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Organisationsname. Besprechungstyp. Ist es eine regelmäßige wöchentliche oder jährliche Sitzung, die Sitzung eines kleineren Ausschusses oder wird die Sitzung aus einem besonderen Grund einberufen? Datum, Uhrzeit und Ort. Lassen Sie Raum für die Start- und Endzeiten (Öffnen und Schließen). Name des Vorsitzenden oder des Vorsitzenden der Sitzung und Name des Sekretärs (oder seiner Stellvertreter). Liste der `Begleiter` und `Abwesenden` Entschuldigungen. Das ist ein schicker Name für die Anwesenheitsliste. Notieren Sie, ob das Quorum (die Mindestanzahl an Personen, die für die Abstimmung über einen Vorschlag erforderlich ist) vorhanden ist. Platz für deine Unterschrift. Als Mitschreiber musst du deine Arbeit immer unterschreiben. Wenn das Protokoll genehmigt werden muss, kann eine zusätzliche Unterschrift erforderlich sein. Dies hängt von der Politik der Organisation ab. Eine Agenda, falls vorhanden. Wenn der Vorsitzende oder der Sitzungsleiter Sie nicht gebeten hat, eine Tagesordnung zu erstellen, sollte die Tagesordnung auf Anfrage erhältlich sein. Eine Agenda ist ein gutes Werkzeug, um Sitzungsprotokolle zu schreiben.
Wenn Sie das Protokoll eines früheren Meetings angefertigt haben und es noch nicht zur Genehmigung eingereicht wurde, bringen Sie dieses Protokoll ebenfalls zum Meeting mit. Sie können das Meeting optional mit einem Diktiergerät aufzeichnen. Dies kann beim Ausarbeiten des Protokolls nützlich sein, aber Sie sollten sich auch immer Notizen machen. Wenn Sie das Meeting aufzeichnen, fragen Sie, ob alle einverstanden sind und stellen Sie sicher, dass das Protokoll keine wörtliche Abschrift der Aufzeichnung ist. Du kannst mit Hilfe von Kurzschrift oder Kurzschrift schneller Notizen machen, musst aber nicht jedes Wort aufschreiben, wenn du Minuten nimmst. Es ist noch besser, es nicht zu tun. Wenn Sie möchten, dass jeder Ihnen folgen kann, während Sie sich Minuten Zeit nehmen, können Sie einen Overhead-Projektor oder einen Präsentationsständer verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Notizen nach dem Meeting sauber und ohne Flecken oder Falten mitnehmen können, um das Protokoll weiter zu bearbeiten. 
Wenn Sie kein Modell haben, schreiben Sie diese Informationen am Anfang Ihrer Notizen. Wenn die Versammlung aus einem besonderen Grund oder zu einem besonderen Zeitpunkt einberufen wurde, bewahren Sie die Einladung an die Mitglieder auf. Einberufungsbeauftragter als Anlage zum ausführlichen Protokoll beifügen.
Offiziell sagt jemand, wenn er einen Vorschlag macht (oder einen Antrag einreicht) „Ich schlage vor“ (auf Englisch: „I move“). Also heißt es dann `Ich schlage vor, die Tagesordnung zu genehmigen.` Der Name der Person, die den Antrag stellt (d. h. die Person, die den Antrag stellt). Das Ergebnis der Abstimmung. Bei Ja-Stimme `Angenommener Vorschlag` schreiben.` Wenn die Stimme dagegen ist, schreiben Sie `Vorschlag abgelehnt`.` Wenn ein Antrag zu lang ist, um ihn wortwörtlich niederzuschreiben, fragen Sie, ob der Antrag schriftlich eingereicht werden kann. Wenn dies häufiger vorkommt, können Sie außerhalb der Sitzungen fragen, ob dies nicht zu einer offiziellen Richtlinie für Anträge oder Vorschläge ab einer bestimmten Wortzahl werden kann. Wenn Sie die Tagesordnung erstellt haben, ist es auch möglich, dass Sie gleichzeitig Protokollführer und Antragssteller sind. Das ist kein Problem. Solange Sie unparteiisch bleiben, können Sie Ihre eigenen Aktionen problemlos in den Minuten aufzeichnen.
