Kostenlose Schritt für Schritt Anweisungen 
Wenn die Person abgelenkt wirkt, sagen Sie, dass Sie später sprechen werden, wenn sie mehr verfügbar ist. Wenn Sie beispielsweise mit jemandem sprechen müssen, der aber mit etwas anderem beschäftigt ist, lassen Sie ihn wissen, dass Sie sprechen müssen und seine Aufmerksamkeit möchten. Schreien oder schreien Sie niemanden um Aufmerksamkeit - sprechen Sie diese Person an und sprechen Sie sie, wann immer möglich, persönlich an. 
Dies gilt insbesondere, wenn Sie mit jemandem aus einer anderen Kultur als Ihrer sprechen. Man könnte annehmen, dass sie Jargon oder eine andere Sprache verstehen, aber fragen schadet nicht. Wenn jemand verwirrt aussieht, versuchen Sie es besser zu erklären. 
Sarkasmus kann leicht missverstanden werden. Auch wenn es lustig gemeint sein mag, kann es dennoch zu Missverständnissen führen, wenn du das Gegenteil von dem sagst, was du wirklich meinst. Die Leute können verwirrt sein, was du eigentlich meinst. Sarkasmus kann auch ungewollt gemein sein. 
Dies kann dazu beitragen, dass sich die Leute wohl fühlen, wenn sie Fragen stellen oder um Klärung bitten. Wenn Sie Anweisungen geben, bitten Sie die Person, sie zu wiederholen, damit Sie wissen, dass sie oder sie es versteht. In manchen Fällen ist es angebracht, eine kurze Zusammenfassung zu geben. Zum Beispiel: "Um das klarzustellen, werden wir uns zuerst mit dem Ramaker-Konto befassen und dann ein kurzes Meeting zur Behebung der Kommunikationsprobleme abhalten.". Verstanden?` 
Wenn Sie denken, dass Sie falsch kommuniziert haben, nutzen Sie diesen Moment, um alles klar zu vermitteln und zu klären, was möglicherweise verwirrend ist. 
Hören Sie nicht nur auf die Worte der Person, sondern auch auf die Informationen und die Art und Weise, wie sie oder sie kommuniziert. Zum Beispiel kann sich die Stimme der Person ändern, wenn sie über etwas Emotionales spricht oder sich unwohl fühlt. 
Jemanden seine Gedanken ausreden zu lassen bedeutet, dass du voll zuhörst und dich nicht um deine eigenen Worte kümmerst. Auf diese Weise wird sich die Person wohler fühlen, alles zu teilen und nichts zu vergessen, was sie sagen wollte, weil das Gespräch abgelenkt wurde. 
Wenn die Person noch redet und Sie nicht unterbrechen möchten, schreiben Sie die Frage auf, damit Sie nicht vergessen, sie zu stellen. 
Wenn Sie dazu neigen, lange E-Mails oder Texte zu schreiben, werden die Leute sie wahrscheinlich durchblättern, anstatt sie gründlich zu lesen. Wenn Sie lange Briefe nicht vermeiden können, sollten Sie die wichtigsten Dinge an die erste Stelle setzen. Denken Sie daran, dass E-Mails keine sozialen Signale wie Mimik und Tonfall senden. Verwenden Sie daher eine klare Sprache und vermeiden Sie Sarkasmus. Emojis sind in sozialen E-Mails nützlich, aber nicht in den meisten geschäftlichen E-Mails. 
Wenn Sie darauf bestehen, mehrere Themen gleichzeitig zu bearbeiten, sorgen Sie für eine klare Abgrenzung. Verwenden Sie Aufzählungspunkte oder organisieren Sie sie anders, um den Inhalt zu verdeutlichen. 
Fehlkommunikation verhindern
Fehlkommunikation kann sowohl lustig als auch frustrierend sein. Wenn Sie Missverständnisse reduzieren möchten, sprechen Sie klar und nehmen Sie nichts an. Erkundigen Sie sich bei der Person, ob Sie verstanden werden. Seien Sie bei der elektronischen Kommunikation klar, prägnant und informativ. Ein guter Zuhörer zu sein kann auch dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden. Wenn Sie sich auf Ihre Gespräche konzentrieren, können Sie das Risiko von Missverständnissen verringern.
