Kostenlose Schritt für Schritt Anweisungen 
Geben Sie Ihre E-Mail in einer lesbaren Schriftgröße ein, z. B. Schriftgröße 12. Vermeiden Sie spezielle Stile wie Kursivschrift, hervorgehobene oder mehrfarbige Schriftarten, es sei denn, deren Verwendung ist durch den Inhalt und Zweck Ihrer E-Mail gewährleistet. Nicht den gesamten Text groß schreiben. Wenn Sie alles in Großbuchstaben eingeben, sieht es aus, als würden Sie den Adressaten anschreien.
Themen wie: `Frage`, `Nachricht von mir` oder `E-Mail zu einem wichtigen Thema` sind zu vage oder überflüssig und daher völlig nutzlos. Auf der anderen Seite ein Thema wie "Programm, Gästeliste, Mittagseinstellungen und Besprechungsübersicht 12. März".S.` viel zu lange um damit umgehen zu können. Darüber hinaus deckt dieser Titel mehrere Themen ab. Ein Titel wie „Meeting Damage Rollator 12. März“ ist kurz und klar. Es weist den Empfänger auf ein einzelnes Hauptthema und das dazugehörige Datum hin.
Wenn Sie den Namen der Person, an die Ihre E-Mail adressiert ist, nicht kennen, verwenden Sie eine Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, „Sehr geehrter Herr Vorsitzender/Sehr geehrter Vorstand“, oder ggf.: „An wen es geht“. Beginnen Sie Ihre E-Mail nicht mit "Hallo", "Hallo", "Hallo" oder anderen lockeren Grüßen. 
Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an einen Lehrer senden, verschwenden Sie keinen Platz mit unnötigen Dingen wie: "Ich bin Diana Franssen. Kennen Sie mich? Chemie 221 ist momentan mein Lieblingsfach. Ich mag die Art und Weise, wie die Vorlesungen organisiert sind. Ich kann immer alles perfekt mitverfolgen und weiß immer genau, was mich bei einer Prüfung erwartet. Apropos Prüfungen, ich wollte mich nach der nächsten Prüfungswoche erkundigen.` Stattdessen ist es viel klarer, etwas zu schreiben wie: „Mein Name ist Diana Franssen und ich nehme Chemie 221 mit. Ich schreibe Ihnen mit einer Frage zu einem möglichen Konflikt in den kommenden Prüfungszeiten.`
Slang Unnötige Abkürzungen oder Kontraktionen Emoticons und Smileys vulgäre Sprache Witze
„In Erwartung Ihrer Antwort verbleibe ich“, `Dein,` `Aufrichtig,` `Vielen Dank im Voraus,` `Freundlichen Dank`
Fügen Sie beispielsweise einen Kommentar hinzu wie: „Ich füge eine Kopie meines Lebenslaufs und meines Portfolios im PDF-Format bei.` 
Senden sie eine formelle e-mail
Viele Leute haben Angst, eine formelle E-Mail zu schreiben. Normalerweise verwenden Sie E-Mail, um persönliche und informelle Nachrichten zu senden. Wenn Sie eine E-Mail an einen Lehrer, Arbeitgeber, Kunden, eine Regierungsbehörde oder ein anderes formelles Ziel senden müssen, müssen Sie einige einfache Richtlinien befolgen. Halten Sie Ihre Botschaft klar und prägnant und folgen Sie den allgemein anerkannten Standards in Bezug auf Stil, Ton und Formatierung. Und vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail sorgfältig zu lesen und zu überprüfen, bevor Sie sie senden.
Schritte
Methode 1 von 3: Das richtige Format auswählen
1. Verwenden Sie eine neutrale E-Mail-Adresse. Es ist am besten, eine E-Mail-Adresse zu verwenden, die eine Variation Ihres echten Namens ist und kein Benutzername, Spitzname oder Spitzname. Um eine E-Mail-Adresse zu erstellen, die nur aus Ihrem Namen besteht, ohne zusätzliche Zahlen oder Buchstaben, können Sie Punkte und/oder Verbindungs- oder Unterstriche verwenden.
- Eine E-Mail-Adresse wie [email protected] sieht zum Beispiel nicht sehr professionell aus. Mit der Adresse [email protected] dagegen machst du einen viel ernsteren eindruck.
2. Bleiben Sie bei einer professionellen Schriftart. Bei den meisten E-Mail-Dienstanbietern können Sie nicht aus einer Vielzahl von Schriftarten und Formatierungsstilen auswählen. Auf jeden Fall ist es in einer formellen E-Mail am besten, sich an einen traditionellen Stil zu halten, mit einer Schriftart wie Times New Roman oder Arial. Verwenden Sie keine dekorativen Schriftarten wie Comic Sans oder Old English. Beachten Sie außerdem Folgendes:
3. Wählen Sie ein kurzes und präzises Thema. Verwenden Sie Schlüsselwörter in Ihrem Betreff, die in nur wenigen Worten genau angeben, worum es in der E-Mail geht. Auf diese Weise verhindern Sie, dass der Leser Ihre Nachricht übersieht, weil die E-Mail keinen Betreff enthält, zu vage ist oder den Eindruck erweckt, dass die E-Mail nicht wichtig ist.
