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Sprach- oder regionale Unterschiede können zu Missverständnissen führen. Wenn Leute versuchen, in einer E-Mail Sarkasmus oder Humor zu verwenden, wird dies oft als Unhöflichkeit missverstanden. 
Sie können dann antworten mit: `Alle meine Berichte sind fertig, außer dem, der morgen fällig ist. Benötigen Sie noch heute eine Entwurfskopie für ein Projekt?` Fragen Sie nicht nach einer Erklärung, was sie bedeuten und seien Sie nicht kurz. Fragen Sie zum Beispiel nicht: „Was bedeutet das??“ oder „Was meinst du damit??` 
Sagen Sie: "Ich habe noch einmal über das Projekt nachgedacht und dachte, es wäre einfacher, persönlich mit Ihnen darüber zu sprechen. Hast du einen Moment?` Sie können auch sagen: "Ihre E-Mail hat vorgeschlagen, dass die Spezifikationen inzwischen fertig sein sollten, aber die Frist, wie ich sie habe, zeigt an, dass dies erst nächste Woche ist.". Arbeite ich mit dem falschen Zeitplan??` 
Seien Sie nicht direkt in Ihrer Antwort, das mag unhöflich klingen. 
Nachdem Sie Ihre Antwort geschrieben haben, legen Sie sie für etwa eine Stunde beiseite. Wenn du weißt, dass du aus Emotionen geschrieben hast, gehe zu einer anderen Aufgabe über, bis du dich etwas beruhigt hast. Fügen Sie die E-Mail-Adresse zuletzt hinzu, um ein versehentliches Senden der E-Mail zu vermeiden. 
Wählen Sie ein arbeitsbezogenes Thema, auf das Sie sich konzentrieren möchten. 
Wenn Sie beispielsweise in der unhöflichen E-Mail nach dem Status einer Meldung gefragt haben, könnten Sie sagen: „Danke für die Überprüfung. Ich habe heute Morgen die neuen Daten erhalten, daher aktualisiere ich meinen Bericht. Der neue Bericht wird heute Nachmittag verfügbar sein.` So bleibt der Fokus der Reaktion auf der Ihnen zugewiesenen Arbeit und dem Fortschritt Ihres Projekts, nicht auf Ihrer Reaktion auf Ihren unhöflichen Kollegen. 
Beschuldigen Sie die andere Person nicht des unhöflichen Verhaltens. Halte deine Gefühle von E-Mails fern. Bevor Sie auf Senden klicken, fragen Sie sich, ob Sie sich in irgendeinem Teil der E-Mail verteidigen. 
Wenn Sie entscheiden, wem Sie dies melden möchten, denken Sie an die Situation in Ihrem Büro. Wenn Ihr Vorgesetzter beispielsweise eine gute Beziehung zu der verletzenden Person hat, wenden Sie sich am besten an die Personalabteilung. 
Das Melden der unhöflichen E-Mail(s) an die Personalabteilung ist die einzige Möglichkeit, das Verhalten Ihres Vorgesetzten Ihnen gegenüber anzugehen, wenn es so weitergeht. Sie müssen eine Datei aus den E-Mails erstellen.
Auf unhöfliche e-mails antworten
Der Empfang unhöflicher E-Mails bei der Arbeit kann schwierig sein. Es mag verlockend sein, hart zu reagieren, wenn Sie das Gefühl haben, dass jemand unhöflich ist, aber Sie müssen ein professionelles Auftreten bewahren. Bevor Sie antworten – ob per E-Mail oder persönlich – nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um ein paar Mal tief durchzuatmen, geben Sie klar die Absicht Ihrer Antwort an und formulieren Sie, was Sie sagen möchten.
Schritte
Teil1 von 3: Die Absicht des Absenders verstehen
1. Entscheiden Sie, ob es Ihre Zeit und Energie wert ist. Es ist verlockend, sofort zu antworten, aber versuchen Sie zuerst, sich zu beruhigen, indem Sie ein paar tiefe Atemzüge nehmen. Dann frage dich, ob die E-Mail wirklich deine Aufmerksamkeit verdient. Auch wenn du dich vielleicht beleidigt fühlst, lass dir von dieser Person nicht vorschreiben, wie du dich fühlst oder wie der Rest deines Tages verlaufen wird.