Schritte
Teil1 von 3: Klar kommunizieren
1. Erst denken, dann sprechen.Indem Sie zuerst darüber nachdenken, was Sie sagen werden Kannst du deine Gedanken ordnen und dich darauf vorbereiten, etwas Sinnvolles zu sagen?. Achte besonders bei wichtigen Gesprächen darauf, dass deine Worte in Ordnung sind, damit du sagen kannst, was du meinst.
- Denken Sie daran, dass Ihre Einstellung und Ihr Ton viel ausdrücken können. Beschränken Sie Ihre Aufmerksamkeit auf das Thema und versuchen Sie, nicht davon abzuweichen.
- Wenn Sie Schwierigkeiten haben, das zu sagen, was Sie sagen möchten, schreiben Sie einige Punkte auf, um sicherzustellen, dass Sie nicht vergessen, was Sie sagen möchten.
- Machen Sie eine bewusste Pause, bevor Sie sprechen. Wir neigen oft dazu, uns kopfüber in ein Gespräch zu stürzen, aber indem wir bewusst Pausen machen und uns vor dem Sprechen einige Momente nehmen, um unsere Gedanken zu ordnen, ist unsere Kommunikation eher klar und die Umstehenden sind bereit zuzuhören.
2. Aufmerksamkeit erregen. Die Aufmerksamkeit einer Person zu haben bedeutet, sicherzustellen, dass sie zuhört und versteht, was Sie sagen. Stellen Sie Augenkontakt her und stellen Sie sicher, dass die Person zuhört. Wenn die andere Person abgelenkt oder mit etwas anderem beschäftigt ist, bitten Sie um ihre Aufmerksamkeit oder versuchen Sie es ein anderes Mal. Wenn die andere Person von etwas anderem abgelenkt zu sein scheint, bitten Sie um Aufmerksamkeit, indem Sie sagen: „Ich möchte sicherstellen, dass Sie es verstehen“ oder „Ich würde mich über Ihre volle Aufmerksamkeit freuen“.
3. Überprüfe deine Annahmen. Sie können davon ausgehen, dass jeder versteht, was Sie sagen oder um was Sie ihn bitten, aber um sicher zu gehen, klären Sie alles, worüber sich die Person nicht sicher ist. Wenn du zum Beispiel eine Wegbeschreibung gibst, erkläre, was die Person noch tun muss, um sich vorzubereiten. Sie können das Wissen oder die Fähigkeiten von jemandem über- oder unterschätzen, also fragen Sie besser nach.
4. Höflich sein. Höflich in der Kommunikation zu sein bedeutet, offen, ehrlich und freundlich zu sein. Sie sagen nichts, was passiv-aggressiv, sarkastisch oder verletzend gegenüber oder über die Person sein könnte, mit der Sie sprechen. Konzentrieren Sie sich darauf, freundlich zu sein und sagen Sie, was Sie meinen, leicht verständlich. Wenn Sie andere unterbrechen, unhöflich oder respektlos sind, werden Sie nicht effektiv kommunizieren.
5. Bitte um Verständnis. Prüfen Sie, ob die Person Sie verstanden hat. Sie tun dies, indem Sie einfach fragen: `Ist das klar??“ oder: „Haben Sie Fragen??` Dies gibt der Person die Möglichkeit, Zweifel oder Probleme zu äußern, die sie möglicherweise hat.
6. Nachverfolgen. Erkundigen Sie sich bei der Person, mit der Sie kommunizieren, um sicherzustellen, dass Sie klar kommuniziert haben. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail gesendet haben, senden Sie eine andere mit der Frage „Wie geht es Ihnen?? Haben Sie irgendwelche Fragen?` Wenn Sie mit jemandem gesprochen haben, fragen Sie ihn ein paar Tage später: `Ich frage nur nach. Alles gutte?`
Teil 2 von 3: Ein guter Zuhörer sein
1. Die Körpersprache verstehen. Ein Großteil der Kommunikation ist nonverbal. Achten Sie darauf; es kann sehr wichtig sein. Halte Blickkontakt und achte auf Veränderungen deines eigenen Blickkontakts oder des Blickkontakts der anderen Person. Achten Sie auf die Körperhaltung und Mimik einer Person und sehen Sie, ob es Widersprüche gibt. Wenn Sie Unterschiede feststellen, fragen Sie bitte erneut nach oder bitten Sie um Klärung.
