Einen Ereignisbericht schreiben: 12 Schritte (mit Bildern)

Schritte
Tipps
Notwendigkeiten

Möglicherweise müssen Sie einen Veranstaltungsbericht schreiben, um festzustellen, ob eine Veranstaltung erfolgreich war, indem Sie die Ergebnisse mit den Zielen vergleichen. Es ist eine wichtige Möglichkeit für Personen oder Unternehmen, die Veranstaltungen veranstaltet haben, um zu beurteilen, ob sie das nächste Mal Anpassungen vornehmen müssen. Es gibt bestimmte Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie einen erfolgreichen Veranstaltungsbericht erstellen. Dies ist wichtig, wenn Sie darüber nachdenken, eine andere Veranstaltung zu veranstalten!

Schritte

Teil1 von 3: Vorbereitung Ihres Veranstaltungsberichts

Bildtitel Write a Grant Proposal Step 10

1. Bestimmen Sie Stil und Layout der Präsentation für jede Zielgruppe. Veranstaltungsberichte kommen in Papierform, gebunden oder geheftet, in digitaler Form, als PDF per E-Mail, als PowerPoint-Präsentation usw.

Stellen Sie sicher, dass der Ereignisbericht in klare Abschnitte unterteilt ist. Sie müssen beurteilen, wie sich die Ergebnisse der Veranstaltung im Vergleich zu den Zielen entwickelt haben. Fassen Sie die wichtigsten Ergebnisse der Veranstaltung zusammen.
Passen Sie die Veranstaltungsberichterstattung an die Bedürfnisse und Interessen jedes Sponsors und Ihrer Zielgruppe an. Denken Sie an die Ziele der Sponsoren. Sponsoren sind gewissermaßen die Hauptzielgruppe eines Eventberichts. Sie wollen wissen, ob es sich gelohnt hat, die Veranstaltung zu sponsern. Überlege also, was sie wissen wollen und was ihre heißen Themen sind.
Gestalten Sie den Veranstaltungsbericht auch so, dass er zur Individualität der Veranstaltung und der Sponsoren passt. Machen Sie keinen einfachen Bericht. Weitere Zielgruppen des Veranstaltungsberichts sind Führungskräfte und Finanzmanager.

Bildtitel Sag deinem besten Freund, dass du depressiv bist Schritt 3

2. Erstellen Sie einen Prozess, um den Überblick über die Informationen zu behalten, die Sie während der Veranstaltung benötigen. Du solltest dich nicht nur auf dein Gedächtnis verlassen.

Indem Sie wichtige Informationen vor, während und nach der Veranstaltung im Auge behalten, können Sie einen spezifischeren und letztendlich effektiveren Bericht erstellen. Dadurch können Sie es auch früher beenden.

Denken Sie daran, dass die Datenerhebung ein fortlaufender Prozess ist, für den Sie bei Bedarf mehrere Personen (einschließlich Praktikanten) engagieren können. Unterm Strich müssen Sie mit der Meldung nicht bis zum Ende der Veranstaltung warten.

3. Kommen wir zu den wichtigsten Punkten. Eines der Probleme mit Veranstaltungsberichten ist, dass sie kaum mehr tun, als über die Tagesordnung zu grübeln oder sich auf positive, erhebende Aussagen zu konzentrieren. TU das nicht. Betonen Sie stattdessen die Hauptpunkte mit einem klaren, analytischen Blick.

Wählen Sie ein paar Highlights der Veranstaltung aus, um sie näher zu erläutern. Überlegen Sie, welche drei Dinge am besten funktioniert haben und welche drei Dinge am überraschendsten waren.

Vermeiden Sie es, den Bericht mit banalen Details wie dem Mittagsmenü oder einer detaillierten Zusammenfassung der gesamten Präsentation des Hauptredners zu überladen. Du musst Dinge ansprechen, die wichtig sind.

Teil 2 von 3: Bringen Sie den richtigen Inhalt in Ihren Bericht

1. Schreiben Sie eine Management-Zusammenfassung. Der Veranstaltungsbericht muss eine Management Summary enthalten, die eine verkürzte Version des vollständigen, detaillierten Berichts ist. Denken Sie daran, dass die Executive Summary wie eine Einführung ist.

Sie können zwei Berichte erstellen – eine Zusammenfassung für Personen, die an den Ergebnissen der Veranstaltung interessiert sind, und einen detaillierteren, vollständigen Bericht für Personen, die tatsächlich zu der Veranstaltung beigetragen oder sie gesponsert haben.
In der Executive Summary sollten Sie sich auf die wichtigsten Ziele und Ergebnisse konzentrieren. Die Executive Summary sollte kurz sein – nur ein oder zwei Seiten. Es sollte die wichtigsten Punkte der Veranstaltung zusammenfassen und eine kurze Interpretation der Daten enthalten.