Vergessen Sie bei jedem neuen Antrag nicht, den genauen Wortlaut des Antrags, den Namen des Antragstellers und das Abstimmungsergebnis zu notieren. Bei einigen Anträgen muss der Antrag durch einen zweiten unterstützt werden, bevor über ihn abgestimmt werden kann. Wenn beispielsweise jemand sagt "Ich unterstütze den Antrag" oder "Ich unterstütze den Vorschlag", dann schreibe den Namen dieser Person als zweites. Wenn Sie möchten, dass der Antrag wiederholt wird, Sie aber den Namen des Antragstellers nicht kennen, unterbrechen Sie die Sitzung höflich und fragen Sie nach seinem Namen. Das genaue Aufschreiben der richtigen Informationen ist wichtig genug, um eine kurze Unterbrechung zu rechtfertigen. Wenn ein Vorschlag geändert wird, schreiben Sie den Vorschlag einfach in Ihre Notizen um. Sofern nicht alle mit der Änderung einverstanden sind und es viele Diskussionen gibt, muss nicht darauf hingewiesen werden, dass eine Änderung (offiziell: Änderung) vorgenommen wurde. 
Es ist sehr hilfreich, am Ende des Meetings eine Kopie zu erhalten. Beachten Sie, dass Sie am Ende des Meetings den Leser oder die Person, die das Meeting leitet (den Vorsitzenden der Organisation oder des Meetings) um eine Kopie bitten müssen. Nachdem Sie das Protokoll verfasst haben, fügen Sie eine Kopie jedes Berichts oder Berichts als Anhang bei. Falls keine Kopien vorhanden sind, notieren Sie, wo das Original aufbewahrt wird oder fordern Sie es ggf. nach der Sitzung an. Wenn ein Sitzungsmitglied etwas mündlich berichtet, anstatt den geschriebenen Text zu lesen, schreiben Sie eine kurze, objektive Zusammenfassung dieses Berichts. Vermeiden Sie spezifische Details und zitieren Sie den Sprecher nicht wörtlich. 
Je nachdem, wie formell das Treffen ist, fallen viele dieser Maßnahmen unter die Überschrift „Anträge“ (oder „Vorschläge“). Halten Sie in einem informelleren Meeting die Ohren für weniger klar formulierte Entscheidungen offen. Geben Sie, falls vorhanden, kurz den Grund für eine bestimmte Entscheidung an.
Wenn Sie Diskussionen notieren, seien Sie bitte so objektiv und unparteiisch wie möglich. Beziehe konkrete Punkte ein, keine Meinungen, und verwende so wenige Adverbien oder Adjektive wie möglich. Versuche so trocken, sachlich und langweilig wie möglich zu schreiben! Nennen Sie keine Namen in der Diskussionszusammenfassung. Dies ist besonders wichtig in hitzigen Diskussionen, die bestimmte Personen beleidigen könnten.
Rechtschreib- und Grammatikfehler vermeiden. Verwenden Sie bei Bedarf die Rechtschreibprüfung. Schreiben Sie den gesamten Text in der gleichen Verbform. Verwenden Sie entweder die Vergangenheits- oder Gegenwartsform, aber verwechseln Sie sie nicht im selben Dokument. Protokolle sollten so objektiv und unparteiisch wie möglich sein. Deine eigene Meinung sollte niemals im Protokoll erscheinen. Sie sollen einen objektiven und unparteiischen Bericht schreiben, der von jedem verwendet werden kann. Verwenden Sie eine einfache, präzise Sprache. Schreiben Sie alles, was vage klingt, genauer um und entfernen Sie zu bunte Beschreibungen oder verschwommene Sprache. Berücksichtigen Sie nur die ergriffenen Maßnahmen, nicht die Diskussionen. Sofern Sie nicht angewiesen wurden, alle Diskussionen aufzuschreiben, konzentrieren Sie sich nur auf das, was fertig ist, und nicht auf alles, was ist sagte ist. Nummerieren Sie die Seiten zum späteren Nachschlagen.
