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Je nach Situation kann Ihr Schreiben zu Verhandlungen führen. In diesem Fall ist es bequemer, zunächst mehr zusätzliche Zeit zu verlangen, als Sie benötigen. Das schafft Raum zum Verhandeln. Wenn die Person, die Sie um einen Aufschub bitten, nicht bereit ist, Ihnen so viel Zeit zu geben, wie Sie gebeten haben, können Sie Kompromisse eingehen und trotzdem eine praktikable Gnadenfrist für Sie erhalten. Schätzen Sie Ihr Tempo basierend auf dem ab, was Sie bereits getan haben und was Sie noch tun müssen. Wenn Sie beispielsweise seit drei Monaten an einem Projekt arbeiten, sollten Sie einigermaßen gut abschätzen können, wie viel Sie noch erledigen müssen und wie lange es dauert. Beachten Sie die Einschränkungen, die für den Empfänger gelten. Es kann durchaus sein, dass die Person, die Sie um eine Verschiebung bitten, auch Fristen einhalten muss, die durch Ihre Verschiebung gehemmt werden. Beispielsweise müssen Dozenten an einer Hochschule oder Universität oft die Noten bis zu einem bestimmten Termin nachreichen und passen die Abgabefrist für Abschlussarbeiten entsprechend an. 
Ein guter Grund könnte sein, dass Sie gründlich und sorgfältig arbeiten möchten. Wenn Sie beispielsweise an einem Projekt arbeiten, das Auswirkungen auf die Sicherheit anderer hat, kann es hilfreich sein, dies bei der Beantragung einer Verschiebung anzugeben. Wenn Sie mehrere Gründe für eine Verschiebung haben, wählen Sie die wichtigsten aus und konzentrieren Sie sich darauf. Wenn Sie beispielsweise mehr Zeit für die Beantwortung eines Stellenangebots benötigen, geben Sie an, dass Sie mehr Zeit benötigen, um die Umzugskosten für Sie zu ermitteln (falls ja), anstatt zu sagen, dass Sie auf ein Angebot eines anderen Arbeitgebers warten. 
Wenn Ihr Großvater beispielsweise zwei Tage vor Abgabe Ihrer Abschlussarbeit stirbt, geben Sie an, dass Sie eine Verschiebung aufgrund „familiärer Umstände“ statt der vagen „Umstände“ beantragen. Du könntest sogar angeben, dass dein Großvater verstorben ist und wie lange du deswegen abwesend bist. Stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen in Ordnung sind, bevor Sie den Antrag auf Verschiebung einreichen. Insbesondere wenn Ihre Anfrage an die Regierung oder eine andere offizielle Institution gerichtet ist, ist es gut, anzugeben, welche Maßnahmen und Anfragen Sie bisher ergriffen haben. Wenn Sie zeigen können, dass Sie bisher die richtigen Schritte befolgt haben, wird es nur zu Ihrem Vorteil sein. 
Auch wenn Sie den Adressaten kennen, wählen Sie eine formelle Anrede. Also nicht `Hallo Erik` oder so ähnlich. Versuchen Sie, Ihren Brief an eine bestimmte Person zu adressieren. Wenn Sie den Brief an eine Behörde senden und wirklich nicht wissen, welche Person innerhalb dieser Behörde den Brief senden soll, wählen Sie "Sehr geehrte Damen und Herren". 
Beginnen Sie Ihren Brief zum Beispiel mit: „Mein Name ist Tom de Vries und ich besuche am Dienstagmorgen Ihre Vorlesung über Moderne Geschichte.” Dadurch weiß dein Lehrer sofort, wer du bist und muss es nicht herausfinden. 