2. Verwenden Sie visuelle Elemente in Ihrem Ereignisbericht. Es ist oft effektiver, ein Diagramm zu verwenden, um Statistiken anzuzeigen, als Ihren Lesern eine Reihe von Zahlen zu geben.

Wenn es bei der Veranstaltung um ein neues Produkt ging, können Sie ein Bild davon zeigen. Fotos von der eigentlichen Veranstaltung helfen, den Bericht zu veranschaulichen. Versuchen Sie, Fotos von den Sponsoren der Veranstaltung zu machen, die Sie für Ihre Berichterstattung verwenden können. Dies ist eine weitere Aufgabe, die nicht bis nach der Veranstaltung warten kann.

Muster, Reproduktionen und andere Muster vor Ort sind gut zu verwenden. Geben Sie die Anzahl der Personen an, die Sponsorgutscheine usw. erhalten haben. Dokumentieren Sie die durch die Veranstaltung generierte Werbung vor Ort und außerhalb, in den Medien, bei der Zielgruppe und für die Sponsoren.

Bildtitel Become a Congressperson Step 17

3. Dokumentieren Sie alle Werbe- und Medienberichterstattung. Sie möchten feststellen, wie stark die Veranstaltung im Verhältnis zu ihren Zielen in den Medien beworben wurde.

Neben Auflage und Reichweite sollten Sie sich auf Printanzeigen und Artikel mit Sponsorennamen und Werbung konzentrieren.

Dokumentieren Sie Fernsehwerbung, kostenlose Werbung, Reichweite, Werbekosten und Berichterstattung.

Vergessen Sie nicht, Radioberichterstattung, Medienwerbung, Werbekosten, Werbeaktionen, Auditberichte usw. zu dokumentieren.

Bild mit dem Titel Schreiben Sie eine Rede, in der Sie sich selbst vorstellen Schritt 10

4. Geben Sie eine Erklärung zu den Zielen der Veranstaltung ab. Es ist sehr wichtig, die Veranstaltungsziele mit den Ergebnissen zu verknüpfen. Denken Sie also daran, was die ursprüngliche Mission der Veranstaltung war und welche Ziele gesetzt wurden.

Sie können das Programm der Veranstaltung hinzufügen. Sie können auch diskutieren, wer die Hauptteilnehmer der Veranstaltung waren. Halten Sie diese Teile jedoch kurz.

Stellen Sie sicher, dass Sie die meiste Zeit damit verbringen, die wichtigsten Ergebnisse der Veranstaltung aufzuzeichnen und zu diskutieren und sie mit den gewünschten Ergebnissen zu vergleichen. Seien Sie realistisch und versuchen Sie nicht, die Dinge besser aussehen zu lassen, als sie sind.

Bewerben Sie sich um einen Unternehmerzuschuss Schritt 10

5. Finanzinformationen zum Ereignisbericht hinzufügen. Es ist wichtig, ein detailliertes Bild des Veranstaltungsbudgets zu machen und was tatsächlich ausgegeben (oder möglicherweise erhalten) wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Vergleich der budgetierten Ausgaben mit den tatsächlichen Ausgaben hinzufügen, um die Dinge hervorzuheben, die gut funktioniert haben und was verbessert werden könnte.

Sie müssen alle Kosten angeben, einschließlich Marketing- und Werbeaktivitäten, Personalkosten und Sponsoringkosten. Es ist eine gute Idee, ein detailliertes Budget hinzuzufügen. Finanzmanager und Führungskräfte wollen Beweise für die Schlussfolgerungen sehen.

Füge eine Berechnung des hinzu gewinnen sowie Kosten, Sponsoring und Belege. Stellen Sie sicher, dass Sie den erzielten Gewinn mit dem budgetierten Gewinn vergleichen. Verglichen mit was? Das ist eine gute Frage.

Bewerben Sie sich um einen Unternehmerzuschuss Schritt 7

6. Für Leser relevante Statistiken hinzufügen. Sie sollten keinen Bericht erstellen, der nur Wohlfühlinformationen enthält. Die Anzahl der Teilnehmer ist eine Zahl, die Sie erwähnen müssen. Es ist eine gute Idee, messbare Daten bereitzustellen.

Andere relevante Statistiken und Daten können die Anzahl der Verkaufskontakte und die Anzahl der Besucher an einem bestimmten Stand umfassen. Die Erwähnung von Daten macht den Bericht glaubwürdiger. Angaben zu den Teilnehmern/Besuchern machen. Demografische Merkmale, Besucherzahlen und Rechercheergebnisse der Besucher (z.B. Kaufverhalten) angeben.