Wenn das Protokoll vor der Genehmigung korrigiert wird, ändern Sie das Dokument und geben Sie am Ende an, dass das Protokoll korrigiert wurde. Sie müssen keine spezifischen Korrekturen beschreiben. Stellt jemand nach Genehmigung des Protokolls einen Antrag auf Berichtigung, tragen Sie den genauen Wortlaut dieses Antrags in das entsprechende Protokoll ein und vermerken Sie, ob der Antrag angenommen wurde oder nicht. 
Geben Sie das Protokoll direkt nach der Besprechung ein. Das funktioniert am besten, wenn alles noch frisch im Gedächtnis ist. Daher ist es wichtig, dass die Anwesenden so schnell wie möglich eine Kopie erhalten, in der die zugewiesenen Aufgaben ausgeschrieben sind. Setzen Sie sich so nah wie möglich an den Sitzungsleiter, damit Sie alles klar verstehen und unauffällig nach Erklärungen fragen. Bitten Sie die Leute, ihre Vorschläge aufzuschreiben, damit Sie es nicht sofort tun müssen. Bewahren Sie das Protokoll an einem sicheren Ort auf. Sie können die Besprechung jederzeit unterbrechen und um eine Erklärung bitten. Minuten sind sehr wichtig. Sie werden in einem Archiv aufbewahrt und manchmal Jahre später eingesehen. Gerade in rechtlichen Angelegenheiten kann der Ruf von jemandem davon abhängen. Lesen Sie bestimmte Auszüge Roberts Ordnungsregeln, vor allem der Teil, wie man eine gute Sekretärin wird. Liste die Dinge in der Reihenfolge auf, in der sie passieren. Wenn ein bestimmtes Thema zweimal erwähnt wird, schreiben Sie es auch zweimal auf und fassen Sie es nicht unter einem Nenner zusammen.
Minuten schreiben
Herzlichen Glückwunsch, Sie wurden gerade zum Vorstandssekretär gewählt oder ernannt! Wissen Sie, wie das Protokollieren während eines Meetings funktioniert und wie Sie die erstellten Protokolle ausarbeiten und präsentieren?? Im Folgenden wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie sowohl bei informellen als auch bei formelleren Besprechungen Protokolle erstellen, für die Sie möglicherweise auch das in den USA weit verbreitete Handbuch für Besprechungen und Konferenzen verwenden möchten Roberts Ordnungsregeln (wörtlich: Die Regeln von Robert) wollen konsultieren.
Schritte
Teil 1 von 4: Vorbereitung
1. Machen Sie sich mit den Besprechungsregeln der Organisation vertraut. Wenn die Sekretärin offizielle Protokolle führen soll, fragen Sie, ob Sie Roberts Regeln oder einen anderen Leitfaden befolgen müssen. Wenn die Regeln weniger offiziell sind, fragen Sie, was genau in das Protokoll aufgenommen werden soll und wie es verwendet wird.
- Als Mitschreiber muss man nicht alle Robert`s Rules auswendig kennen. Es kann jedoch eine gute Idee sein, das Buch zu kaufen (oder beim Vorsitzenden auszuleihen), da es viele nützliche und spezifische Informationen enthält.
- Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was Ihre Rolle ist. Es ist möglich, dass der Sekretär oder Protokollführer nicht an der Sitzung teilnimmt, aber es ist auch möglich, dass er oder sie an der Diskussion teilnimmt und gleichzeitig Protokoll führt. Auf jeden Fall ist die Rolle des Sekretärs immer bescheidener und er oder sie ist weniger prominent als der Vorsitzende der Organisation oder die Person, die die Sitzung leitet.
