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Telefonkonferenzen eignen sich beispielsweise gut für Telearbeiter, die sich mit Strategie oder Marketing befassen, weil sie es erleichtern, über Pläne zu sprechen und Ideen auszutauschen. Wenn Sie und Ihr Mitarbeiter sich in verschiedenen Zeitzonen befinden, stellen Sie sicher, dass Sie eine Zeit auswählen, die für Sie beide passt. Bekannte Software, mit der Sie über das Internet telefonieren oder per Videotelefonie telefonieren können, ist beispielsweise Skype oder Slack.
Wenn Ihr Telearbeiter Fragen zur Arbeit hat, kann er Sie über den Instant Messaging-Dienst erreichen und bekommt so eine schnelle Antwort. Darüber hinaus können Sie per Instant Messaging schnell Feedback geben. Es gibt viele kostenlose Instant-Messaging-Dienste, zum Beispiel WhatsApp, Line und Spark. Instant Messaging ist weniger hilfreich, wenn Ihr Telearbeitsmitarbeiter zu ganz anderen Zeiten arbeitet als der Rest des Teams.
Sagen Sie beispielsweise nicht "Senden Sie Ihre Arbeit, sobald Sie fertig sind", sondern "Klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden", um Ihre Arbeit zu senden, wenn Sie fertig sind. Das erspart dir deine Arbeit und kehrst zum Hauptmenü zurück.” Erklären Sie auch, wie der Mitarbeiter seine Stunden schreiben kann, welche Kosten er geltend machen kann und an wen er sich wenden sollte, wenn etwas schief geht.
Um zu erklären, wie ein bestimmtes Computerprogramm funktioniert, hilft es, wenn Sie Bildschirmaufnahme macht jeden Schritt des Prozesses. Diagramme und Zeichnungen können für Mitarbeiter hilfreich sein, die spezielle Geräte installieren müssen.
Große Personaldienstleister können oft Online-Schulungsmodule erstellen, aber es gibt auch kleine Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben. Dies ist zwar eine teurere Option, spart Ihnen aber auf Dauer viel Zeit, wenn Sie häufig Mitarbeiter schulen müssen.
Sagen Sie zum Beispiel: „Ich möchte, dass Sie am Ende Ihrer ersten Woche wissen, wie diese Software funktioniert. Wir erwarten, dass Sie im ersten Monat insgesamt 10 € bezahlen.000 in Bestellungen.” 
Sagen Sie zum Beispiel: „Ihre Designs sind sehr gut, aber ich denke, Sie sollten sich besser auf ein Farbschema beschränken. Das passt besser zu unserer Marke.” Die erste Aufgabe ist vorzugsweise etwas Kleines. Eine übersichtliche Aufgabe, die schnell erledigt werden kann. Zum Beispiel ein kurzer Artikel oder eine einfache Tabelle, die innerhalb eines Tages erstellt werden kann. So können Sie schnell Feedback geben.
Wenn der Mitarbeiter mit einer Frage zu Ihnen kommt, antworten Sie bitte so gut Sie können. Wenn die Antwort im Schulungshandbuch steht, verweisen Sie den Mitarbeiter auf das richtige Kapitel. Wenn der Mitarbeiter gar keine Fragen stellt, fragen Sie den Mitarbeiter, wie es läuft. Funktioniert das alles mit der Ausbildung und der Arbeit? Gibt es noch Unklarheiten?? Wenn Sie allgemeineres Feedback wünschen, ziehen Sie bitte in Betracht, eine Online-Umfrage durchzuführen. Mit einem kurzen Fragebogen kann man schon viele nützliche Informationen an die Oberfläche bringen.
Telearbeiter ausbilden
Telearbeiter können Ihrem Unternehmen viele Vorteile bieten. Aber die Ausbildung dieser Mitarbeiter kann schwierig sein. Beim Onboarding können Sie auf die notwendigen Herausforderungen stoßen. Wenn Ihre Mitarbeiter weit weg von Ihrem Arbeitsplatz wohnen, stellen Sie sicher, dass Sie eine zuverlässige Kommunikationsplattform einrichten. Schicken Sie Ihren Mitarbeitern gutes Schulungsmaterial, damit sie selbst viel lernen können. Holen Sie Ihre Mitarbeiter mit konsequenter Kontrolle und Feedback schnell an Bord.
Schritte
Methode 1 von 3: Auswahl einer Kommunikationsplattform
1. Bitten Sie sie, wenn möglich, zum Training ins Büro zu kommen. Auch wenn ein Mitarbeiter Telearbeit leistet, kann er dennoch zur Schulung ins Büro kommen. Dies ist oft der schnellste und effektivste Weg, um Telearbeitern, die in der Nähe eines Büros oder einer Niederlassung Ihres Unternehmens wohnen, die Tricks des Handwerks beizubringen. Wenn der Telearbeiter weit weg wohnt, ist dies nicht immer möglich.
2. Organisieren Sie Telefonkonferenzen für eine persönlichere Ausbildung. Telefonschulungen oder Videoschulungen verleihen der Ausbildung eine persönlichere Note und können helfen, wichtige Details für die Position zu klären. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter wöchentlich anrufen oder per Videotelefonie anrufen, können Sie seinen Fortschritt verfolgen und dem Mitarbeiter dennoch viel Flexibilität in der Position geben.
