Kostenlose Schritt für Schritt Anweisungen 
Denken Sie an drei Dinge, die Sie als Ergebnis des Ereignisses erreichen möchten. Dies können finanzielle Ziele, soziale Ziele und persönliche Ziele sein. Du hast die Kontrolle. 
Halten Sie Ihre Teammitglieder über Ihre Pläne auf dem Laufenden. Wenn andere das Ziel kennen, können sie dir besser helfen und sind motivierter, mit dir an deinem Ziel zu arbeiten. Wenn Sie keine Freiwilligen rekrutieren können, stellen Sie Leute ein. Der Ort, an dem Sie Ihre Veranstaltung organisieren, kann Ihnen wahrscheinlich dabei helfen. 
Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Kosten niedrig zu halten. Zum Beispiel einen günstigeren Standort, oder kümmern Sie sich selbst um die Dekoration. Ein einfaches, gut organisiertes Meeting hinterlässt mehr Eindruck als eine grandios organisierte Party, die sich als Flop entpuppt. 
Schnappen Sie sich den Kalender und überlegen Sie, wer Ihr Publikum ist. Sprechen Sie Mütter und Väter an, die zu Hause bleiben?? Dann ist ein Wochentagmorgen eine gute Wahl. Zielen Sie auf Studenten ab?? Dann wähle einen Ort, der mit Bahn oder Fahrrad gut erreichbar ist. Einige Standorte müssen weit im Voraus gebucht werden. Sobald Sie wissen, wo Sie Ihre Veranstaltung abhalten möchten, kontaktieren Sie diesen Ort und fragen Sie, ob er an dem gewünschten Datum verfügbar ist. Vereinbaren Sie dies so schnell wie möglich; beliebte Orte sind volle Monate im Voraus. 
Es ist wichtig, mit dem Team die gesamte Liste durchzugehen und zu sehen, was Ihnen noch fehlt. Auf welche praktischen Probleme können Sie stoßen und wie können Sie diese im Voraus lösen? 
Denken Sie über andere Möglichkeiten nach, um Ihre Veranstaltung zu bewerben. Email? Flyer? sozialen Medien? Überlegen Sie, wie Sie die Leute dazu bringen können, zu Ihrer Veranstaltung zu kommen, und wie Sie sie während der Veranstaltung dort halten können. 
Erstelle eine Zeitleiste für jede Aktivität. Wann beginnt und endet die Aktivität, wer wird für welchen Moment benötigt, welche Attribute benötigen Sie und wann für welche Aktivität. Auf diese Weise wächst aus Ihrer Übersicht der Aktivitäten nach und nach ein vollständiges Skript. 
Gehen Sie mit Ihrem Team und Ihren Freiwilligen die Planung im Detail durch. Ist alles richtig? Wo gibt es noch Engpässe in der Planung und wie löst man diese gemeinsam? Stellen Sie sicher, dass es keine Probleme innerhalb des Teams gibt. Ihr müsst nicht alle die besten Freunde des anderen sein, aber achtet darauf, dass die Leute gut zusammenarbeiten können. 
Es ist wichtig, dass sich die Besucher der Veranstaltung willkommen fühlen. Haben Sie ein Empfangskomitee von ein oder zwei Personen, die alle am Eingang begrüßen und Fragen von Besuchern beantworten können. 
Welche Social Media gut zu nutzen sind, hängt davon ab, wer Ihre Zielgruppe ist. Snapchat und Weibo für junge Leute, Instagram für ältere junge Leute, Twitter für Leute in den Dreißigern und Vierzigern, LinkedIn für (meist höher gebildete) Arbeiter. 
Bewahren Sie alle Quittungen und Rechnungen auf. Du wirst sie alle brauchen. Je klarer Sie dies von Anfang an im Blick behalten, desto einfacher ist es später, bestimmte Rechnungen zu finden und die Buchhaltung zu erledigen. 
Überlegen Sie, wer Ihre Zielgruppe ist und wählen Sie die passenden Medien aus. Oben haben wir bereits über verschiedene soziale Medien gesprochen. Gleiches gilt für Papiermedien: Finden Sie heraus, welche Zeitungen oder Zeitschriften Ihre Zielgruppe liest und inserieren Sie darin. 
