Alphabetisch archivieren (mit Bildern)

Schritte
- Teil 1 von 2: Alphabetisch archivieren
- Teil2 von 2: Umgang mit Sonderfällen
Tipps

Die alphabetische Archivierung ist eine Standardmethode zur Organisation von Dokumenten in Ihrem Geschäfts- und Privatleben. Das Archivieren von Dokumenten in alphabetischer Reihenfolge ermöglicht es Ihnen und anderen, jede Datei schnell zu finden und zu ersetzen. So sind alle Dokumente sicher und einfach verfügbar. Es gibt viele Regeln für die alphabetische Archivierung, um ein Archivierungssystem überschaubar zu halten.

Schritte

Teil 1 von 2: Alphabetisch archivieren

1. Entscheiden Sie, welches alphabetische System Sie verwenden möchten. Sogar etwas so Einfaches wie die alphabetische Ablage bietet mehrere Optionen zur Auswahl. Es ist wichtig, dass Sie sich für ein System entscheiden und es konsequent verwenden.

Bei der Archivierung nach Buchstaben wird jeder Buchstabe in jedem Wort in der Reihenfolge des Vorkommens berücksichtigt, wobei Leerzeichen zwischen den Wörtern ignoriert werden.
Die Archivierung nach Wort organisiert die Dinge basierend auf dem ersten Buchstaben jedes aufeinanderfolgenden Wortes.
Die Klassifizierung nach Einheiten berücksichtigt jedes Wort, jede Abkürzung und jede Initiale und ordnet die Elemente entsprechend ein. Dieses System wird allgemein empfohlen.

2. Elemente gruppieren. Sobald Sie alle Elemente haben, die Sie archivieren müssen, entscheiden Sie, wie Sie die Dateien gruppieren möchten. Sie können das Wörterbuchformat wählen, das alle Dateien in eine alphabetische Reihenfolge bringt, unabhängig von der Art der Datei oder der darin enthaltenen Elemente. Sie können auch das Enzyklopädie-Format verwenden, in dem Elemente nach Typ oder Thema gruppiert und jede Gruppe alphabetisch angeordnet ist.

Wenn Sie viele verschiedene Arten von Artikeln einreichen müssen (Rezepte, Steuerquittungen, Briefe usw.).), dann kann es sinnvoll sein, das Enzyklopädie-Format zu verwenden. Gruppieren Sie die Elemente zuerst nach Typ, dann nach alphabetischer Reihenfolge der Elemente in jeder Gruppe. Halten Sie die Gruppen mit Trennwänden oder Farbcodierungen getrennt.

3. Indizieren Sie Ihre Dateien. Die Indexierung ist der Weg, um jeden Abschnitt eines Titels in die richtige Einheit zu bringen. Um Elemente vor der Archivierung zu indizieren, müssen Sie die Elemente jedes Elementnamens aufteilen und einen neuen alphabetischen Namen erstellen, der sich vom Standardnamen unterscheiden kann. Zum Beispiel:

Angenommen, Sie müssen die folgenden Elemente indizieren und archivieren: einen Artikel über Ameisenbären mit dem Titel „Nachtfütterung von Ameisenbären“, eine Biografie der bekannten Ameisenbärexpertin Jane A. Doe und eine Werbebroschüre für eine Ameisenbär-Ausstellung bei Artis.

Die Biographie von Jane A. Doe würde als `Doe, Jane A` indiziert., da der Nachname zuerst im Archiv erscheint. Es wäre unter dem Buchstaben `D`. sind archiviert.

Der Artikel `Nachtfütterung von Ameisenbären` kann so indiziert werden, wenn Sie eine wörterbuchähnliche Gruppierung wählen. Es kann unter dem Buchstaben `N` (für `Nächtlich`) unter Verwendung dieser Gruppierung abgelegt werden.

Alternativ können Sie `Ameisenbären nächtliche Fütterungen` als `Ameisenbären, nächtliche Fütterungen von` indizieren. Dies wäre sinnvoll, wenn Sie eine Enzyklopädie wie die Gruppierung verwenden würden und nicht nur die Archivierung von Ameisenbären-bezogenen Dingen. Der Artikel würde dann unter dem `A` abgelegt werden.

