Kostenlose Schritt für Schritt Anweisungen 
Kommen Sie lieber nicht auf Behauptungen wie, "Ich denke, wir wären alle viel glücklicher, wenn wir am Freitag Freizeitkleidung tragen könnten." Es wäre besser, Studien zu einer möglichen höheren Arbeitsmoral im Büro zu recherchieren, wenn den Mitarbeitern mehr Autonomie bei der Kleidungswahl eingeräumt wird, und dies in Ihrem Memo zu erwähnen. 
Versuchen Sie beispielsweise Folgendes: "Nach unseren Erkenntnissen,..." oder "Untersuchungen der EPA zeigen, dass...". 
Wählen Sie auch eine einfache Schriftart wie Times New Roman. Jetzt ist nicht die Zeit, mit "lustigen" Schriftarten wie Comic Sans herumzuspielen (wird sich darüber lustig machen, wenn Sie sich für diese entscheiden)!). 
Absätze müssen normalerweise nicht eingerückt werden. 
Als Vorschlag einer Idee oder Lösung. Wenn Sie beispielsweise glauben, eine Lösung für die Probleme bei der Überstundenplanung zu haben, können Sie diese Ideen in ein Memo schreiben und an Ihre Vorgesetzten senden. Aufgaben aufteilen. Das Versenden eines Memos kann beispielsweise eine effiziente Methode sein, um Verantwortlichkeiten für eine bevorstehende Konferenz zuzuweisen, die von Ihrer Abteilung veranstaltet wird. als Bericht. Sie können auch ein Memo senden, um Ihre Kollegen über eine kürzlich durchgeführte Veranstaltung zu informieren, ein Update zu einem Projekt bereitzustellen, als Fortschrittsbericht oder als Bericht über die Ergebnisse einer Untersuchung. 
Sie sollten prägnant, klar und für vielbeschäftigte Personen leicht lesbar sein. Daher ist es wichtig, dass wichtige Informationen nicht übersehen werden. Wenn Sie das Memo fokussiert halten, wird Ihre Nachricht gut aufgenommen und verstanden. 
Sie schreiben zum Beispiel eine andere Art von Memo, wenn Sie Kollegen über die Pläne für eine Überraschungsparty für die Leute im Büro an Sommergeburtstagen informieren möchten, als die Ihres Vorgesetzten über die Ergebnisse Ihrer monatelangen Recherche. 
ON: Die Namen und Titel aller Personen, die Ihr Memo erhalten. AUS: Geben Sie Ihren vollständigen Namen und Titel an. DATUM: Bitte vollständiges und korrektes Datum angeben - Jahr nicht vergessen. THEMA: Geben Sie eine kurze, aber genaue Beschreibung dessen, worum es in dem Memo geht. Beachten Sie, dass es auch üblich ist, den Betreff mit anzugeben "m.B.T.:" (eine Abkürzung von in Bezug auf) oder "Hinsichtlich:". 
Es ist eine schlechte Geschäftspraxis, Ihr Memo an alle im Unternehmen zu senden, wenn es nur wenige Personen betrifft oder betrifft. Die Leute werden schnell von der Menge an Memos überwältigt und können beginnen, sie zu ignorieren oder nicht sorgfältig zu lesen. 
Denken Sie daran, wenn Sie die Informationen für alle auf der Empfängerliste ausfüllen: Geben Sie die vollständigen Namen und Geschäftsbezeichnungen der Beteiligten an. 
Haben sie beispielsweise einen Doktortitel?? Wenn ja, ist es im Allgemeinen eine gute Idee, sie als Dr . zu bezeichnen. wie ist ihr titel? Sind sie zum Beispiel Vizepräsident oder Dekan?? Wenn ja, sollten Sie sie in Ihrem Memo als solche ansprechen. 
Zum Beispiel: "Neukunde" ist ziemlich vage, und wenn jemand in seinen eigenen Dateien von vor ein paar Wochen oder Tagen sucht, wird es ihm schwer fallen, dein Memo zu finden. Etwas wäre besser, "Fortschrittsbericht zur Forschung zur Erweiterung des Kundenstamms". 
Dies soll eine schnelle und effiziente Möglichkeit sein, wichtige Informationen zu übermitteln, und es sollte Ihrem Publikum klar sein, wer das Memo erhält und wer nicht. 