Nimm dir dafür Zeit. Hör nicht auf, über Dinge nachzudenken, bis dir mindestens fünf Dinge einfallen, an die du vorher nicht gedacht hast. Stifte, Erste-Hilfe-Sets, Verlängerungskabel, Flipcharts, Garderobenständer usw. 
Speisen und Getränke rechtzeitig bestellen oder vor Ort zubereiten lassen (Kaffee nicht vergessen – sowie Milch, Zucker, Süßigkeiten, Löffel und Kekse). Wenn es während Ihrer Veranstaltung Essen für die Besucher gibt (Snacks oder eine Mahlzeit), achten Sie auf die Ernährungsbedürfnisse (z. B. vegetarisch, aber auch glutenfrei ist heutzutage beliebt). Prüfen Sie, ob genügend Tische, Stühle, Mikrofone, Beamer, Podien usw. vorhanden sind. Stellen Sie bei Bedarf zusätzliche Ausrüstung zur Verfügung. 
Angenommen, der Caterer ist zum vereinbarten Zeitpunkt nicht anwesend. Was machst du dann? Du gehst auf deinem Handy zu deiner superpraktischen Liste und rufst sie an. Oh, sie dachten, du holst dir die 100 Kilo Grillfleisch selbst ab? Ach, warum nicht. Du gibst Tim die Adresse, er springt ins Auto und arrangiert es. Eine Krise wurde verhindert. Und für das nächste Mal weißt du, dass du einen anderen Caterer vermitteln oder zumindest klarere Vereinbarungen treffen musst. 
Sprechen Sie mit Ihrem Standortkontakt. Sie kennen den Standort besser als jeder andere. Gibt es Dinge, die Sie beachten sollten?? Lautstärke der Musik oder eine vorgeschriebene Schließzeit zum Beispiel? 
Auch wenn keiner mehr Fragen hat, prüfst du, ob alle wissen, was zu tun ist. Sehen Sie, ob die Zusammenarbeit noch gut läuft, und korrigieren Sie sie, wenn dies nicht der Fall ist. 
Rufe VIP-Gäste an oder schreibe ihnen eine Nachricht, um sie daran zu erinnern, dass sie erwartet werden. Sie werden feststellen, dass einige es bereits vergessen hatten. 
Prüfen Sie, ob Sie genügend Freiwillige haben. Egal wie loyal dein Team ist, es kann immer jemand krank werden. Bei Bedarf Ersatz organisieren. 
Sie können dies für alle Besucher tun oder nur für die Hauptgäste und Ihre Freiwilligen. 
Wenn du wirklich super organisiert sein willst, kannst du ein Skript für alle Referenten und Freiwilligen erstellen. Darin geben Sie die Informationen ein, die für die Referenten oder die Freiwilligen relevant sind. Für die Freiwilligen kann dies zum Beispiel eine Übersicht sein, wann welche Ausrüstung wo gebraucht wird, oder ein Reinigungsprotokoll. 
Wenn Ihre Teammitglieder Gegenstände zu Hause haben, die sie mitnehmen müssen, erinnern Sie sie daran. Es wäre schade, wenn Sie erst während der Veranstaltung erfahren würden, dass die 12.000 Pappbecher für Kaffee stehen noch irgendwo auf dem Dachboden. 
Ein Banner am Eingang hilft den Besuchern zu verdeutlichen, wohin sie gehen sollen. Achte auch darauf, dass der Parkplatz gut markiert ist. Erstellen Sie eine Rezeption. Stellen Sie sicher, dass Referenten und Besuchern klar ist, wo sie berichten können. Oben haben wir bereits von einem Willkommenskomitee gesprochen; Stellen Sie sicher, dass eines oder mehrere Ihrer Teammitglieder bereit sind, Besucher willkommen zu heißen. Musik einschalten. Gerade wenn es am Anfang etwas leise ist, hilft Musik dabei, peinliche Stille zu vermeiden. 
Wenn Sie es noch besser machen möchten, engagieren Sie einen professionellen Fotografen. Du hast schon genug zu tun und egal wie gut dein iPhone oder Samsung ist, ein professioneller Fotograf schießt noch bessere Bilder. 
