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Wenn Sie beispielsweise mit jemandem über eine geschäftliche Angelegenheit sprechen, könnten Sie ihn beispielsweise fragen: „Was halten Sie von dem neuen Projekt??` Wenn du besser verstehen möchtest, was jemand über ein Thema denkt, versuche es mit einer SMS wie: „Ich stimme dir zu, aber warum denkst du, dass sie das sind??` 
Manchmal ist es völlig akzeptabel, mit `ok` zu antworten, wenn es im Kontext sinnvoll ist. Aber vermeiden Sie ein einzelnes "k" als Antwort, da dies kurz und unhöflich rüberkommen kann. 
Sie können beispielsweise mit "Verstanden, danke . antworten. :)` damit die Nachricht dich nicht wütend oder kurz macht. Manchmal kann ein Punkt am Ende eines Wortes oder Satzes Sie frustrieren. Es kann zum Beispiel viel entspannender klingen, "Nein, wird es nicht" zu sagen, als zu sagen: "Nein". Es tut es nicht.` 
Sobald Sie eine Nachricht gesendet haben, können Sie sie nicht zurücknehmen! Also besser vorher deinen Text checken. 
Es ist in Ordnung, eine weitere Nachricht hinzuzufügen, wenn Sie etwas vergessen haben oder etwas klarstellen möchten. Wenn jemand nicht auf zwei Nachrichten hintereinander antwortet, möchte er möglicherweise nicht mit Ihnen sprechen oder sich vom Telefon entfernen. Wie auch immer, gib dem anderen die Zeit und den Raum zu antworten. 
Versuchen Sie, eine SMS wie "Das wäre am Telefon einfacher zu erklären". Rufen Sie mich an, wenn Sie Zeit haben, danke!` 
Wenn sich beispielsweise jemand ständig umschaut oder auf den Füßen wackelt, kann er nervös oder verängstigt sein. Du kannst dann fragen, ob es der Person gut geht, anstatt auf das zu antworten, was sie sagt. Hören Sie auch, wie etwas gesagt wird. Wenn jemand laut oder aggressiv spricht, kann diese Person auf das Gespräch verärgert oder aggressiv reagieren. Möglicherweise müssen Sie bei der Reaktion anders vorgehen, um eine weitere Eskalation der Situation zu vermeiden. 
Es ist sehr unhöflich, jemanden beim Sprechen mit seinen eigenen Gedanken zu unterbrechen. 
Manchmal fügen die Leute eine zusätzliche Information hinzu, nachdem sie mit ihren Gedanken fertig sind. Sie könnten zum Beispiel etwas sagen wie: "Oh warte, ich habe vergessen, etwas zu sagen". Dann lass sie ausreden, was sie sagen wollten. 
Wenn Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um über Ihre Antwort nachzudenken, können Sie auch eine intelligente Antwort geben. 
Wenn Sie sich nicht sicher sind, was jemand vorhat, oder wenn Sie ihm erlauben möchten, zu erklären, was er wirklich meint, bevor Sie antworten, stellen Sie eine offene Frage wie "Was meinen Sie damit?"?` Es ist nie falsch, jemanden zu bitten, noch einmal etwas zu sagen, wenn Sie das Gesagte nicht vollständig verstanden haben. 
Achte darauf, dass sie aufpassen, damit du dich nicht wiederholen musst. Achte darauf, ob jemand anderes etwas sagen möchte und gib ihm den Raum dazu. Lassen Sie die Person auch auf das reagieren, was Sie gesagt haben. Gehen Sie nicht einfach weg oder beenden Sie das Gespräch, sobald Sie die Gelegenheit hatten zu sprechen. 
Bleib cool und verliere nicht die Beherrschung, wenn dich jemand zu provozieren versucht. Lass jemanden seine Überzeugungen und Meinungen äußern. Versuche nicht, jemanden zu zwingen, deine Meinung zu akzeptieren. 
Wenn die Person, der Sie antworten, eine bestimmte Begrüßung bevorzugt oder darum bittet, beim Namen genannt zu werden, tun Sie dies. Wenn die Person beispielsweise es vorziehen würde, die verkürzte Version ihres Namens zu verwenden, z. B. "Rob" anstelle von "Robert", tun Sie dies. 