2. Hör gut zu. Schenke deine volle Aufmerksamkeit, wenn jemand spricht. Viele Leute versuchen sich zu überlegen, was sie als nächstes sagen sollen, bleiben aber mit der Person beschäftigt, die spricht. Menschen schätzen es, wenn sie sich gehört und verstanden fühlen, und eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, ist aktives Zuhören. Drehe deinen Körper zu ihnen und lehne dich zu ihnen. Lassen Sie sich nicht ablenken (z. B. durch Mobiltelefone) und bleiben Sie bei der Person präsent.
3. Unterbrich die anderen nicht. Wenn jemand anderes spricht, tu dein Bestes, um ihn nicht zu unterbrechen. Lass die Person ihre Gedanken beenden, bevor du noch etwas hinzufügst oder sagst. Das zeigt, dass du zuhörst und dir wichtig ist, was die Person sagt. Wenn Sie dazu neigen, Menschen oft zu unterbrechen, sind sie möglicherweise frustriert und sagen nicht alles, was sie sagen möchten.
4. Fragen stellen. Wenn etwas nicht klar ist oder Sie etwas nicht vollständig verstehen, stellen Sie unbedingt eine Frage dazu. Versuchen Sie, etwas zu sagen wie: "Würden Sie klarstellen, was Sie mit ___ meinen?“ oder „Ich weiß nicht, ob ich ___ verstehe. Kannst du das erklären?`
Teil3 von 3: Elektronische Kommunikation
1. Organisieren Sie die Informationen. Wenn Sie versuchen, Informationen zu übermitteln, müssen Sie sicherstellen, dass die Informationen die Person effektiv erreichen. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung planen, sollten Sie wichtige Details angeben: Ort, Zeit und was die Leute mitbringen sollten. Geben Sie den Personen klare Anweisungen oder Schritte und stellen Sie sicher, dass die Informationen klar sind.
- Bitte überprüfen Sie vor dem Versenden der Informationen oder Einladung, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind.
2. Verwenden Sie weniger Wörter. Kommen Sie bei der Kommunikation per SMS oder E-Mail auf den Punkt. Eine lange E-Mail kann verwirren, was Sie übermitteln möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Anfrage stellen, kommen Sie direkt zur Sache und stellen Sie Ihre Anfrage. Sie können sagen, warum die Anfrage gestellt werden soll, aber nicht ewig so weitermachen. Sag einfach was du brauchst und beende die E-Mail kurz danach.
3. Konzentrieren Sie sich auf ein Thema. Halte die Nachricht so einfach wie möglich. Gehen Sie nicht weiter und gehen Sie nicht auf viele zusätzliche Details ein und behandeln Sie nicht mehrere Themen in einer E-Mail. Es ist besser, sich auf ein Element oder Thema gleichzeitig zu konzentrieren, als auf viele Dinge in einer einzigen E-Mail. Wenn Sie mehrere Dinge zu besprechen haben, besprechen Sie sie einzeln per E-Mail. Auf diese Weise kann die Person jede E-Mail löschen, wenn sie mit jedem Thema fertig ist, ohne zu vergessen, etwas zu tun oder zu behandeln.
4. Komm auf den Punkt. Es ist zwar in Ordnung, Ihre E-Mails mit „Wie geht es Ihnen??` oder eine andere Freundlichkeit, verbringe nicht zu viel Zeit damit, über etwas zu sprechen, das nichts mit dem zu tun hat, was du vermitteln möchtest. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Anfrage oder die Informationen, die Sie mit der Person teilen möchten. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum und geben Sie keine lange Einführung. Gehen Sie stattdessen auf den Punkt, was Sie sagen möchten oder müssen.
Tipps
- Stellen Sie sicher, dass Sie in Chats, Instant Messaging oder E-Mails ohne Emojis keinen Sarkasmus verwenden. Sarkasmus wird oft nicht gut per Text kommuniziert, also besser persönlich machen.
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