Die Werbebroschüre könnte als `Ameisenbären, Exponate (Artis)` indiziert werden. Dies wäre sinnvoll, wenn Sie verschiedene Materialien zu Ameisenbären-Exponate erwarten - Sie könnten beispielsweise einen anderen Artikel als "Ameisenbären, Exponate (Zoo Emmen)" indizieren lassen.

Die Werbebroschüre kann auch als `Artis (Ausstellung über Ameisenbären)` indiziert werden. Dies kann nützlich sein, wenn Sie mehrere Artikel über den Zoo Artis erwarten oder eine enzyklopädieartige Gruppierung verwenden möchten, um Artikel nach geografischem Standort zu archivieren.

4. Dateien alphabetisch nach ihrem indizierten Namen organisieren. Die allgemeine Regel für die alphabetische Archivierung ist, Elemente in der Reihenfolge von A (erster) bis Z (letzter) zu ordnen. Verwenden Sie immer spezifischere Informationen, um einzelne Elemente zu unterscheiden und zu archivieren. Zum Beispiel:

Die Reihenfolge Ihrer indizierten Dateien im vorherigen Schritt könnte dann (je nach verwendetem System) wie folgt aussehen: `Do, Jane A`., `Artis (Ameisenbären-Ausstellung)` und `Ameisenbären nächtliche Fütterung` oder `Ameisenbären, Ausstellungen (Artis)`, `Ameisenbären, nächtliche Fütterung` und `Doe, Jane A`.

Eine Datei namens `Wallaby` kommt dann nach einer für `Emu`. Eine Datei für `Känguru` kommt dann dazwischen und eine Datei für `Aardvark` kommt vor `Bear`. Daraus ergibt sich folgende Reihenfolge: Erdferkel, Bär, Eme, Känguru, Wallaby.

Wenn Sie dann eine Datei für `Antilope` hinzugefügt haben, kommt sie nach allen Dateien für `Aardvark`. Da beide mit dem Buchstaben `A` beginnen, müssen Sie sich den zweiten Buchstaben jedes Wortes (`N` bzw. `A`) ansehen, um die Reihenfolge zu bestimmen, und dann die Dateien basierend darauf anordnen. Die neue Reihenfolge wäre: Erdferkel, `Antilope`, `Bär`, `Emu`, `Känguru`, `Wallaby`.

5. Beschriften Sie Ihre Dateiordner. Um das Auffinden von Elementen zu erleichtern, beschriften Sie jeden Dateiordner mit dem entsprechenden indizierten Namen der darin enthaltenen Elemente. Dies erleichtert auch das Hinzufügen neuer Dateien in der richtigen Reihenfolge.

Legen Sie die Elemente in den entsprechenden Ordner.

Es kann auch hilfreich sein, Ihre Dateien farblich zu kennzeichnen, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise eine enzyklopädieähnliche Gruppierung verwenden, geben Sie jeder Gruppe eine separate Farbe und beschriften Sie jedes Element/jede Datei in jeder Gruppe mit der entsprechenden Farbe.

6. Dokumentieren Sie Ihr Erschließungs- und Archivierungssystem. Seien Sie konsistent mit Ihrem Index- und Ablagesystem, was auch immer es ist. Stellen Sie sicher, dass jeder mit Zugriff auf die Dateien das System kennt. Sie können beispielsweise ein Dokument erstellen und freigeben, das die Regeln Ihres Dateisystems beschreibt. Dies wird jedem helfen, das Dateisystem effizient zu nutzen.

7. Neue Artikel richtig archivieren. Legen Sie Dateien basierend auf ihren indizierten Namen und alphabetisch in den Schrank, je nach verwendetem System. Verschieben Sie aktuelle Dateien nach Bedarf, um neue Dateien an der richtigen Stelle zu archivieren.

Teil2 von 2: Umgang mit Sonderfällen

1. Elemente unter einem Signaturbegriff archivieren. Manchmal ist es sinnvoll, Elemente basierend auf Schlüsselwörtern zu archivieren, unabhängig von der Reihenfolge, in der Wörter in einem Titel oder Namen vorkommen. Dadurch wird sichergestellt, dass eine Datei mit dem logischsten Begriff indiziert und gefunden werden kann. Zum Beispiel:

`First Bank of Chicago` kann indiziert und als `Chicago, First Bank of` abgelegt werden. „Chicago“ ist der Schlüsselbegriff in diesem Abschnitt und nicht „First“ oder „Bank“, insbesondere wenn Sie andere Artikel mit ähnlichen Namen haben, wie z. B. „First Bank of Tulsa“ oder „Chicago Bank and Trust“.