Sie können Ihren Besuchern auch einen Link zu einer Online-Umfrage geben, mit der sie Feedback geben können. Wenn Ihre Teilnehmer Ihnen mitteilen, was ihnen an der Veranstaltung gefallen hat und was nicht, können Sie beim nächsten Mal eine noch bessere Veranstaltung einrichten. 
Überprüfen Sie, ob Ihre Besucher nichts hinterlassen haben. Sollten Wertsachen zurückgelassen werden, teilen Sie dem Veranstaltungsort bitte mit, dass Sie diese mitnehmen, damit Sie die Gegenstände bei Meldung des Eigentümers zurückgeben können. Sollte während der Veranstaltung etwas beschädigt worden sein, informieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner vor Ort. Die werden es sowieso erfahren, und dann sei besser gleich offen damit. Den Müll so gut wie möglich aufräumen. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass sich alle Abfälle in Mülleimern oder Abfallsäcken befinden. Der Standort kann den Abfall dann entsorgen. 
Vielen Dank an alle Teammitglieder, insbesondere Sponsoren und freiwillige Helfer. Ohne sie wäre es nicht möglich gewesen. Vervollständigen Sie die Buchhaltung. Mach das so schnell wie möglich. Je früher du damit fertig bist, desto besser. Organisieren Sie eine Dankesparty für Ihre Freiwilligen und Sponsoren. Sie möchten, dass sie sich geschätzt fühlen und wissen, wie wichtig sie sind. Leihmaterial zurückgeben. Sagen Sie VIP-Gästen, wie sehr Sie ihre Teilnahme schätzen. Veröffentlichen Sie die besten Fotos auf der Event-Website. 
Wenn Sie Feedback erhalten, handeln Sie danach. Wenn Sie kein Feedback von den Teilnehmern erhalten, fragen Sie Ihre Teammitglieder, was sie von der Veranstaltung und der Zusammenarbeit halten. Bestimmen Sie, was Sie selbst tun können, was Ihre Teammitglieder tun können und wofür Sie Hilfe von anderen benötigen. Ob Sie andere einstellen können, hängt davon ab, wie sehr Sie ihre Hilfe benötigen und wie hoch Ihr Budget ist. Lächeln. Glückliches Schauen wirkt Wunder. Sie fühlen sich besser und Ihre Teammitglieder gehen die Extrameile. Machen Sie Personen in Ihrem Team für Folgendes verantwortlich: Sponsoren Besucher VIP-Gäste und Referenten Logodesign, Slogan, Website Preise, Urkunden, Besuchertaschen, Abschiedsgeschenke Transport, Verpflegung, Lage Presse und Werbung Wenn andere ihre Hilfe anbieten (Hände, Sachen oder Geld), antworte sofort und bedanke dich aufrichtig. Was Sie bei der Standortwahl und Preisverhandlungen beachten sollten: Kapazität Speisen- und Getränkeangebot Zeiten (wenn die Veranstaltung beginnen kann, gibt es eine feste Endzeit, Sie können die Dinge am Vortag einrichten) Licht (besonders wichtig, wenn Ihre Veranstaltung nachts stattfindet) Welche Ausrüstung ist vorhanden (Mikrofone, Projektionswände, Verstärker usw.) Möbel (Tische, Stühle, Tischdecken) Ist Musik erlaubt Barrierefreiheit Verfügbarkeit zusätzlicher Räume für die Organisation, Umkleidekabinen etc Gesamtkosten Planung ist notwendig. Sie besprechen die Planung und legen diese mit Ihrem Team fest. bleibe dabei. Lassen Sie während der Veranstaltung die Teammitglieder für Folgendes verantwortlich sein: Gesamtkoordination Empfang der Referenten Essen und Trinken Bühnenaktivitäten Vorsitzender des Tages / Präsentation Ausrüstung (Ton, Licht, Computer usw.) Fotografie Empfang der Besucher Parken Sicherheit Beachten Sie beim Festlegen eines Datums: Sind Ihre wichtigsten Gäste an diesem Datum verfügbar Welcher Tag passt gut zu Ihrer Zielgruppe Wenn es ein Problem gibt, geben Sie nicht anderen die Schuld - lösen Sie es. Wenn Sie eine wirklich große Veranstaltung organisieren, stellen Sie sicher, dass Sicherheit und Ersthelfer anwesend sind.