- Konzentrieren Sie sich auf das, was für Sie richtig ist.
- Fragen Sie sich: `Was will ich damit erreichen? Was passiert, wenn ich diese Person konfrontiere?? Was passiert, wenn ich es nicht tue??`
2. Annahmen vermeiden. Wir kommunizieren auf unterschiedliche Weise und Schreiben ist nicht jedermanns stärkste Fähigkeit. Was eine Person als professionelle, direkte Aussage empfindet, kann auf eine andere als dreist oder unhöflich wirken. Geh nicht gleich davon aus, dass die Person es unhöflich meint.
3. Fragen Sie den Absender nach weiteren Informationen. Antworten Sie, indem Sie um weitere Informationen bitten und die spezifischen Kommentare angeben, die Sie klären möchten. Manchmal sind unhöfliche Nachrichten einfach schlecht formuliert. Ihr Kollege hat Ihnen zum Beispiel möglicherweise eine Nachricht gesendet, die lautete: "Ich hoffe, Sie haben heute Zeit, Ihre Berichte zu erstellen.".`
4. Sprich mit dem Absender. Wenn du mit der Person sprichst, kannst du den Ton ihrer Worte besser hören. Gehen Sie zu ihrem Arbeitsplatz oder rufen Sie die Person an, um die gemeinsame Arbeit oder Themen im Zusammenhang mit der E-Mail zu besprechen. Dann bitte um eine Erklärung zu den unverblümten Kommentaren in der E-Mail.
Teil 2 von 3: Eine Antwort schreiben
1. Nicht antworten, wenn keine Antwort erforderlich ist. Wenn auf die E-Mail keine Antwort erforderlich ist, ist keine Antwort die beste Option. Bitte erwägen Sie, nicht zu antworten, wenn Sie E-Mails erhalten, die keinen Sinn ergeben und Ihre Aufmerksamkeit nicht erfordern.
- Kollegen können beispielsweise manchmal Vermutungen über Ihre Arbeitsgewohnheiten anstellen. Antworten Sie nicht auf E-Mails wie "Es muss schön sein, extra lange Mittagessen zu haben" oder "Jeder weiß, dass Ihre Besprechungen nicht wirklich den ganzen Nachmittag dauern.".Solange Ihr Vorgesetzter die Wahrheit kennt, können Sie sich von Bürodramen fernhalten.
2. Bleiben Sie professionell. Wenn eine Antwort erforderlich ist, sollte der Ton professionell sein, auch wenn der Absender nicht professionell war. Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Senden laut vor, um sicherzustellen, dass sie professionell und nicht unhöflich oder emotional klingt.
3. Nimm dir Zeit, deine Antwort zu schreiben. Ihre Antwort sollte ruhig und professionell sein, also überstürzen Sie es nicht. Die meisten E-Mails sind nicht zeitkritisch, sodass Sie sich den ganzen Tag Zeit nehmen können, um sie zu beantworten, wenn Sie möchten.
4. Halten Sie Ihre Nachricht kurz und einfach. Versuchen Sie nicht, auf alles zu reagieren, und geben Sie keine lange persönliche Verteidigung. Wenn Sie das unhöfliche Verhalten unterdrücken möchten, stellen Sie sicher, dass sich die E-Mail auf arbeitsbezogene Themen konzentriert.
5. Halte dich an die Fakten und erzähle nicht weiter. Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail professionell ist, besprechen Sie nur Fakten. Zu den Fakten gehören bestimmte Dinge wie die zugewiesene und abgeschlossene Arbeit, Fälligkeitstermine, Zeitpläne, Daten und verwandte Themen.
6. Lass deine Antwort nicht von Emotionen durchgehen. Es ist verlockend, auf eine beleidigende E-Mail defensiv oder grob zu reagieren, aber es wird die Situation nur verschlimmern. Stattdessen benimmst du dich besser professionell.