Nach dem Inhalt Ihres Briefes selbst folgt die Schlussbegrüßung. Die häufigste ist "Mit freundlichen Grüßen". In sehr formellen Situationen können Sie stattdessen "Mit freundlichen Grüßen" wählen. Alle anderen Optionen wie "Grüße" oder "Grüße" sind zu informell. Wenn Sie bis zu einem bestimmten Datum eine Antwort benötigen, geben Sie dies bitte im Schlussabsatz an. Schreiben Sie zum Beispiel: „Da ich spätestens bis (Datum) einen Flug buchen muss, um pünktlich zur Beerdigung meines Großvaters zu sein, möchte ich von Ihnen bis (Datum) hören, ob Sie mit obiger Bitte einverstanden sind.“. Wählen Sie Ihre Formulierung sorgfältig aus; versuche nicht zu aufdringlich zu sein. 
Wenn Sie den Brief per Post versenden, stellen Sie sicher, dass der Brief auf einem hochwertigen Drucker gedruckt wird. Wenn sich Flecken oder Tintenlinien darauf befinden, drucken Sie den Brief erneut aus. 
Der Empfänger kann sehen, wann Sie die E-Mail gesendet haben. Seien Sie sich dessen bewusst, insbesondere wenn Sie ein Händchen für das Versenden von E-Mails in der Nacht haben. Halten Sie Ihre E-Mail formell. Seien Sie in Ihrer E-Mail so förmlich wie in einem Brief. Dies bedeutet auch, dass Sie E-Mails von einer geschäftlich aussehenden E-Mail-Adresse aus senden. Vermeiden Sie eine Adresse mit Zahlen und Sonderzeichen. Erstellen Sie bei Bedarf eine neue geschäftliche E-Mail-Adresse. sowas wie "tom"[email protected]` ist in Ordnung. Faxen Sie Ihren Brief nicht, es sei denn, der Adressat wünscht dies ausdrücklich. Wenn Sie Ihren Brief faxen, bewahren Sie die Versandbestätigung auf, die das Faxgerät nach dem Versand Ihres Briefes ausdruckt. 
Beantragen sie eine verschiebung in einem brief
Manchmal passiert etwas, das Sie um eine Verzögerung bittet. Zum Beispiel in Ihrem Studium, wenn Sie mehr Zeit für Ihre Abschlussarbeit benötigen oder wenn Sie Gefahr laufen, Deadlines für ein Projekt am Arbeitsplatz zu verpassen. Dann ist es wichtig, richtig und effektiv einen Brief zu schreiben, in dem Sie eine Verschiebung beantragen. Überlegen Sie genau, was Sie fragen werden. Wie viel Verzögerung brauchen Sie und warum?? Dann verfassen und senden Sie ein formelles Schreiben mit der Bitte um Empfangsbestätigung.
Schritte
Methode 1 von 3: Bereiten Sie den Inhalt Ihres Briefes vor
1. Schreiben Sie den Brief so schnell wie möglich. Beginnen Sie mit dem Verfassen des Briefes, sobald Sie wissen, dass Sie eine Aufschubzeit benötigen. Dies gibt dem Empfänger so viel Zeit wie möglich, eine Entscheidung über Ihre Situation zu treffen. Sie zeigen auch, dass Sie vorbereitet sind, auch wenn Sie um eine Anpassung der Planung bitten.
2. Bestimmen Sie, wie viel zusätzliche Zeit Sie benötigen. Berücksichtigen Sie alle Umstände und stellen Sie eine realistische Anfrage. Wenn Sie zu wenig zusätzliche Zeit verlangen, müssen Sie möglicherweise erneut um eine Verlängerung bitten. Fragt man ein zweites Mal nach einer Verschiebung, entsteht der Eindruck, dass man keinen Überblick hat. Also vermeiden Sie das; überschätze eher die Menge an zusätzlicher Zeit, die du benötigst.
3. Beachten Sie die Regeln. Bitte überprüfen Sie die aktuelle Frist, bevor Sie eine Änderung der Frist beantragen. Sie wollen nicht den Eindruck erwecken, dass Sie nicht den Überblick haben, indem Sie zeigen, dass Sie nicht genau wissen, was von Ihnen erwartet wird, wenn Sie um eine Verschiebung bitten.