Organisiere eine veranstaltung
Eine Veranstaltung zu organisieren ist eine riesige Aufgabe. Es gibt viel zu sehen. Du kannst viel Stress vermeiden, wenn du gut planst. Eine gute Vorbereitung beginnt Monate im Voraus. Woran muss man denken, damit man am großen Tag die Ruhe selbst ist? Nachfolgend finden Sie nützliche Tipps, mit denen Sie alles bis ins Detail arrangieren können.
Schritte
Teil 1 von 4: Beginnen Sie mit der Planung Monate im Voraus
1. Bestimmen Sie den Zweck der Veranstaltung. Wenn Sie wissen, was das Ziel ist, haben Sie ein gutes Händchen für die Gestaltung Ihrer Veranstaltung. Sie möchten Wissen zu einem bestimmten Thema vermitteln? Sie wollen Spender für einen guten Zweck gewinnen? Oder einfach eine große Party schmeißen? Versuchen Sie, das Ziel so konkret wie möglich zu formulieren: Was möchten Sie erreichen und warum?.
- Das Ziel ist deine Mission. Ihr Weg zum Erfolg. Wenn Sie genau wissen, was Sie wollen, ist es viel einfacher, es zu erreichen.
2. Geben Sie Ihr Ziel ein. Was genau willst du erreichen? Damit meinen wir nicht wie viele Personen Sie kommen möchten oder ob die Veranstaltung überhaupt stattfindet, sondern was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen möchten. Wenn Sie beispielsweise Spender für einen guten Zweck gewinnen möchten, sind Sie zufrieden, wenn Sie 5 neue Spender haben, oder 50 oder 500? Oder möchten Sie, dass die Leute von einer bestimmten Idee überzeugt werden? Oder dass die Leute noch Monate später die Videos deiner Party auf Facebook mögen?
3. Freiwillige anwerben. Die Organisation einer Veranstaltung geschieht nicht allein. Sie brauchen Teammitglieder mit unterschiedlichen Fähigkeiten. Personen, die Ihnen bei der Erstellung von Drehbuch und Budget helfen, Einladungen und Plakate erstellen, aber auch Personen, die am Tag selbst anwesend sind, zum Beispiel um die Gäste zu begrüßen und danach aufzuräumen. Ihr Team hilft Ihnen, die Arbeit zu erledigen. Wenn möglich, stellen Sie sicher, dass Sie Menschen um sich haben, die Sie kennen und denen Sie vertrauen.
4.Richten Sie ein Budget ein. Dein Budget sollte alle möglichen Ausgaben und Einnahmen beinhalten. Dazu zählen auch Sponsorengelder. Wenn Sie kein Budget festlegen, haben Sie am Ende einen Stapel Quittungen und ein leeres Bankkonto. Seien Sie vom ersten Moment an realistisch. Das verhindert böse Überraschungen.
5. Datum und Ort festlegen. Das ist das Wichtigste bei der Organisation Ihres Events. Neben deinem Thema sind Datum und Ort ausschlaggebend für die Entscheidung der Leute, ob sie kommen wollen oder nicht. Sie möchten einen Termin wählen, an dem viele Menschen hingehen können, und einen Ort, der für Ihre Zielgruppe gut erreichbar und attraktiv ist. Denken Sie auch daran, dass der Standort für Sie erschwinglich sein muss.
6. Denken Sie an Logistik. Die Logistik von allem. Wie viel Parkplatz benötigen Sie und wie viel ist verfügbar? Ist der Standort für Behinderte zugänglich?? Wie viele nutzbare Flächen hat der Standort? Welche Ausrüstung brauchst du? Welche Extras benötigen Sie (Wasser für die Lautsprecher, Namensschilder, Ordner usw.) und für welche müssen Sie extra bezahlen? Wie viele Leute braucht man, damit alles reibungslos läuft?