Zum Beispiel, "Ich schreibe das, weil...". Die Einleitung sollte einen kurzen Überblick darüber geben, was die Empfänger von dem Memo erwarten können. 
Halten Sie es prägnant – ein paar Sätze oder ein kurzer Absatz reichen aus. 
Sie können beispielsweise die Kerninformationen nach der Bedeutung des Textes gliedern oder, wenn Sie ein Verfahren erklären, die Kernteile Ihres Memos entsprechend den verschiedenen Phasen des Prozesses aufschlüsseln. 
Sie könnten beispielsweise alle der folgenden Absätze einbeziehen, wenn Sie über einen bevorstehenden Büroumzug schreiben: "Neuer Standort für unseren Hauptsitz," "Wichtige Richtlinien zur Büroverpackung", und "Zeitplan für den Abschluss des Büroumzugs." 
Die einzelnen Absätze oder Absätze Ihres Memos sollten sich auf nur eine Idee konzentrieren. 
Diese Standardseitenbegrenzung gilt für ein Dokument mit regelmäßigem Zeichenabstand und leeren Zeilen zwischen den Absätzen. 
Wenn die von Ihnen skizzierten Informationen jedoch kompliziert waren oder Sie ein Memo gesendet haben, das länger als üblich ist, kann es hilfreich sein, die wichtigsten Punkte kurz zusammenzufassen. 
Was ist der Zweck des Memos?? Möchten Sie, dass die Empfänger etwas tun?? Müssen sie an einem bestimmten Tag antworten?? Wenn ja, bitte deutlich angeben. Wenn keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind, schreiben Sie einen einfachen Schlusssatz, wie z "Ich würde das gerne weiter diskutieren" oder "Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Fragen oder Kommentare haben". 
Wenn es üblich ist, formell zu unterschreiben (zum Beispiel, "Mit freundlichen Grüßen Frau Smith"), mach das selbst. Auch wenn Sie die Unterschrift überspringen, können Sie Ihre Initialen am Ende des Dokuments einfügen. 
Sie müssen sich auch auf die Anhänge im Hauptteil des Memos beziehen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Mitarbeiter über einen bevorstehenden Büroumzug informieren, könnten Sie etwa Folgendes schreiben: "Wir wollen mit dem Umzug Ende dieses Quartals fertig sein. Einen detaillierteren Zeitplan finden Sie in der beigefügten Tabelle 1." 
Erwägen Sie, es nach dem ersten Korrekturlesen für eine Weile nicht zu senden, wenn es nicht dringend ist. Wenn Sie das Memo nach ein oder zwei Stunden überprüfen, werden Ihnen möglicherweise Fehler auffallen, die Sie zunächst übersehen haben. Wenn das Memo vertrauliche Informationen enthält, überprüfen Sie bitte die Unternehmensrichtlinien, um zu sehen, wer das Memo für Sie überprüfen und den Inhalt endgültig genehmigen kann.
Schreiben sie eine notiz
Ein Memorandum – allgemein bekannt als Memo – ist ein Dokument, das normalerweise für die interne Kommunikation zwischen Kollegen oder Mitarbeitern einer Abteilung verwendet wird. Dieses wikiHow führt dich durch den Prozess des Schreibens eines Geschäftsmemos.
Schritte
Teil1 von 3: Sprach- und Formatierungsoptionen festlegen
1. Vermeiden Sie zu informelle Sprache. Im Allgemeinen sollte Ihre Sprache schlicht und einfach sein, aber nicht zu korporativ. Verwenden Sie in Ihrem Memo keinen allzu banalen Konversationston.
- Vermeide es zum Beispiel, Dinge zu schreiben wie, "Hallo Leute! TGIF oder nicht? Egal, ich wollte nur eine wichtige geschäftliche Angelegenheit besprechen."
- Stattdessen ist es besser, direkt auf den Punkt zu kommen: "Dies ist der Fortschrittsbericht für Projekt Z".
2. Vermeiden Sie emotionale Sprache. Außerdem ist es am besten, einen neutralen Ton beizubehalten und emotional aufgeladene Sprache zu vermeiden. Geben Sie Ihr Bestes, um Ihre Behauptungen durch Fakten und Beweise zu untermauern.