4. Geben Sie einen guten Grund an, warum Sie um eine Verschiebung bitten. Normalerweise gibt es eine Frist aus einem bestimmten Grund. Wenn Sie also um eine Verschiebung bitten, müssen Sie einen guten Grund dafür haben. Überlegen Sie genau, was dieser gute Grund ist, und bringen Sie ihn ehrlich zu Papier. Lügen oder übertreiben Sie nicht; das wird dir nicht helfen.
5. Bitte geben Sie relevante Details als Teil Ihrer Anfrage an. Durch die Angabe von Details wirkt Ihr Brief glaubwürdiger und professioneller. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Ihren Brief an eine Regierungsbehörde oder eine andere Stelle richten, deren Personen Sie noch nie getroffen haben.
6. Wähle einen positiven Buchstaben. Niemand will einen Brief lesen, der nur nörgelt. Beschreiben Sie negative Ereignisse kurz und bündig und konzentrieren Sie sich dabei auf die positive Lösung, die Sie vorschlagen. Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass das Gehaltsangebot zu niedrig ist, könnten Sie schreiben: „Ich brauche mehr Zeit, um Ihr Angebot zu prüfen. Ich denke jedoch, dass ich mit einem höheren Gehalt die Position besser ausfüllen könnte.”
7. Lesen Sie Ihren Brief vollständig durch, bevor Sie ihn absenden. Bitte nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Brief vollständig zu lesen. Achten Sie auf Rechtschreibfehler oder Sätze, die nicht richtig fließen. Verwenden Sie die Grammatik- und Rechtschreibprüfung auf Ihrem Computer. Wenn möglich, lassen Sie den Brief von einer anderen Person lesen, bevor Sie ihn senden. Nehmen Sie sich wirklich die Zeit dafür; mit Rechtschreibfehlern kommt dein Brief ungepflegt rüber und das hilft deiner Anfrage nicht weiter.
Methode 2 von 3: Den offiziellen Konventionen folgen
1. Verwenden Sie die richtige Reihenfolge in der Überschrift. Du beginnst mit deinem Namen und deiner Adresse oben links. Dann eine Leerzeile und dann Name und Anschrift der Person, an die Sie den Brief adressieren, ebenfalls links. Dann noch eine Leerzeile und dann das Datum, an dem Sie den Brief abschicken (ebenfalls links). Wenn Sie eine Referenz aus früherer Korrespondenz haben, setzen Sie diese unter das Datum (wieder mit einer Leerzeile dazwischen). Dann noch eine Leerzeile und dann der Betreff deines Briefes.
- Wenn Sie Ihre Anfrage per E-Mail senden, können Sie dies alles überspringen und mit der Anrede beginnen. Sie setzen den Betreff und das Attribut (falls vorhanden) in die Betreffzeile Ihrer E-Mail. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an Ihren Lehrer senden, können Sie den Betreff eingeben: `Tom de Vries Matrikelnummer 042142242 Verschiebung der Abschlussarbeit beantragen`.
2. Verwenden Sie eine vollständige und korrekte Anrede. Beginnen Sie mit `Dear` und dann `Sir` oder `Madam` und dann dem Nachnamen. Anstelle von `sir` oder `madam` kann man manchmal auch den Titel von jemandem verwenden. Zum Beispiel `Sehr geehrter Professor De Wilde`.
3. Absätze richtig verwenden. Normalerweise reichen drei Absätze. Der erste Absatz ist die Eröffnung und besteht aus ein oder zwei Sätzen. Erklären Sie im zweiten Absatz in zwei bis vier Sätzen, was Ihr Anliegen ist. Der dritte Absatz ist der Schluss und besteht aus ein bis zwei Sätzen.
4. Achte auf den Schlussabsatz. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung einer guten Zusammenfassung. Wiederholen Sie Ihre Anfrage in einem Satz und geben Sie eine Kontaktaufnahme. Beenden Sie beispielsweise mit: „Wenn Sie Fragen zu meiner Anfrage haben, würde ich mich freuen, von Ihnen zu hören.”