2. Bereiten Sie im Voraus ein Modell vor. Besprechungsprotokolle enthalten oft viele der gleichen Informationen. Erstellen Sie daher ein Modell mit einem Standardformat, in das Sie bereits wiederkehrende Teile einbeziehen. Reservieren Sie in jedem Fall Platz für die folgenden Informationen:
3. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Notizblock oder Laptop dabei haben. Was auch immer Sie mitbringen, stellen Sie sicher, dass es etwas ist, mit dem Sie gerne arbeiten können. Wenn Sie sich öfter Minuten nehmen möchten, kaufen Sie einen speziellen Notizblock oder erstellen Sie einen Ordner dafür auf Ihrem Computer.
Teil 2 von 4: Notizen machen
1. Eine Anwesenheitsliste übergeben. Sobald alle da sind, gib ein Blatt Papier (oder bei großen Meetings mit vielen Leuten mehrere Blätter) mit Platz für alle Namen und Kontaktdaten weiter. Sie können dies nach dem Meeting verwenden, um den Abschnitt „Anwesenheit“ Ihres Modells auszufüllen, aber Sie können die ausgefüllte Namensliste auch direkt an das Protokoll anhängen.
- Wenn Sie viele Leute (gut) nicht kennen, kann es nützlich sein, eine Karte mit allen Sitzplätzen zu zeichnen und diese auszufüllen, indem Sie alle Anwesenden nacheinander bitten, sich vorzustellen. Halten Sie diese Karte griffbereit, während Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, damit Sie die Leute bei Bedarf mit ihrem Namen anrufen können (siehe unten).
2. Füllen Sie so viele Teile des Modells wie möglich aus. Während Sie auf den Beginn der Sitzung warten, können Sie bereits den Namen der Organisation, das Datum und den Ort der Sitzung sowie die Art der Sitzung (z.). Wenn das Meeting beginnt, notieren Sie sich die Öffnungszeiten.
3. Beachten Sie das Ergebnis des ersten Vorschlags. Eine offizielle Sitzung beginnt normalerweise mit einem Vorschlag (formell: einem Antrag) zur Genehmigung der Tagesordnung, daher verwenden wir das hier als Beispiel. Wenn das Meeting mit einem anderen Vorschlag beginnt, notieren Sie mindestens die gleichen relevanten Informationen:
4. Beachten Sie die anderen Vorschläge während des Treffens. Hören Sie sich alle Diskussionen genau an, aber (sofern nicht anders angegeben)!) schreib sie nicht auf. Wenn ein neuer Vorschlag gemacht wird, schreiben Sie nur die relevanten Informationen auf.
5. Hören Sie sich alle Berichte und Berichte genau an und fordern Sie eine Kopie an. Wenn jemand einen Bericht, ein Nachrichtenbulletin oder Ähnliches vorliest, schreiben Sie den Namen dieser Person (oder den Namen des Unterausschusses, der den ersten Entwurf erstellt hat). Wenn es sich um einen Antrag handelt, notieren Sie ihn wie alle anderen Anträge.
6. Notieren Sie alle durchgeführten Aktionen und zugewiesenen Aufgaben. Dies beinhaltet das Gesagte zur Erfüllung der Aufgaben, die in der vorherigen Sitzung zugewiesen wurden, sowie alle neu zugewiesenen Aufgaben und zu ergreifenden Maßnahmen. Ist jemand beauftragt, einen Brief zu schreiben?? Dann schreibe den Namen dieser Person und die gegebenen Anweisungen auf.
7. Merken Sie sich alle Ordnungspunkte. Wenn gegen ein bestimmtes Verfahren Einspruch erhoben wird, notieren Sie den vollständigen Einspruch, die Begründung und die vollständige Entscheidung des Vorsitzenden.