Bericht über die Anzahl der Personen, die auf die Aktionen der Sponsoren reagiert haben, und über gemeinnützige Spenden. Dokumentieren Sie die wirtschaftlichen Auswirkungen und die Mitarbeiterbeteiligung.

Bildtitel Erfolg im Network Marketing Schritt 16

7. Stellen Sie ein qualitatives Element bereit, das die Daten kontextualisiert. Ihr Bericht sollte Statistiken enthalten, aber Sie benötigen auch Aussagen der Teilnehmer, um kontextbezogenes Feedback zu geben.

Sammeln Sie Zitate und Feedback von den Veranstaltungsteilnehmern und Teammitgliedern, damit die Beurteilung des Erfolgs und der Mängel der Veranstaltung nicht allein vom Autor des Berichts kommt. Dann ist es glaubwürdiger.

Überlegen Sie auch, ob Sie externe Forschung hinzufügen möchten. Der Werbung in den Medien einen Wert zu verleihen, kann ein Dritter untersuchen.

Bewerten Sie den Standort und die Einrichtung. Sie sollten einige Zeit damit verbringen, die Effektivität des Veranstaltungsortes und der Einrichtung aus der Perspektive anderer zu beurteilen. Besprechen Sie, wie der Raum von der Konferenz, Veranstaltung usw. genutzt wurde.

Teil3 von 3: Abschluss Ihres Veranstaltungsberichts

Bildtitel Bereite dich auf das College vor, wenn du

1.Füllen Sie den Bericht rechtzeitig aus. Versuchen Sie, den Bericht möglichst bald nach der Veranstaltung zu schreiben und zu veröffentlichen. Planen Sie es in Ihrem Kalender ein, damit es passiert. Einige Leute schlagen vor, einen Veranstaltungsbericht innerhalb von 30 Tagen zu veröffentlichen, andere sagen, dass Sie dies innerhalb weniger Tage tun können.

Was auch immer die Frist ist, stellen Sie sicher, dass Sie sie einhalten. Vielleicht schreiben Sie den Veranstaltungsbericht für eine Agentur, die von einem bestimmten Kunden beauftragt wurde. Achtet auf alle Anfragen.
Unterm Strich erwartet Ihre Zielgruppe einen gründlichen und pünktlichen Bericht. Also nimm dir die Zeit es richtig und richtig zu machen, aber warte nicht so lange, dass es obsolet wird.

2.Lesen Sie Ihren Veranstaltungsbericht. Stellen Sie sicher, dass Ihr Veranstaltungsbericht die richtige Grammatik hat und vermeiden Sie Rechtschreibung, Zeichensetzung und andere Druckfehler.

Achte darauf, dass deine Antworten Tiefe haben. Eine gute Faustregel ist die Schreibregel „Zeigen, nicht erzählen.’ Dies bedeutet, konkrete Beispiele bereitzustellen, um allgemeine Punkte des Berichts zu untermauern.

Vergiss deine Zielgruppe nicht und achte darauf, dass dein Schreibstil formell und professionell ist. Ein Ereignisbericht ist kein beiläufiges Dokument; Es ist ein wesentliches Dokument, um festzustellen, ob sich die Veranstaltung gelohnt hat, daher muss es maßgebend sein.

Tipps

Mach mehr Fotos, als du denkst, dass du brauchst. Du wirst später mit den Optionen zufrieden sein.
Wenn Sie ein Angebot von einem der Führungskräfte und Planer haben möchten, gehen Sie nicht zuerst zu ihm. Sie bleiben am längsten, fragen Sie also zuerst das Publikum; die gehen am schnellsten nach hause. Belästigen Sie keinen Redner oder Vorgesetzten, wenn er/sie mit etwas anderem beschäftigt ist; Sie stehen später für Fragen zur Verfügung.
Beginnen Sie beim Sammeln von Zitaten das Gespräch und stellen Sie natürlich weiterhin Fragen, bis Sie die Person gefunden haben, mit der Sie sprechen möchten.
Sammeln Sie mehr Zitate, als Sie denken, dass Sie brauchen. Du wirst später mit den Optionen zufrieden sein.
Gute Fotos zeigen die Aktion der Veranstaltung oder die Reaktion der Leute auf die Veranstaltung.
Versuchen Sie, Bilder der gesamten Veranstaltung, einschließlich des Publikums und des Redners, auf einem Foto zu machen, damit Sie dem Leser zeigen, wie groß es war.