Ein Ausrufezeichen ist eine gute Möglichkeit, jemandem zu gratulieren oder Begeisterung zu vermitteln, aber wenn Sie es zu oft verwenden, verlieren sie ihre Wirkung. 
Eine klassische Wahl ist die Verwendung eines 10- oder 12-Punkte-Arial oder Times New Roman. 
Wenn es notwendig ist, eine andere Person in die E-Mail-Kette aufzunehmen, können Sie die Option „Blindkopie“ oder „BCC“ verwenden, damit die Empfänger nicht wissen, wer noch eine E-Mail erhalten hat. 
Wenn sich in der E-Mail-Kette eine große Gruppe von Personen befindet, Sie jedoch nur wenigen antworten müssen, wählen Sie einfach diese Personen aus, denen Sie antworten möchten. 
Verlassen Sie sich nicht blind auf die Rechtschreibprüfung, um alles zu korrigieren! Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Senden laut vor, damit Sie hören können, wie sie sich anhört. E-Mail-Programme tragen häufig automatisch E-Mail-Adressen ein, wenn Sie die Adressleiste für Empfänger eingeben, was dazu führen kann, dass eine E-Mail versehentlich an die falsche Person gesendet wird.
Antworten
Wie du auf jemanden reagierst, kann die Art und Weise beeinflussen, wie er oder sie und andere Leute dich ansehen. Glücklicherweise können Sie lernen, wie und wann Sie reagieren müssen, um besser zu werden. Wenn Sie mit jemandem persönlich sprechen, ist es wichtig, dass Sie ihm Aufmerksamkeit schenken und ihm erlauben, seine Gedanken zu äußern, bevor Sie eine informierte Antwort geben. In einem SMS-Gespräch gibt es einige unausgesprochene Regeln, die Sie befolgen müssen, um erfolgreich zu kommunizieren. Die E-Mail ist eine formellere Art der Kommunikation mit professioneller Etikette, die Sie befolgen müssen, um Informationen effektiv zu übermitteln und angemessen zu reagieren.
Schritte
Methode 1 von 3: Auf Textnachrichten antworten
1. Verwenden Sie eine einfache Sprache, wenn Sie eine SMS schreiben. E-Mails, Briefe und sogar persönliche Gespräche können eine viel formellere Struktur annehmen. Aufgrund der kurzen, begrenzten Art von Textnachrichten ist eine entspanntere Sprache oft angemessener und verleiht dem Gespräch eine persönlichere Note.
- Sie können beispielsweise `t` anstelle von `it` verwenden, um Platz zu sparen, eine Nachricht schneller einzugeben und einen entspannten Ton zu vermitteln.
- Die Regeln für die Satzzeichen sind in Textnachrichten oft viel flexibler. Zum Beispiel kann die strikte Einhaltung der Kommas das Gespräch künstlich und förmlich erscheinen lassen.
- Gehen Sie nicht immer davon aus, dass ein SMS-Gespräch so beiläufig sein kann, aber wenn die andere Person beiläufige Sprache verwendet, können Sie auf die gleiche Weise antworten, um sie zu beruhigen.
2. Stellen Sie offene Fragen, um ein Gespräch am Laufen zu halten. Wenn Sie das SMS-Gespräch am Laufen halten möchten, können offene Fragen der anderen Person helfen, mehr zu sagen und nach ihrer Meinung zu etwas zu fragen. Fragen stellen, die mit einem kurzen Ja oder Nein ausreichen, kann ein Gespräch auslöschen.
3. Bitte keine kurzen oder Ein-Wort-Antworten senden. Textnachrichten sollten relativ kurz sein, aber kurze oder abrupte Antworten können dich wütend auf die andere Person machen. Wenn du auf den Beitrag einer anderen Person antwortest, gib ihr eine echte Antwort, die mindestens ein oder zwei Sätze lang ist.
Spitze: Wenn du generell kurze Antworten gibst, dann kann es sinnvoll sein, so weiterzumachen.