Vergessen Sie nicht, in das Protokoll alle Hinweise auf Roberts Geschäftsordnung, die Satzung der Organisation oder das Firmenprotokoll aufzunehmen.
8. Zeichnen Sie Diskussionszusammenfassungen nur auf, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Offiziell sollte das Protokoll festhalten, was fertig ist, und nicht von dem, was ist sagte ist. Befolgen Sie in jedem Fall in erster Linie die Vorschriften der Organisation so genau wie möglich.
9. Sorgen Sie für einen guten Abschluss am Ende des Meetings. Notieren Sie, wann das Meeting geschlossen ist. Vergessen Sie nicht, Kopien von Berichten mitzubringen oder bitten Sie jemanden, sie Ihnen per E-Mail zu senden.
Lesen Sie immer Ihr Protokoll, um zu sehen, ob etwas fehlt und ob irgendwo zusätzliche Erklärungen gegeben werden sollten. Wenn Sie jemanden etwas fragen müssen, tun Sie es, bevor alle anderen gegangen sind.
Teil 3 von 4: Minuten trainieren
1. Beginnen Sie so schnell wie möglich damit. Das offizielle Protokoll schreibst du am besten gleich nach der Sitzung, wenn dir alles noch frisch in Erinnerung ist.
2. Geben Sie das Besprechungsprotokoll auf einem Computer ein. Wenn Sie während des Meetings einen Laptop verwendet haben, haben Sie dies bereits getan. Speichern Sie Ihre Notizen und öffnen Sie ein neues Dokument für das Protokoll, damit Sie am Ende Ihre Notizen und das Protokoll nebeneinander legen können, um sie zu vergleichen.
3. Organisieren Sie Ihre Notizen in klaren Absätzen. Beginnen Sie für jeden Antrag, jede Entscheidung und jeden Antrag einen neuen Absatz. Beachten Sie bei der Erstellung des Protokolls Folgendes:
4. Schicken Sie allen, die an der Sitzung teilgenommen haben, einen ersten Entwurf des Protokolls. Sie können die Kontaktinformationen auf der Anwesenheitsliste verwenden oder, falls Sie diese nicht haben, den Sitzungsleiter fragen, wie Sie alle erreichen können.
5. Lassen Sie sich das Protokoll genehmigen. Möglicherweise werden Sie gebeten, das Protokoll bei der nächsten Sitzung vorzulesen und zur Genehmigung einzureichen. Wenn der Vorschlag angenommen wird, vermerken Sie im Protokoll, dass er genehmigt wurde.
Teil 4 von 4: Meeting-Vorlagen verwenden
1. Besuchen Sie eine Website, um Vorlagen für Besprechungsprotokolle zu erhalten. Mit diesen vorgefertigten Vorlagen sparen Sie Zeit beim Einrichten Ihrer Protokolle und vermeiden Fehler.
2. Nehmen Sie sich Zeit, um die Websites zu durchsuchen. Verwenden Sie die Suchfunktionen und durchsuchen Sie die Optionen, um diejenige zu finden, die am besten zu Ihnen passt.
Wenn Sie eine bestimmte Art von Vorlage benötigen, beispielsweise einen bestimmten Standard, durchsuchen Sie die Websites nach Ihren spezifischen Anforderungen und laden Sie eine herunter, indem Sie auf die Schaltflächen "Download" oder "Vorlage verwenden" klicken. Bewahren Sie es an einem leicht zu findenden Ort auf, damit es nicht verloren geht.
3. Öffne die Datei. Nachdem Sie es heruntergeladen haben, extrahieren Sie die Datei und öffnen Sie sie in Microsoft Word oder Excel. Verwenden Sie die neueste Version von Microsoft Word für beste Qualität und Benutzerfreundlichkeit. Auf dem neuesten Stand zu bleiben erleichtert die Arbeit und ermöglicht es Ihnen, von neuen Funktionen zu profitieren.