3. Wegbeschreibung verwenden. Wenn Sie Beweise zitieren oder auf eine Quelle verweisen, achten Sie darauf, eine Sprache zu verwenden, die den Leser wissen lässt, was Sie tun.
4. Wählen Sie einen geeigneten Schriftstil und -größe. Ihr Memo sollte gut lesbar sein, vermeiden Sie daher am besten extrem kleine Schriftarten – 11 oder 12 Punkt sind Standard.
5. Verwenden Sie Standardränder für Ihr Memo. 1-Zoll-Ränder sind bei Geschäftsnotizen üblich, obwohl einige Textverarbeitungsprogramme vorformatierte Gutschriftsvorlagen mit etwas breiteren Rändern (z. B. 1,25 Zoll) haben.
6. Verwenden Sie einen Zeilenabstand für Ihr Dokument. Firmennotizen werden normalerweise nicht mit einem doppelten Abstand von 2 . erstellt. Um die Anzahl der Seiten gering zu halten, verwenden Sie am besten den einfachen Zeilenabstand, lassen Sie jedoch zwischen einzelnen Absätzen oder Absätzen Leerzeilen.
Teil 2 von 3: Vorbereitung auf das Schreiben einer Geschäftsnotiz
1. Fragt sich, ob das Memo gesendet werden soll. Wenn Sie mehrere Personen in Ihrem Team über eine wichtige geschäftliche Angelegenheit benachrichtigen müssen, ist das Senden eines Memos eine gute Idee. Sie können sogar ein Memo senden, wenn Sie nur mit einer Person kommunizieren, zum Beispiel, wenn Sie die Korrespondenz geschwärzt haben möchten.
- In manchen Fällen kann es jedoch einfacher sein, direkt mit der betreffenden Person zu sprechen.
- Einige Informationen können auch zu sensibel sein, um sie in ein Memo aufzunehmen.
2. Bestimmen Sie Ihr Ziel mit dem Memo. Je nach Verwendungszweck ändern sich Inhalt und Aufbau Ihres Memos. Die meisten Memos werden aus folgenden Gründen geschrieben:
3. Beschränken Sie das Thema. Möglicherweise arbeiten Sie an vielen Projekten gleichzeitig und sind versucht, ein Memo zu senden, um Ihre Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden über alles zu informieren, woran Sie gerade arbeiten. Denken Sie jedoch daran, dass sich Unternehmensnotizen auf ein Problem konzentrieren sollten.
4. Denken Sie an Ihr Publikum. Inhalt, Stil und Ton Ihres Memos hängen von der beabsichtigten Zielgruppe ab. Überlegen Sie also sorgfältig, wer Ihr Memo erhält.
Teil3 von 3: Erstellen Ihres Geschäftsmemos
1. Markiere dein Memo. Es gibt viele verschiedene Arten von Geschäftskorrespondenz. Das Standardverfahren für ein Memo besteht darin, das Dokument auch als solches zu betiteln.
- Zum Beispiel: Geben Sie `Memo` oder `Memorandum` oben auf der Seite ein.
- Es liegt an Ihnen, ob Sie den Titel linksbündig oder mittig platzieren möchten. Eine gute Faustregel ist, die erhaltenen Firmennotizen als Beispiel zu verwenden und die Formatierung zu kopieren.
2. Schreiben Sie die Überschrift Ihres Memos. Der erste Teil Ihres Memos sollte vier wichtige Informationen enthalten. In späteren Schritten finden Sie detailliertere Informationen zu jedem Teil.
3. Bereiten Sie Ihre Empfängerliste sorgfältig vor. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Personen einschließen, die informiert werden müssen. Beschränken Sie die Verteilung Ihres Memos auf diejenigen, die es wissen müssen.
4. Verwenden Sie die richtigen Namen und Titel für die Personen auf Ihrer Empfängerliste. Auch wenn Sie Ihren Chef nachweisen, ist es besser, die schriftliche Korrespondenz formeller zu halten. Vielleicht rufst du sie zum Beispiel an "Susanne" wenn du dich im Flur triffst, aber um deines Memos willen, sprich sie an als "Frau Willems" oder "DR. Willems".