4. Verwenden Sie Satzzeichen und Emoticons, um einen Ton zu vermitteln. Die unpersönliche Natur von Textnachrichten ermöglicht es den Menschen, einen Ton oder eine Emotion durch Abkürzungen zu interpretieren. Sie können Ihre Bedeutung deutlich vermitteln, indem Sie Satzzeichen und Emoticons einfügen, wenn Ihre Nachricht mehrdeutig erscheint.
5. Lesen Sie die Nachricht noch einmal, bevor Sie sie senden. Bevor Sie auf Senden klicken, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Nachricht zu überprüfen. Überprüfen Sie auf Tippfehler und stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen richtig vermitteln und den richtigen Ton verwenden.
6. Senden Sie nicht mehrere Nachrichten hintereinander. Mehrere Benachrichtigungen und eine Reihe von Textnachrichten können den Empfänger ärgern und frustrieren. Senden Sie einen Kommentar, der alles enthält, was Sie sagen wollten, anstatt mehrere kurze Nachrichten zu senden.
7. Bitten Sie darum, anzurufen, wenn das Gespräch für eine SMS zu kompliziert wird. Textnachrichten sollen kurz und prägnant sein. Wenn eine Textnachricht zu begrenzt ist, um Ihre Gedanken angemessen auszudrücken, bitten Sie die Person, Sie anzurufen, damit Sie die Angelegenheit näher erläutern oder vollständig besprechen können.
Methode 2 von 3: Mit jemandem persönlich sprechen
1. Hören Sie gut zu, wenn jemand mit Ihnen spricht. Wenn jemand mit dir spricht, nimm Augenkontakt mit ihm auf und achte darauf, was er dir sagt. Dies zeigt, dass Sie zuhören und verstehen, was die andere Person sagen möchte.
- Konzentrieren Sie sich voll und ganz auf den Sprecher, damit er sich wohl fühlt.
- Lehnen Sie sich nach vorne oder bitten Sie die Person, an einem ruhigeren Ort weiterzusprechen, wenn Sie Schwierigkeiten haben, das Gesagte zu hören.
2. Achte auf nonverbale Hinweise. Körpersprache kann so viel sagen wie Worte. Wenn jemand mit Ihnen spricht, achten Sie auf seine Körpersprache, um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie Sie reagieren sollen.
3. Vermeide es, deine Antwort zu planen, während jemand spricht. Wenn Sie so aufgeregt oder eifrig darauf sind zu antworten, bevor jemand mit dem Sprechen fertig ist, wird er es bemerken und kann wütend oder verärgert werden. Warten Sie, bis die andere Person zu Ende gesprochen hat und Sie alles gehört haben, was die Person sagen wollte, bevor Sie mit der Planung Ihrer Antwort beginnen.
Spitze: Hören Sie zu, wie jemand spricht, und notieren Sie sich die wichtigsten Punkte, auf die Sie antworten möchten, aber achten Sie weiterhin auf den Rest der Geschichte, damit Sie eine kluge oder reibungslose Antwort finden können.
4. Warte, bis die andere Person zu Ende gesprochen hat, bevor du sprichst. Wenn du mit jemandem sprichst, lass ihn seine Geschichte beenden, bevor du antwortest. Auf diese Weise haben Sie alle Fakten und Informationen, die die Person vermitteln wollte, und können eine fundierte und durchdachte Antwort geben.
5. Denke über deine Reaktion nach, damit du sie selbstbewusst vermitteln kannst. Bevor Sie antworten, denken Sie kurz über alle Informationen nach, die Sie erhalten haben. Wenn Sie eine nicht durchdachte Antwort geben, kann dies der Person zeigen, dass Sie nicht wirklich zuhören, was sie gesagt hat.
6. Stellen Sie Fragen, wenn Sie eine Klärung oder weitere Informationen benötigen. Wenn Sie nicht ganz hören oder verstehen konnten, was jemand gesagt hat, versuchen Sie, nicht mit einer teilweisen oder falschen Interpretation zu antworten. Fragen Sie lieber, was der andere gesagt oder gemeint hat, damit Sie eine echte Antwort geben können.