Methode 2 von 3: Schreiben Sie Ihre Nachricht
1. Wählen Sie eine passende Anrede. Beginnen Sie eine formelle E-Mail immer mit einer angemessenen Anrede. Rufen Sie den Empfänger am besten beim Namen an (wenn Sie ihn kennen). Grundsätzlich beginnt die Anrede einer formellen E-Mail immer mit „Sehr geehrter Herr“...`, gefolgt von der Anrede (Herr/Frau), dem Nachnamen der Person und einem Komma. Wenn Sie den Adressaten der E-Mail bereits kennen, können Sie die Anrede mit „Sehr geehrter Herr“ beginnen...` gefolgt vom Vornamen.
2. Stellen Sie sich bei Bedarf im ersten Absatz vor. Wenn Ihre Nachricht an jemanden gerichtet ist, mit dem Sie derzeit keine Beziehung haben, z. B. einen neuen Kunden, den Leiter der Personalabteilung & Auswahl der Firma, bei der Sie sich bewerben möchten, oder ein Beamter der Gemeinde, nennen Sie zuerst, wer Sie sind und den Grund für Ihre Nachricht. Tun Sie dies in ein oder zwei Sätzen am Anfang Ihrer E-Mail.
Wenn Sie beispielsweise einem potenziellen Arbeitgeber eine E-Mail senden möchten, könnten Sie sagen: „Mein Name ist Erik van Raam. Der Grund für diese E-Mail ist, dass ich mich für die Stelle als Verwaltungsassistentin bewerben möchte, die auf der CareerXYZ-Website aufgeführt ist.NL.`
3. Beginnen Sie mit den wichtigsten Informationen. Nachdem Sie sich vorgestellt und den Grund für Ihre Nachricht zusammengefasst haben, können Sie zum Hauptteil Ihrer E-Mail übergehen. Platziere die wichtigsten Informationen ganz oben. Damit zeigen Sie Respekt vor der wertvollen Zeit des Empfängers und klären schnell die Intention Ihrer E-Mail.
Wenn Sie beispielsweise einem Beamten einer Regierungsbehörde schreiben, könnten Sie als erstes sagen: „Mein Name ist Aletta van Raam. Ich habe Ihre E-Mail-Adresse auf der Website der Staatsanwaltschaft gefunden. Ich schreibe, um die Vorladung, die ich am 31. Dezember 2009 im Zusammenhang mit einem Verkehrsverstoß erhalten habe, in Frage zu stellen. `
4. Sag direkt was es ist. In einer formellen E-Mail ist es absolut kein Problem, direkt zu sein, solange Sie höflich bleiben. Indem Sie das heiße Durcheinander umdrehen, erreichen Sie nur, dass die Aufmerksamkeit Ihres Lesers nachlässt, was es ihm oder ihr schwerer macht, zu bestimmen, was genau Sie wollen oder brauchen.
5. halt dich kurz. Es gibt keine Standardregel für die vorgeschriebene Länge einer E-Mail. Trotzdem ist es am besten, eine maximale Länge der Oberfläche eines Bildschirms (eines Laptops oder PCs) für eine E-Mail einzuhalten.
Wenn Ihre E-Mail relativ lang ist, teilen Sie sie in mehrere kurze Absätze auf. Fügen Sie zwischen zwei Absätzen eine Leerzeile ein, anstatt den Anfang jedes Absatzes einzurücken.
6. Halte deine Sprache förmlich. Sie schreiben eine formelle E-Mail im beruflichen Kontext, deshalb möchten Sie natürlich einen guten Eindruck hinterlassen. Verwenden Sie vollständige Sätze und höfliche Formulierungen. Vermeiden Sie Dinge wie:
7. E-Mail richtig schließen. Was für die Anrede gilt, gilt auch für den Abschluss. Sie können eine formelle E-Mail auf verschiedene akzeptable Weise schließen. Geben Sie immer Ihren vollständigen Namen und Ihre Position unter das Schlusswort. Je nach Inhalt Ihrer E-Mail können Sie einen oder mehrere der folgenden Verschlüsse verwenden:
Methode 3 von 3: Bereiten Sie Ihre E-Mail zum Senden vor
1. Fügen Sie die Anhänge hinzu, die Sie senden möchten. Wenn Sie bestimmte Anhänge mit Ihrer E-Mail senden müssen, erwähnen Sie diese im Text Ihrer E-Mail, um den Empfänger darüber zu informieren, dass die E-Mail Anhänge enthält. Bitte halten Sie die Anzahl und Größe der Anhänge klein und entscheiden Sie sich für traditionelle und weitgehend kompatible Dateitypen.
2. Überprüfen Sie Ihre E-Mail sorgfältig auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Verlassen Sie sich nicht blind auf die Rechtschreibprüfung oder das Textverarbeitungsprogramm Ihres E-Mail-Dienstanbieters. Deine E-Mail laut vorzulesen oder jemand anderen zu bitten, sie für dich zu überprüfen, ist eine großartige Möglichkeit, Tippfehler, Rechtschreibfehler oder unklare Sätze zu korrigieren.
3. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail keine vertraulichen Informationen enthält. Denken Sie immer daran, dass E-Mail kein 100% sicheres Kommunikationssystem ist. Denken Sie daran, dass E-Mail-Server gehackt werden könnten oder der Adressat absichtlich oder unabsichtlich Informationen weitergeben könnte, die Sie nicht öffentlich machen wollten.
Bitte fügen Sie keine Passwörter, Kontonummern oder andere vertrauliche Informationen in eine E-Mail ein.
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