4. Fügen Sie Ihr Firmenlogo und Copyright-Zeichen in die Kopfzeile ein. Entfernen Sie das andere Beispiellogo – lesen Sie jedoch zuerst die Nutzungsbedingungen der Website, von der Sie die Vorlage erhalten haben. So vermeiden Sie unnötige rechtliche Probleme.
5. Ändern Sie den Titel. Markieren Sie im Titelbereich die Wörter „Meeting/Group“ und geben Sie den Titel für Ihr Meeting-Protokoll ein.
6. Thema ändern (optional). Um Ihre Besprechungsvorlage schöner und professioneller aussehen zu lassen, sollten Sie die Farben ändern oder ein bereits erstelltes Thema auswählen. Es ist ganz einfach: Suchen Sie die Registerkarte "Seitenlayout" und folgen Sie ihr zum Abschnitt "Farben und Designs". Dort können Sie das Aussehen Ihrer Vorlage anpassen. Sie können es auch mit den Farben Ihres Firmenlogos abstimmen lassen.
7. Benennen Sie die Vorlagenabschnitte. Die Vorlage muss mehrere Feldnamen enthalten. Vielleicht brauchst du mehr, vielleicht weniger, oder vielleicht gefällt dir die Art und Weise, wie sie beschriftet sind, nicht. Passen Sie sie an die Bedürfnisse Ihrer Meetings an.
8. Speichern Sie die Vorlage auf Ihrem Laptop, damit Sie sie zu Besprechungen mitnehmen und Protokolle erstellen können. Wenn Sie Microsoft Office weiterhin verwenden, geht das schnell und einfach und Sie sollten die Besprechung noch organisierter und präziser als bisher verfolgen können. Sie können Ihre Vorlage auch ausdrucken, um Ihre Notizen handschriftlich zu schreiben, aber achten Sie darauf, die Feldhöhe beizubehalten, um sicherzustellen, dass Sie so viele Informationen einfügen können, wie Sie benötigen.
9. Lies deine Vorlage Korrektur. Herzliche Glückwünsche! Ihre Vorlage für Besprechungsprotokolle ist fertig. Ihre Produktivität und Genauigkeit in Besprechungen sollte exponentiell steigen, jetzt, da Sie eine Vorlage haben, die Sie anleitet und Ihre Gedanken organisiert. Durchsuchen Sie wie bei jedem Projekt die Details Ihrer Vorlage, um zu sehen, ob etwas fehlt oder unklar ist. Sobald Sie sicher sind, dass alles in Ordnung ist, ist Ihre Vorlage einsatzbereit und Sie sind bereit für Ihre bevorstehenden Besprechungen.
Tipps
Warnung
- Machen Sie die Protokolle nicht zu detailliert. Auch wenn Sie aufgefordert werden, die Diskussionen anzuzeigen, tun Sie dies so kurz wie möglich. Beschränken Sie sich darauf, das Wesentliche zu zeigen, sonst wird es schnell zu viel und Sie verlieren den Überblick und riskieren, alle möglichen irrelevanten Details aufzunehmen.
- Das Protokoll sollte niemals die persönliche Meinung oder Gefühle des Protokollführers widerspiegeln!
- Unterliegt ein Teil der Besprechung dem Berufsgeheimnis, beispielsweise zwischen einem Rechtsanwalt und seinem Mandanten, sollten Sie diesen Teil nicht mitschreiben. Beachten Sie stattdessen, dass "der Vorstand mitgeteilt hat, dass das Gespräch zwischen Anwalt und Mandant dem Berufsgeheimnis unterliegt". Über die Sitzung wurde kein Protokoll geführt.
- Wenn Sie das Protokoll einer vertraulichen Sitzung wie oben beschrieben führen, erstellen Sie separate Protokolle und bewahren Sie sie nicht zusammen mit den Protokollen regulärer Sitzungen auf. Machen Sie deutlich, dass es sich um vertrauliche Informationen handelt und stellen Sie sicher, dass klar ist, wer darauf Zugriff hat.
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