7. Sprechen Sie direkt und deutlich, wenn Sie antworten. Nachdem Sie darüber nachgedacht haben, was Ihnen gesagt wurde und wie Sie darauf reagieren möchten, sprechen Sie klar und selbstbewusst. Verwenden Sie keine vage oder widersprüchliche Sprache, um klüger oder klüger zu klingen. Die Leute schätzen Aufrichtigkeit, also gib ihnen eine aufrichtige Antwort, die ihnen zeigt, dass du interessiert bist und die Person verstehst.
8. Seien Sie sich bewusst, dass jemand mit Ihnen nicht einverstanden ist. Auch wenn du dir überlegt hast, was du sagen wolltest, es besteht immer die Möglichkeit, dass dir jemand widerspricht. Das ist okay! Seien Sie einfach darauf vorbereitet, dass jemand Ihre Worte bestreitet oder herabsetzt.
Methode 3 von 3: Antworten Sie mit einer E-Mail
1. Antworten Sie auf eine E-Mail innerhalb von 48 Stunden. Es ist wichtig, dass Sie aus Höflichkeit und Professionalität rechtzeitig auf eine E-Mail antworten. Du musst nicht sofort antworten, aber innerhalb von zwei Tagen.
- Auch wenn die E-Mail nichts mit Ihnen zu tun hatte oder falsch gesendet wurde, antworten Sie am besten dem Absender (ohne Span), damit er weiß, dass Sie nicht der Richtige sind.
2. Verwenden Sie eine professionelle Begrüßung in einer E-Mail-Antwort. E-Mails sind oft formeller als eine SMS oder ein Telefonanruf. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einem "Hallo" oder "Hallo" vor dem Namen der Person, um die E-Mail richtig zu öffnen.
3. Mit Ausrufezeichen sparsam umgehen. Ihre Antwort auf Ihre E-Mail muss in Bezug auf Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung korrekt sein. Wenn Sie das Ausrufezeichen jedoch zu oft verwenden, können Sie unaufrichtig oder übererregt wirken. Vermeiden Sie es, es zu verwenden, es sei denn, es ist angemessen.
4. Vermeiden Sie seltsame Schriftarten in einer E-Mail. Halten Sie Ihre Schriftartenwahl in einer klassischen Schriftart, damit Ihre E-Mail professionell aussieht. Verwenden Sie beim Senden einer E-Mail keine mehrfarbigen Schriftarten oder Schriftarten wie Comic Sans.
5. Achten Sie darauf, an wen Sie die E-Mail noch als CC (eine Kopie) senden. Es kann oft hilfreich sein, die E-Mail gleichzeitig an andere Personen zu kopieren, damit Sie sie in eine Diskussion einbeziehen können. Ein unnötiges CC an einen Vorgesetzten oder Kollegen kann die Person, der Sie überhaupt antworten, wirklich verärgern oder verärgern.
6. Entscheiden Sie, wem Sie in einer Gruppen-E-Mail antworten möchten. Wenn die richtige Antwort darin besteht, allen in der Gruppennachricht zu antworten, wählen Sie bitte "Allen antworten", wenn Sie Ihre Antwort senden. Wenn Sie jedoch eine Person zu einem bestimmten Thema oder Problem fragen oder einer Person erklären müssen, antworten Sie dieser Person direkt.
7. Senden Sie keine E-Mail, um sich zu bedanken, es sei denn, es ist notwendig. Keine Notwendigkeit für kurze E-Mails, die nicht zu einer Konversation beitragen. Sofern der Absender Sie nicht auffordert, zu bestätigen, dass Sie eine E-Mail erhalten und verstanden haben, ist das Senden einer "Danke"-E-Mail unnötig und ärgerlich.
Spitze: Wenn der Absender Ihnen eine Lesebestätigung sendet, bestätigen Sie bitte den Erhalt der E-Mail, indem Sie auf die Option zum Senden einer Bestätigung klicken.
8. Lesen Sie Ihre E-Mail Korrektur und überprüfen Sie die E-Mail des Empfängers, bevor Sie sie senden. Ein Rechtschreib- oder Grammatikfehler kann dazu führen, dass Ihre E-Mail unprofessionell aussieht. Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihren Kommentar zu lesen, bevor Sie auf Senden klicken. Überprüfen Sie die Rechtschreibung und Grammatik und stellen Sie sicher, dass Sie die Nachricht an die richtige Person senden.
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