmethoden verwenden. Geben Sie nicht alles in Großbuchstaben ein und verwenden Sie keine besonders großen oder dicken Schriftarten. Verwenden Sie normale Zeichensetzung, Rechtschreibung und Großschreibung. Dann wird deine E-Mail ernst genommen.
5. Schreiben Sie in einem höflichen Ton. Schreiben Sie höflich, auch wenn Sie eine Beschwerde einreichen oder Ihrer Frustration Ausdruck verleihen möchten. Du wirst dann als Kunde mehr wertgeschätzt und wahrscheinlich auch zuvorkommender behandelt.
6. Sag wer du bist. Stell dich nach der Begrüßung vor. Schreiben Sie Ihren Namen und erklären Sie, was für ein Kunde Sie sind und ob Sie Erstkunde oder wiederkehrender Kunde sind. In beiden Fällen möchte der Mitarbeiter Sie am liebsten als Kunden behalten. Erwähnen Sie auch Ihren geografischen Standort, wenn dies relevant ist.
7. Sei präzise. Verwenden Sie eine bestimmte Sprache in Ihrer E-Mail. Vermeiden Sie allgemeine Begriffe wie "mein Produkt". Beschreiben Sie stattdessen detailliert, was das Produkt oder die Dienstleistung ist und warum Sie es per E-Mail versenden. Beschreiben Sie alle relevanten Ereignisse, damit der Mitarbeiter genau weiß, wo das Problem liegt. Wenn Sie diese Informationen gleich in die erste E-Mail schreiben, vermeiden Sie einen langwierigen E-Mail-Austausch.
8. Stelle klare Fragen. Seien Sie klar in Ihrer E-Mail. Dreh dich nicht um. Nachdem Sie den Mitarbeiter begrüßt und sich vorgestellt haben, beginnen Sie einen neuen Absatz, in dem Sie erklären, was vor sich geht, in der gleichen spezifischen Sprache wie im vorherigen Schritt.
Fordern Sie sofort die gewünschte Entschädigung an. Vielleicht wagst du es nicht zu fragen, aber leg deine Schüchternheit in deiner E-Mail beiseite. Wenn Sie etwas im Austausch für ein defektes Produkt haben möchten, sagen Sie es einfach.
9. Schreibe kurze Absätze. Achte darauf, dass deine Absätze kurz sind. Ein Absatz von einem, zwei oder maximal drei Sätzen ist leichter zu lesen. Der Mitarbeiter kann die E-Mail daher schneller scannen, um zu sehen, ob sie Priorität hat, und wenn Sie einen großen Textblock geschrieben haben, kann Ihre Nachricht am Ende des Stapels platziert werden, weil er / sie nicht sofort versteht, was Sie meinen.
10. Schließen Sie mit einer einfachen Unterschrift. Beenden Sie die E-Mail mit einem Schlusssatz, der Ihre Bitte oder Ihr Kompliment zusammenfasst, gefolgt von einer Begrüßung. Du kannst mit enden "Aufrichtig", Sie können aber auch gleich Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Signatur eingeben. Sie können auch zeigen, dass Sie eine schnelle Antwort wünschen, indem Sie Folgendes sagen: "Warte auf Ihre Antwort", oder so ähnlich.
Eine E-Mail-Signatur ist ein kurzer Textblock, der Ihren Namen, Beruf und Ihre Kontaktdaten enthält. Sie können in den Einstellungen Ihres E-Mail-Kontos eine E-Mail-Signatur erstellen, damit diese immer automatisch unter einer neuen Nachricht erscheint.
11. Senden Sie noch keine Anhänge. Senden Sie noch keine Anhänge mit einer ersten Nachricht. Viele Websites haben Spam-Filter, die E-Mails mit Anhängen herausfischen und Ihre Nachricht in den Papierkorb legen, bevor sie gelesen wird.
12. Lesen Sie Ihre Nachricht noch einmal, bevor Sie sie senden. Wenn Ihre E-Mail fertig ist, drücken Sie nicht zu eifrig "versenden". Sie sollten die E-Mail zuerst noch einmal lesen, um sicherzustellen, dass keine Tipp- oder Rechtschreibfehler enthalten sind, die von Ihrer Nachricht ablenken. Auch wenn Sie die E-Mail auf Ihrem Smartphone geschrieben haben, ist die automatische Nachricht "von meinem Iphone gesendet" keine Entschuldigung für Rechtschreib- oder Grammatikfehler.
13. Senden Sie eine Erinnerung. Wenn Sie nach einigen Tagen keine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten haben, ist Ihre Nachricht möglicherweise im Spam-Ordner gelandet oder am Ende des Stapels angekommen. Schreiben Sie eine E-Mail, in der Sie die vorherige E-Mail erwähnen, und fragen Sie, ob sie gut angekommen ist.
Teil 3 von 3: Höflich bleiben
1. Achte auf gute Grammatik und Rechtschreibung. Sie wissen es vielleicht nicht, aber gute Grammatik und Rechtschreibung gehören zu einem höflichen Tonfall. Wenn Sie Ihr Bestes geben, um klar zu kommunizieren, zeigen Sie der anderen Partei Respekt und zeigen, dass Sie im Allgemeinen eine höfliche Person sind.
2. Zeig, dass du schlau bist. Seien Sie nicht anmaßend, sondern zeigen Sie Ihre Klugheit, indem Sie ein umfangreiches Vokabular anzeigen. Indem Sie sich die Website des Unternehmens ansehen und mehr über seine Richtlinien erfahren, können Sie zeigen, dass Sie alles sorgfältig gelesen, aber noch keine Antwort auf Ihre Frage gefunden haben.
3. mach keine Witze. Clevere Kommentare und Witze haben ihren eigenen Platz, und das ist in einer E-Mail nicht ernst zu nehmen, zumindest nicht in der ersten Korrespondenz. Diese Art von Sprache kann als unangemessen empfunden werden, und das möchten Sie im Umgang mit einem Unternehmen vermeiden.
Sobald Sie eine Reihe von E-Mails mit einem Kundendienstmitarbeiter hin- und hergeschickt haben, werden Witze eher akzeptiert und verstanden.
4. Drück dich nicht aggressiv aus. Auch wenn Sie vielleicht frustriert darüber sind, wie ein Produkt oder eine Dienstleistung gehandhabt wurde, bringt es Sie nicht weiter, wenn Sie es in eine wütende E-Mail schreiben. Wenn Sie Ihr Problem mit Respekt und Höflichkeit besprechen, werden Sie schneller bekommen, was Sie wollen.
Denken Sie daran, dass es schwer ist, Ihre Gefühle in Worte zu fassen. Wenn Sie sich über ein Problem aufregen und eine sofortige Lösung wünschen, rufen Sie besser an.
5. Nenne deine Loyalität und Dankbarkeit. Wenn Sie in Ihrer E-Mail schreiben, wie loyal Sie dem Unternehmen schon immer gewesen sind, wird der Mitarbeiter Ihre Nachricht zu schätzen wissen und schneller antworten.
Warnungen
Geben Sie niemals Benutzernamen, Passwörter oder Zahlungsinformationen (Kreditkarten- oder Kontonummern) in eine E-Mail an den Kundenservice ein.
"Senden sie eine e-mail an einen kundendienstmitarbeiter"
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