5. Füge deinen Namen und deine Unterschrift hinzu. Nach der abschließenden Begrüßung folgt ein Komma. Lassen Sie darunter drei bis vier Zeilen leer. Ihr Name wird unten sein. Du verwendest das leere Feld über deinem Namen, um deine Unterschrift zu setzen. Wenn Sie den Brief verschicken, lassen Sie die weißen Linien weg. In diesem Fall steht dein Name direkt unter der abschließenden Begrüßung.
Methode 3 von 3: Senden Sie den Brief an den Empfänger
1. Machen Sie eine Kopie Ihres Briefes. Wenn Ihr Brief vollständig ist, machen Sie eine Kopie Ihres Briefes. Wenn Sie Ihren Brief per Post versenden, machen Sie eine Kopie der unterschriebenen Version. Wenn Sie keinen Fotokopierer haben, können Sie den unterschriebenen Brief fotografieren und speichern. Wenn Sie den Brief zu einem späteren Zeitpunkt als auf dem Brief angegeben per Post versenden, vermerken Sie dies auf Ihrer Briefkopie. Bewahren Sie die Kopie für Ihre eigenen Unterlagen auf.
2. Senden Sie den Brief per Post. Bringen Sie Ihren Brief zur Post oder zu einem Briefkasten oder einer Poststelle des Postunternehmens Ihrer Wahl. Wenn Sie sicher sein möchten, dass Ihr Brief angekommen ist, wählen Sie die Zustellung mit Empfangsbestätigung. Dafür zahlst du extra.
3. Senden Sie den Brief per E-Mail. Dies ist oft der beste Weg, um Ihre Anfrage zu übermitteln, da es den geringsten Aufwand erfordert und sehr zuverlässig ist. Überprüfen Sie vor dem Versenden der E-Mail die E-Mail-Adresse des Empfängers und geben Sie einen klaren Betreff an.
4. Bel. Wenn Ihre Verschiebung sehr dringend ist oder Sie eine Verschiebung kurz vor Ablauf der Frist benötigen, ist es möglicherweise besser, die Person, die Sie um die Verschiebung bitten, anzurufen, anstatt eine E-Mail oder einen Brief zu senden. Wenn Sie anrufen, anstatt zu schreiben, verwenden Sie dennoch einen formellen Ton und erklären Sie strukturiert, warum Sie um eine Verzögerung bitten. Machen Sie sich im Voraus Notizen und halten Sie sie beim Anrufen griffbereit.
Tipps
- Versuchen Sie, Ihren Brief auf einer Seite zu halten. Bei einem längeren Brief läuft man Gefahr, sich in zu vielen Details zu verzetteln und den Leser zu verlieren.
- Prüfen Sie, ob der Empfänger normalerweise einen Lieferschein sendet. Dies ist zum Beispiel bei staatlichen Institutionen häufig der Fall. Wenn Sie keine Eingangsbestätigung erhalten, wenn Sie sie haben sollten, besteht eine gute Chance, dass Ihre Anfrage nicht angekommen ist.
Warnungen
- Seien Sie realistisch in allen Verpflichtungen, die Sie eingehen. Wenn Sie versprechen, zusätzliche Arbeit zu leisten, denken Sie daran, wenn Sie die neue Frist vorschlagen. Sie möchten vermeiden, dass Sie in der zusätzlichen Zeit, die Sie bekommen, nur mit dieser zusätzlichen Arbeit beschäftigt sind, damit Sie am Ende immer noch nicht zu Ihrer ursprünglichen Arbeit gelangen.
- Stellen Sie sicher, dass der Antrag auf Verschiebung einmalig ist. Stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeit tatsächlich vor der neuen Frist erledigen. Du willst nicht ein zweites Mal um eine Verschiebung bitten müssen.
- Überprüfen Sie, ob Sie Ihrer Anfrage alle Anhänge beigefügt haben. Insbesondere für Behörden kann es erforderlich sein, Ihrem Schreiben bestimmte Anhänge beizufügen. Prüfen Sie vor dem Versenden des Briefes, ob die Anhänge vollständig sind.
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