2. Namen nach Nachnamen sortieren. Gängige Archivierungsstandards empfehlen, Personen zuerst nach dem Nachnamen zu indizieren, da der Nachname als wichtiger Begriff angesehen wird.

Zum Beispiel `Jane A. Doe` werden indiziert und als `Doe, Jane A` archiviert.

Setzen Sie Titel (Dr., Herr., Frau., etc.) Am Ende.`DR. Jane A. Doe` zum Beispiel wird als `Doe, Jane A . indiziert und archiviert., DR.`.

Im Allgemeinen ordnet man Namen in der Schreibweise an. Wie `MacDonald` vor `McDonald` kommt. Auch `D`, `L`, `Le`, `Le`, `de` usw. genannt. gilt als Teil des Namens, nicht als separate Einheiten. So organisieren Sie Dateien wie `Heinlein`, `Le Guin`, `L`Engle` und `Wolfe` in dieser Reihenfolge (und nicht wie `L`Engle, `Le Guin`, `Heinlein`, `Wolfe` ).

Eine häufige Ausnahme von diesen Namensregeln ist, wenn der Name einer Person Teil eines Firmennamens oder einer Organisation ist. Behandeln Sie in diesen Fällen den Namen der Person als Einheit innerhalb des Firmennamens. Zum Beispiel `Jane A. Doe Pest Control` würde unter `J` und nicht als `Doe, Jane A . abgelegt. Schädlingsbekämpfung`.

3. Ignoriere Artikel, Konjunktionen und Präpositionen. Artikel (wie `the`, `the` und `a`), Konjunktionen (wie `and`, `but` und `or`) und Präpositionen (wie `for`, `of` und `in`) werden bei der Indexierung und Archivierung in alphabetischer Reihenfolge über das allgemein übersprungene verwendet, da sie nicht als wichtige Begriffe angesehen werden. Dies ist selbst dann der Fall, wenn sie der Anfang des Namens eines Gegenstands sind. Zum Beispiel:

„Eine Studie über die Ernährungsgewohnheiten des Affen“ könnte dann unter dem „A“ von „Affe“ (dem wichtigen Wort im Titel dieses Eintrags) abgelegt werden, anstatt „E“ für „A“.

`Doe and Smith Pest Control` kommt dann nach `Doe, Jane A`. Beide indizierten Namen beginnen mit dem Wort `Doe`, also gehen Sie jeweils zum nächsten Schlüsselbegriff (`Smith` bzw. `Jane`), um die Reihenfolge der Dateien zu bestimmen. Ignoriere das Wort `und`, weil es nicht von Bedeutung ist.

4. Behandeln Sie Abkürzungen, als wären sie geschrieben. Beim Indizieren und Archivieren von Elementen können Abkürzungen wie "Prod" auftreten.` (für `Produzent`) oder `Inc.` (für `Eingebaut`). Im Allgemeinen sollten Sie Elemente so indizieren und archivieren, als ob diese Abkürzungen geschrieben wären, und nicht nur als Buchstabenfolgen.

Zum Beispiel: `Jane A. Do Office Supplies“ wird nach „Jane A“ abgelegt. Versicherung machen`.

5. Zahlenwerte wie gewohnt archivieren. Wenn Sie Elemente alphabetisch sortieren, können Sie auf Nummern in Titeln stoßen. Im Allgemeinen ordnet man Zahlen wie gewohnt an und nicht, als ob sie buchstabiert wären. Zahlen werden auch vor Buchstaben geordnet.

Beispiel: `3M Company` kommt vor `100 Great Entrepreneurial Ideas` (da `3` vor `100` kommt).

„Great Entrepreneurial Ideas“ und „Great Entrepreneurs“ werden nach „100 Great Entrepreneurial Ideas“ platziert, weil Zahlen vor Buchstaben stehen.