Teil3 von 3: Zusätzliche Unterstützung erhalten
1. Beleidigende Sprache oder einen persönlichen Angriff melden. Wenn die E-Mail Drohungen oder einen persönlichen Angriff enthält, sollten Sie eine Kopie erstellen und den Fall mit Ihrem Vorgesetzten und der Personalabteilung besprechen. Stellen Sie sicher, dass der Vorfall von Ihrem Arbeitsplatz dokumentiert wird und fordern Sie eine Untersuchung an.
- Sagen Sie uns, wenn Sie der Meinung sind, dass der Inhalt der E-Mail eine feindliche Arbeitsumgebung schafft.
2. Sagen Sie, wenn aus Unhöflichkeit Einschüchterung wird. Verfolgen Sie jedes Mal, wenn ein Vorfall eintritt, um ein Verhaltensmuster zu demonstrieren. Wenn Sie häufig unhöfliche E-Mails erhalten, die sich auf Ihre Arbeitsumgebung auswirken, bringen Sie Ihre Aufzeichnungen über diese E-Mails mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihrer Personalabteilung. Bringen Sie Kopien der E-Mails mit, um zu zeigen, was Sie meinen.
3. Sprechen Sie mit der Personalabteilung, wenn Ihr Vorgesetzter Ihnen eine unhöfliche E-Mail sendet. Diese Abteilung oder der Vorgesetzte Ihres Vorgesetzten kann Ihnen helfen, wenn Ihr Vorgesetzter der Absender einer unhöflichen E-Mail ist. Bevor Sie den Vorfall melden, sollten Sie in der Lage sein zu erklären, warum Sie die E-Mail für unhöflich halten. Je nachdem, was gesagt wurde, werden Sie möglicherweise aufgefordert, einen Bericht über den Vorfall zu erstellen, einen Mediator zu treffen oder in eine andere Abteilung versetzt zu werden.
Tipps
- Wenn der Absender jemand mit einer Vorgeschichte von unhöflichen E-Mails ist, denken Sie daran, wenn Sie sich der E-Mail nähern.
- Wenn Sie Ihre Wut wegtippen möchten, tun Sie dies in einer leeren E-Mail oder einem Word-Dokument. Auf diese Weise können Sie es löschen und nicht versehentlich auf Senden klicken.
- Schlagen Sie vor, dass Ihr Arbeitsplatz eine Sitzung zur E-Mail-Etikette durchführt. Wenn niemand weiß, wie man einen solchen Kurs unterrichtet, bitten Sie darum, jemanden einzustellen, der dies tun kann; dies könnte auch ein Zeichen dafür sein, dass eine solche Ausbildung erforderlich ist.
- Eine Möglichkeit, mit einem Kollegen umzugehen, der ständig unhöfliche E-Mails sendet, besteht darin, sie bei jeder Antwort an Ihren Chef oder einen anderen relevanten Kollegen zu senden.
- Das Versenden von E-Mails ist selbst für Profis schwierig. Denken Sie also daran, dass es nicht immer möglich ist, Emotionen und Absichten über eine E-Mail richtig zu vermitteln.
Warnungen
- Manche Leute ticken wie Zeitbomben und können ihre Wut auf dich richten, wenn du unhöflich reagierst. Bleiben Sie höflich und professionell, und wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, wenden Sie sich an Ihren Chef oder die Personalabteilung.
- Alles, was in einer E-Mail verleumderisch, beleidigend, belästigend, diffamierend, rassistisch oder beleidigend ist, kann gemeldet werden. E-Mails gelten in den meisten Gerichtsbarkeiten als öffentlich und können Ihr Unternehmen Rechtsstreitigkeiten aussetzen. Eine Person, die solche E-Mails sendet, kann mit Disziplinarmaßnahmen und sogar mit einer Kündigung rechnen. Wenn Sie befürchten, dass die E-Mail solche anstößigen Inhalte enthält, wenden Sie sich bitte an Ihren Chef oder die Personalabteilung, um weitere Informationen zu erhalten, oder an Ihren gesetzlichen Vertreter, wenn Sie dies nicht mit dem Arbeitsplatz besprechen möchten.
"Auf unhöfliche e-mails antworten"
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