7. Denken Sie an Marketing. Denken Sie an ein Poster, auf dem Datum und Uhrzeit der Veranstaltung, der Ort, der Hauptgast oder die Hauptgäste, der Name der Veranstaltung und das Thema der Veranstaltung angegeben sind. Sie müssen zu diesem Zeitpunkt noch kein endgültiges Poster entwerfen, aber es ist gut, im Voraus ein Konzept zu erstellen, um zu sehen, wie cool es wird, und es als Grundlage für andere Werbematerialien zu verwenden.
8. Organisiere dich. Kannst du den Wald vor lauter Bäumen noch sehen? Atmen Sie tief ein und öffnen Sie Excel. Machen Sie eine erste Planung der Aktivitäten während Ihrer Veranstaltung. Welche Aktivitäten werden Sie organisieren und wie passen sie alle in diesen einen Tag?. Erstellen Sie verschiedene Registerkarten, um Ihre Gedanken zu organisieren. Je voller das Excel wird, desto klarer wird es in Ihrem Kopf.
Teil 2 von 4: Organisieren Sie die Veranstaltung zwei Wochen im Voraus
1. Stellen Sie sicher, dass alles arrangiert ist. Mindestens zwei Wochen im Voraus müssen Datum, Ort, Hauptgast, Freiwillige während der Veranstaltung und der Name der Veranstaltung bestätigt werden. Stellen Sie sicher, dass all diese wichtigen Dinge schwarz auf weiß bestätigt werden.
2. Stelle dein Team zusammen. Besprechen Sie das endgültige Budget und den Tagesablauf mit Ihrem Team. Wenn es Fragen zum Budget oder zur Planung gibt, ist es jetzt an der Zeit, sie herauszubringen. Weiß jeder, was von ihm oder ihr erwartet wird??
3. Delegieren Sie die Arbeit an mehrere Personen und lassen Sie sie von jemandem mit Erfahrung koordinieren. Wenn es sich um eine sehr große Veranstaltung handelt, benötigen Sie mehrere Koordinatoren, wobei eine Person den Gesamtüberblick behält.
4. Stellen Sie sicher, dass die Informationen zu Ihrer Veranstaltung im Internet aktuell sind. Du bist mit deiner Veranstaltung wahrscheinlich auf Facebook und Instagram, aber es gibt andere Websites, auf denen du deine Veranstaltung ankündigen kannst. Zum Beispiel Meetup und Nearify. Wenn Sie Tickets online verkaufen möchten, gibt es mehrere Websites, über die Sie dies arrangieren können, z. B. GO-Tickets.
5. Sponsoren sammeln. Eine Veranstaltung zu organisieren kostet viel Geld. Du willst nicht alles selbst bezahlen. Wenn Sie Eintritt verlangen, können Sie einen Teil Ihrer Ausgaben zurückbekommen, aber auch Sponsoren können sich finanziell (oder einen Stein) beteiligen. Sie können beispielsweise gegen einen finanziellen Beitrag die Namen der Sponsoren auf dem Poster oder Ihrer Website erwähnen, aber auch Sponsoren die Möglichkeit geben, während der Veranstaltung ihr eigenes Werbematerial verteilen zu lassen.
6. Bewerben Sie Ihre Veranstaltung. Wir haben das Poster schon erwähnt. Darüber hinaus können Sie an Flyer, Anzeigen in lokalen Zeitungen, Pressemitteilungen usw. denken. Stellen Sie sicher, dass die Leute wissen, welche großartige Veranstaltung Sie organisieren. Sie möchten die praktischen Informationen, die die Menschen benötigen, vollständig sein. Bieten Sie genügend Einblick in den Inhalt Ihrer Veranstaltung, um die Leute neugierig zu machen.
7. Sammeln Sie die Vorräte für Ihre Veranstaltung. Je nach Veranstaltung sind dies Preise, die Sie verschenken möchten, Stifte und Notizblöcke, Geschenke, die Sie als Dankeschön an Referenten und Freiwillige vergeben, und so weiter. Vergessen Sie nicht die offensichtlichen Dinge wie Tische und Stühle, Tischdecken, Tonanlagen und Wegweiser.
8. Seien Sie auf alles vorbereitet. Stellen Sie sicher, dass Fotos und Videos aufgenommen werden. Sorgen Sie für Transportmöglichkeiten für die Lautsprecher. Stellen Sie sicher, dass es Essen für die Reinigungsmannschaft gibt. Kreuzen Sie an, was Sie bereits arrangiert haben, damit Sie wissen, was Sie noch arrangieren müssen.