5. Überprüfen Sie die richtigen Titel der Personen, an die Sie ein externes Memo senden. Wenn Sie ein Memo an jemanden außerhalb Ihres Büros senden, ist es auch wichtig, den richtigen Titel herauszufinden. Nehmen Sie sich die Zeit, ihr Profil zu recherchieren; ihre persönlichen Daten werden wahrscheinlich auf der Website ihres Unternehmens aufgeführt.
6. Verfassen Sie die Betreffzeile sorgfältig. Ihre Betreffzeile soll kurz, aber auch klar und nicht zu allgemein sein.
7. Überspringe die Anrede wenn nötig. Es liegt an Ihnen, ob Sie ein Memo mit einer Anrede beginnen möchten, wie z "Liebe Frau Winter" oder "Liebe Kolleginnen und Kollegen". Beachten Sie jedoch, dass diese Grüße in einer Geschäftsnotiz nicht erwartet werden.
8. Verfassen Sie den ersten einleitenden Abschnitt des Memos. Beschreiben Sie klar Ihren Zweck für das Schreiben und Senden des Memos.
9. Halte die Einführung kurz. Sie müssen nicht alle Details und/oder Beweise im ersten Absatz Ihres Memos angeben.
10. Entscheiden Sie sich für die Organisation des Kerns Ihres Memos. Nach der Einführung enthält ein Geschäftsmemo normalerweise zwei bis vier zusätzliche Absätze, bevor es geschlossen wird. Inhalt und Organisation variieren je nach Thema.
11. Entscheiden Sie, ob Zwischenüberschriften und Titel eingefügt werden sollen. Ihre Geschäftsnotiz sollte klare Absätze haben. Es ist üblich, dass Firmennotizen in klare Abschnitte unterteilt sind, damit die Adressaten die Informationen leicht lesen und aufnehmen können. Sie können ihnen weiter helfen, die Hauptpunkte Ihres Memos zu verstehen, indem Sie absatzweise Überschriften hinzufügen.
12. Schreibe bestimmte Untertitel. Stellen Sie sicher, dass der Fokus jedes Absatzes für Ihr Publikum klar ist.
13. Fügen Sie Themensätze in jeden der Absätze des Hauptteils des Memos ein. Der erste Satz jedes Absatzes oder Absatzes sollte dem Publikum klar machen, was der Hauptpunkt dieses Absatzes sein wird.
14. Erwägen Sie die Verwendung von Aufzählungspunkten. Es kann hilfreich sein, Aufzählungspunkte oder Listen zu verwenden, um die wichtigen Punkte hervorzuheben. Dies kann den Lesern helfen, sich auf die Hauptpunkte zu konzentrieren und das Memo schneller und effizienter zu lesen.
fünfzehn. Halten Sie es kurz. Ein typisches Geschäftsmemo sollte nicht länger als ein bis zwei Seiten sein.
16. Entscheiden Sie, ob Sie einen zusammenfassenden Absatz benötigen. Im Allgemeinen müssen Sie das, was Sie gerade in Ihrem Memo geschrieben haben, nicht zusammenfassen, insbesondere wenn Sie es geschafft haben, es auf einer Seite zu halten.
17. Fügen Sie einen abschließenden Absatz oder Absatz hinzu. Auch wenn Sie es nicht für notwendig halten, das Memo zusammenzufassen, müssen Sie den Text trotzdem schließen. Denken Sie an Folgendes:
18. Unterschreiben Sie das Memo, wenn Sie möchten. Es ist im Allgemeinen nicht erforderlich, Ihren vollständigen Namen oder Ihre Unterschrift am Ende Ihres Memos hinzuzufügen. Denken Sie jedoch daran, dass es am besten ist, dem Beispiel der Kollegen zu folgen.
19. Kommentieren Sie alle Anhänge. Wenn Sie Ihrem Memo Anhänge wie Tabellen, Diagramme oder Berichte beifügen, fügen Sie dies bitte am Ende Ihres Memos bei. Zum Beispiel, "Anhang: Tabelle 1".
20. Lesen Sie das Memo sorgfältig durch. Bitte lesen Sie den Text vor dem Versenden des Memos sorgfältig Korrektur. Überprüfen Sie, ob Ihre Sätze grammatikalisch korrekt sind, keine Rechtschreib- oder Zeichensetzungsfehler enthalten und der Inhalt klar ist.
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