Buchstabierte Zahlen werden wie Wörter behandelt. Zum Beispiel: Archivieren Sie „100 großartige unternehmerische Ideen“, „großartige unternehmerische Ideen“ und „zweihundert großartige unternehmerische Ideen“ in dieser Reihenfolge.

Wenn es jedoch Ihren Archivierungszwecken dient, können Sie eine Ausnahme machen und Zahlen immer so speichern, als ob sie buchstabiert wären.

6. Sonderzeichen verarbeiten. Alle nicht alphabetischen oder nicht numerischen Zeichen, die beim Indexieren und Speichern von Elementen auftreten, sollten berücksichtigt werden. Was mit diesen Zeichen zu tun ist, hängt jedoch vom Typ ab:

Satzzeichen (wie Apostrophe, Punkte und Kommas) werden beim Indizieren und Archivieren von Elementen im Allgemeinen ignoriert. Also sortiert ihr `Washington`s Best Coffee` und `Washington State Fair` in diese Reihenfolge.

Diakritische Zeichen werden wie der entsprechende Buchstabe ohne die diakritischen Zeichen behandelt. Archivieren Sie also `Éclair` als `Eclair` und `Über` als `Uber. Ausgenommen hiervon ist, dass Sie nach dem Alphabet einer Sprache archivieren, die diakritische Zeichen verwendet. In diesem Fall müssen Sie der normalen alphabetischen Reihenfolge dieser Sprache folgen.

7. Benutze bei Bedarf die allgemeine Regel `nichts für alles`. Im Allgemeinen werden Leerzeichen (einschließlich Satzzeichen und andere übersprungene Elemente) bei der alphabetischen Archivierung ignoriert. Verwenden Sie jedoch in Fällen, in denen Sie Artikel haben, die auf die gleiche Weise beginnen, ein Leerzeichen oder die Zeile "nichts für alles", um die Reihenfolge zu bestimmen.

Ordnen Sie beispielsweise "North East Bank", "Northeast Bank" und "North East Manufacturing" in dieser Reihenfolge an.

Platzieren Sie ebenso `Do, Jane A.` für `Tu, Jane A., DR.`.

8. Unterscheiden Sie Dateien mit detaillierteren Informationen, falls erforderlich. In seltenen Fällen reicht eine alphabetische Angabe nicht aus, um die Reihenfolge der Dateien zu bestimmen. In diesen Fällen müssen Sie weitere Informationen verwenden, um Elemente zu indizieren und zu organisieren. Markieren Sie diese Zusatzinformationen auf den jeweiligen Dateien, um sie voneinander zu unterscheiden. Zum Beispiel:

Wenn Sie Artikel für zwei verschiedene Personen namens Jane A . haben. Tun Sie, dann können Sie sie nach Geburtsdatum platzieren. Platziere `Tu, Jane A. (B. 1853)“ also für „Doe, Jane A. (B. 1967)`.

Sie können Elemente auch nach Geografie sortieren, wenn Sie differenzieren müssen. Wenn Sie Dateien für drei verschiedene Banken an drei verschiedenen Standorten haben und jede Bank als „Nationale Bank“ bezeichnet wird, können Sie diese alphabetisch in der Reihenfolge „Nationalbank (Utrecht)“, „Nationalbank (Groningen)“ und „Nationale“ sortieren Bank (Amsterdam)`.

Wenn Sie Artikel für zwei verschiedene Bären oder Bärenarten haben, können Sie diese ebenfalls nach Art, geografischem Standort usw. Beispielsweise könnten Sie Dateien wie "Bear, Brown" und "Bear, Grizzly" (in dieser Reihenfolge) oder Dateien über "Bears (Europe)" und "Bears (Nordamerika)" (in dieser Reihenfolge) haben.

9. Ausnahmen und Sonderregeln erstellen. Stellen Sie sicher, dass jeder, der Ihre Dateien verwendet, alle Ausnahmen von den in Ihrem Ablagesystem enthaltenen Standardrichtlinien kennt. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder das Dateisystem richtig und effizient nutzen kann.

Tipps

Wenn Sie Hilfe bei komplexeren oder spezialisierten Fragen der alphabetischen Archivierung suchen, wenden Sie sich an Institutionen wie die National Information Standards Organization (NISO), die American Library Association (ALA), die Association of Records Managers and Administrators (ARMA) der Bibliothek des Kongresses.