9. Erstellen Sie eine Liste mit Kontaktdaten. Sammeln Sie die Telefonnummern, Adressen und E-Mail-Adressen Ihrer Teammitglieder. Erstellen Sie auch eine Liste mit Kontaktdaten von Referenten und anderen Gästen sowie von allen Lieferanten. Wenn jemand nicht erscheint oder sich verspätet, erspart Ihnen diese Liste viel Suchen nach der richtigen Telefonnummer.
10. Gehe mit deinen Teammitgliedern zum Standort. Vergewissere dich, wo sich die Parkplätze, die Toiletten, Umkleidekabinen, Ein- und Notausgänge befinden. Sehen Sie auch, welche Geschäfte in der Nähe sind und wo Sie bei Bedarf in letzter Minute extra Baguette bekommen können. Vergewissere dich, dass du den Standort und die unmittelbare Umgebung wie deine Westentasche kennst.
Teil 3 von 4: Das i einen Tag im Voraus punktieren
1. Bleib ruhig. Du kannst es schaffen. Es ist unglaublich wichtig, ruhig zu bleiben und nicht zu hüpfen. Sie haben Monate der Vorbereitung hinter sich; alles ist geklärt. Es wird alles gut. Je ruhiger Sie sind, desto ruhiger ist Ihr Team und desto reibungsloser verläuft die Veranstaltung.
- Wirklich, du kannst es schaffen. Du hast alles arrangiert. Sie haben alle möglichen Probleme erfasst, und wenn etwas schief geht, wissen Sie, was zu tun ist.
2. Machen Sie einen letzten Check mit Ihrem Team. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Teammitglieder wissen, wie sie zum Standort gelangen, welchen Eingang sie nehmen und wann sie dort sein müssen. Sie möchten keine Anrufe von verlorenen Teammitgliedern fünf Minuten vor dem Start erhalten.
3. Überprüfen Sie alle Einladungen und Antworten darauf. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gästeliste vollständig ist; Verarbeiten der letzten Logins und Logouts. Bitte beachte, dass nicht jeder, der sich anmeldet, auch tatsächlich teilnehmen wird. Je nach Art der Veranstaltung kann es nur sein, dass 30% der Angemeldeten noch absagen.
4. Gehe zum Standort und überprüfe, ob alles in Ordnung ist. Sind die Räume sauber und verfügbar?? Sind alle Geräte angeschlossen und funktionieren?
5. Bereiten Sie die Besuchertaschen vor. Wenn Sie bei der Ankunft jedem eine Tasche geben möchten, stellen Sie sicher, dass Sie diese im Voraus gefüllt haben. Zum Beispiel mit einer Flasche Wasser, einem Notizblock, einem Stift, einem Flyer und Informationen, die die Besucher brauchen, wie zum Beispiel den Zeitplan der verschiedenen Aktivitäten. Du kannst auch ein kleines Andenken in die Tüten legen. Das zeigt, dass es sich um eine gut durchdachte und organisierte Veranstaltung handelt. Mit einem solchen Geschenk fühlen sich Besucher geschätzt.
6. Drucken Sie das Skript. Das Skript auf Ihrem Telefon ist nützlich, aber ein Papierskript hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, insbesondere wenn es viele Seiten gibt. Das Skript enthält alle notwendigen Informationen. Von Minute zu Minute wird aufgezeichnet, wie Ihre Veranstaltung läuft.
7. Machen Sie eine Checkliste mit Dingen, die Sie zum Veranstaltungsort mitbringen müssen. Die Checkliste beinhaltet mindestens Ihr Telefon, die Liste der Kontaktdaten und das Szenario. Machen Sie eine Checkliste, überprüfen Sie die Liste, überprüfen Sie die Liste noch einmal und bringen Sie alles mit, was Sie brauchen.