3. Verwenden Sie einen Instant Messaging-Dienst, um Fragen schnell zu beantworten. Für Arbeiten, die Zusammenarbeit oder häufige Kommunikation zwischen Kollegen erfordern, kann Instant Messaging sehr nützlich sein. Kollegen können sich damit schnell gegenseitig kontaktieren.
4. E-Mail verwenden, wenn der Mitarbeiter seine eigenen Arbeitszeiten festlegt. E-Mail ist eine gute Möglichkeit, um zu kommunizieren, wenn der Telearbeiter zu anderen Zeiten, in einer völlig anderen Zeitzone arbeitet oder seinen eigenen Zeitplan festlegt. Sie können Ankündigungen, Schulungsunterlagen, Links und Anhänge ganz einfach per E-Mail versenden.
Stimmen Sie ab, wie schnell Sie eine Antwort auf E-Mails erwarten.
Methode 2 von 3: Entwicklung effektiver Schulungsmaterialien
1. Erstellen Sie ein Schulungshandbuch für den Mitarbeiter. Wenn es detaillierte Anweisungen auf Papier gibt, ist es für Mitarbeiter einfacher, Antworten auf ihre Fragen zu finden. Senden Sie dieses Handbuch per E-Mail an den Mitarbeiter oder legen Sie es auf eine freigegebene Festplatte oder eine freigegebene Cloud. In der Anleitung beschreibst du auf jeden Fall:
- Die mit der Position verbundenen Aufgaben
- Die im Unternehmen geltenden Spielregeln
- Wie Software und Online-Kommunikationstools für die Arbeit verwendet werden sollten
- So erreichen Mitarbeiter ihren Vorgesetzten
2. Erklären Sie detailliert, was die Arbeit beinhaltet. Überlegen Sie, welche Fragen der Mitarbeiter haben könnte und auf welche Probleme er stoßen könnte. Nehmen Sie die Antworten auf diese Fragen und die Lösungen für diese Probleme in das Schulungshandbuch auf. Je umfangreicher Sie sind, desto leichter erlernt der Mitarbeiter das Handwerk.
3. Ziele setzen. Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter nicht nur, was zu tun ist, sondern auch, wie viel zu tun ist. Gibt es eine Mindestproduktion pro Tag oder pro Woche? Welche Fristen gelten? Wie oft soll der Mitarbeiter Sie über den Fortschritt informieren? Machen Sie das Ihrem Mitarbeiter klar.
Sie können beispielsweise sagen: „Wir erwarten, dass Sie fünf Anrufe pro Stunde bearbeiten“ oder „Sie sollten zwischen 9 und 17 Uhr mindestens einmal pro Stunde nach neuen E-Mails suchen.”
4. Anleitungsvideos und Bilder hinzufügen. Wenn der Mitarbeiter bestimmte Software oder Geräte verwenden muss, stellen Sie klare Anleitungsvideos oder Bilder bereit, die erklären, wie der Mitarbeiter die Software oder Geräte verwenden soll.
5. Investieren Sie in ein webbasiertes Schulungsprogramm für große Unternehmen. Wenn Sie viele Telearbeiter haben, sollten Sie ein Unternehmen beauftragen, das ein Online-Schulungsmodul erstellt, das einen Teil des Schulungsprozesses automatisiert (E-Learning). Ein solches Unternehmen hilft Ihnen, eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Plattform zu entwickeln, auf der Ihre Mitarbeiter durch Videos und interaktive Tools durchstarten und lernen können.
Methode 3 von 3: Mitarbeiter führen
1. Geben Sie dem Mitarbeiter Ziele, die er oder sie erreichen muss. Geben Sie dem Mitarbeiter Aufgaben, die er zu erledigen hat, in einer bestimmten Reihenfolge und setzen Sie für jede Aufgabe einen Termin. Damit geben Sie dem Telearbeiter die Richtung vor und der Mitarbeiter weiß, was von ihm erwartet wird.
2. Am Anfang viel Feedback geben. Geben Sie in den ersten Wochen regelmäßig konstruktives Feedback zur Arbeit des Mitarbeiters. Wenn Sie merken, dass der Mitarbeiter die Arbeit versteht, können Sie nach und nach weniger Feedback geben. Mit konstruktivem Feedback helfen Sie dem Mitarbeiter, den Beruf schnell zu meistern.
3. Bitten Sie den Mitarbeiter um Feedback. Ermutigen Sie den Mitarbeiter, Fragen zu stellen. Fragen Sie den Mitarbeiter auch, was er von dem Einführungsprogramm hält. Daraus kann man lernen. Sollten beispielsweise Unklarheiten im Schulungsmaterial bestehen, können Sie es für das nächste Mal anpassen.
4. Kommunizieren Sie regelmäßig mit allen Telearbeitern. Bleiben Sie mit allen Teleworkern sowohl während der Ausbildungszeit als auch danach in Kontakt. Informieren Sie sie über Entwicklungen im Unternehmen. Mit Newslettern, Webinaren oder wöchentlichen Telefonkonferenzen bleiben Ihre Telearbeiter mit dem Unternehmen verbunden.
Telearbeiter fühlen sich leicht ausgeschlossen. Weil sie nicht an einen Firmenstandort kommen, verpassen sie Neuigkeiten, die dort an der Kaffeemaschine geteilt werden. Ermutigen Sie Telearbeiter und Kollegen, die keine Telearbeit leisten, über soziale Medien und Instant Messaging in Kontakt zu bleiben und häufiger Videoanrufe als „normale“ Anrufe zu tätigen.
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