Teil4 von 4: Für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung am Tag
1. Sei pünktlich da. Überprüfen Sie, ob alle anwesend sind und alle Geräte funktionieren. Hat jemand noch Fragen? Wenn Sie Zeit haben, gehen Sie zum Kaffee und unterhalten Sie sich aufmunternd. Ihr Team kann es schaffen. du kannst es schaffen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder erkennbar sind, zum Beispiel durch ein farbiges Abzeichen. Besucher wissen dann, an wen sie sich bei Fragen wenden können.
2. Mach das Outfit fertig. Drinnen und draußen. Willst du Luftballons auf dem Briefkasten? Laternen in der Toilette? Poster an den Türen und in den Gängen? Wenn Sie mehrere Räume haben, achten Sie auf eine gute Beschilderung.
3. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, was passiert. Wenn ein Redner zu spät kommt, stellen Sie sicher, dass der Verantwortliche für diese Aktivität etwas arrangiert, damit sich die Besucher nicht verloren fühlen. Wenn eine Pause länger dauert als geplant, vergewissern Sie sich, dass Ihr Team weiß, dass das Programm angepasst werden muss. Es passieren immer Dinge, die Sie dazu bringen, von Ihrem Zeitplan abzuweichen. Stellen Sie sicher, dass Sie dies mit Ihrem Team kommunizieren, damit jeder weiß, dass die Dinge anders werden und wie das gelöst wird.
4. Fotos machen. Natürlich möchtest du auch etwas haben, mit dem du dich an diesen tollen Tag erinnern kannst. Außerdem lassen sich die meisten Leute gerne fotografieren. Machen Sie auch schöne Fotos von Sponsorenbannern, dem Eingang und Übersichtsfotos mit Personengruppen. Wer weiß, Sie können diese Fotos als Werbematerial für Ihre nächste Veranstaltung verwenden.
5. Machen Sie Ihren Besuchern ein Abschiedsgeschenk. Wenn Ihre Teilnehmer nach einer erfolgreichen Veranstaltung nach Hause gehen, geben Sie ihnen ein Andenken, wenn Sie dies nicht bereits bei der Ankunft getan haben. Ein Flyer, der eine nächste Veranstaltung ankündigt, ist auch gut zum Verteilen.
6. sauber. Auch wenn der Standort für die Reinigung zuständig ist, sorgen Sie dafür, dass Sie ihn ordentlich hinterlassen. Entferne auch alle Poster, Luftballons und andere Dekorationen. Teilen Sie die Arbeit unter Ihren Teammitgliedern auf; Viele Hände machen leichte Arbeit.
7. Erledige alle Dinge, die nach der Veranstaltung erledigt werden müssen. Je nach Art der Veranstaltung kann das gar nichts sein oder eine lange Liste von Dankeschöns zu verteilen und Quittungen zu bearbeiten. Hier sind ein paar Ideen für den Anfang:
8. Sammeln Sie Feedback von Besuchern, Freiwilligen und Referenten. Was fanden sie gut, was weniger gut? Was kann beim nächsten Mal noch besser sein? Was hättest du anders gemacht? Was hat gut funktioniert und was nicht? Würdest du wieder so ein Event organisieren? Was hast du gelernt?
Tipps
- Die unterschiedlichen Tätigkeiten bei der Organisation einer Veranstaltung entsprechen den unterschiedlichen Funktionen in einem Unternehmen. Die Buchhaltung ist die Finanzabteilung, die Werbung ist die Marketingabteilung, das Verfassen von Pressemitteilungen und die Kontaktaufnahme mit lokalen Medien ist die PR-Abteilung und so weiter.
- Dokumente und Ausrüstung, die Sie vorbereiten müssen:
- Budget
- Zeitplan (Planung jeder Aktivität während der Veranstaltung)
- Einladungen
- Liste der Eingeladenen
- Skript
- Rede
- Sprecherliste
- Übersicht der Kontaktdaten
- Checkliste, was Sie mitbringen sollten
- Checkliste mit Aktivitäten
- Pressemitteilung
Warnungen
- Keine Panik. Du hast alles gut organisiert und vorbereitet. Ist etwas falsch? Bleib cool und löse es.
- Während der Veranstaltung können die Dinge unübersichtlich werden und es können Spannungen zwischen Ihren Teammitgliedern entstehen. Bleiben Sie ruhig, behalten Sie den Überblick und sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder rechtzeitig Pausen machen.
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