Kostenlose Schritt für Schritt Anweisungen 
Denken Sie daran, dass Sie höchstwahrscheinlich auch in der Lage sein müssen, den Kopierer, Scanner und Drucker zu verwenden (und Probleme zu lösen, auf die Ihre Kollegen bei der Arbeit mit diesen Geräten stoßen). Wenn Sie wissen, welche Art von Geräten Sie verwenden, lesen Sie die Handbücher, damit Sie die häufigsten Probleme lösen können. 
Stellen Sie sicher, dass Sie Nachrichten im Detail schreiben und lesen Sie, was Sie geschrieben haben. Wiederholen Sie die Nachricht und/oder Kontaktdaten, während Sie sie aufschreiben, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen haben. 
Hören Sie genau auf den Namen der Person, nach der der Anrufer fragt. Wiederholen Sie dies, wenn Sie sicher sein möchten. Fragen Sie, ob der Anrufer den Namen buchstabieren kann, wenn er schwer zu verstehen ist. Übergeben Sie den Anruf sauber mit einer Standardformulierung, wie z "Einen Moment bitte, ich verbinde Sie mit Mr. Smith". Oder wenn die Person spricht: "Herr Smith ist gerade im Gespräch. Würden Sie bitte warten oder soll ich die Nachricht weiterleiten?". Bedanken Sie sich höflich beim Anrufer und übergeben Sie den Anruf. 
Sie können beispielsweise grüßen mit: "Guten Morgen! Wenn du dich hinsetzt, bin ich gleich bei dir!". 
Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen spezielle Vorschriften für Kleidung hat. Ihr Unternehmen mag formelle Arbeitskleidung, aber denken Sie daran, nie.. beim kleiden Sie sich formell (Jogger werden möglicherweise nicht geschätzt).
Werden sie empfangsdame
Jedes Unternehmen, das Besucher empfängt, braucht eine Empfangsdame. Eine Empfangsdame ist jemand, der Besucher am Schalter des Unternehmens oder der Institution empfängt. Es ist normalerweise die erste Person, der der Besucher begegnen sollte, und wie Sie wissen, ist der erste Eindruck immer sehr wichtig. Die Empfangsdame muss den Besucher höflich empfangen und korrekt sprechen, auch am Telefon oder per E-Mail. Es ist sozusagen die Visitenkarte des Unternehmens.
Schritte
Teil 1 von 2: Die richtigen Fähigkeiten haben
1. verfügen über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten. Als Empfangsdame sind Sie die Visitenkarte des Unternehmens -- -- Sie sind derjenige, mit dem der Kunde zuerst spricht und zu dem die Mitarbeiter sich informieren und planen. Neben der Annahme von Anrufen und der Vermittlung von Besuchern müssen Sie oft mit Kunden umgehen, Veranstaltungen aller Art organisieren, Termine vereinbaren usw. Da dies mit vielen Aufgaben verbunden ist, ist es wichtig, dass Sie als Empfangsdame gut organisiert sind, damit Sie mehrere Dinge gleichzeitig erledigen können. Wenn Sie nicht in der Lage sind, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu übernehmen und in der richtigen Reihenfolge zu erledigen, werden Sie als Empfangsdame nicht lange durchhalten.
- Eine gute Möglichkeit, sich zu organisieren, besteht darin, in ein Ablagesystem zu investieren, mit dem Sie arbeiten können. Es ist wichtig, dass Sie wissen, welche Unterlagen und Informationen Ihr Chef, Ihre Kollegen und Ihre Kunden benötigen. Bewahren Sie all diese Informationen in verschiedenen Ordnern auf – auf Ihrem Computer-Desktop oder auf Papier. Organisieren Sie Ihr System so, wie es für Sie am besten geeignet ist – wenn Sie neonfarbene Haftnotizen benötigen, ist das auch in Ordnung.
- Organisiert zu sein bedeutet auch, dass Sie sich selbst motivieren können – Sie brauchen niemanden, der Ihnen sagt, wie Sie etwas tun oder Sie auf dem richtigen Weg halten. Wenn Sie gut organisiert sind, wissen Sie genau, welche Aufgaben Sie an einem Tag erledigen müssen und welche Dinge Priorität haben.
- Stellen Sie sicher, dass Sie (viele) Telefonnummern zur Hand haben, zum Beispiel die von Kollegen, Auftragnehmern, Verkäufern, Notdiensten usw. Du wirst sie irgendwann Stück für Stück brauchen. Speichern Sie die Telefonnummern in einem speziellen Computerprogramm oder in einem Rolodex.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie über einige technische Kenntnisse verfügen. Die wichtigste Technik, mit der sich eine Empfangsdame auseinandersetzen muss, ist das Telefon – und all die damit verbundenen Tasten und Leitungen. Computerkenntnisse sind ebenfalls unerlässlich – die meisten Rezeptionisten sollten wissen, wie man E-Mails sendet und ein Textverarbeitungsprogramm gut verwendet. Es ist auch hilfreich, wenn Sie wissen, wie Sie Tabellenkalkulationen erstellen und Programme verwenden, die für das Unternehmen, für das Sie arbeiten, spezifisch sind.
3. Sei verlässlich. Von der Rezeptionistin wird erwartet, dass sie immer an ihrem Schreibtisch ist - das Unternehmen wird einen schlechten Ruf bekommen, wenn niemand den Hörer abnimmt oder wenn die Wartezeiten sehr lang sind. Machen Sie Vertrauen zu Ihrer Priorität – wenn Ihr Chef weiß, dass er sich auf Sie verlassen kann und Sie immer da sind, machen Sie sich unentbehrlich.
4. Sei ein guter Zuhörer. Ein wichtiger Teil der Tätigkeit als Empfangsdame besteht darin, anderen zuzuhören – am Telefon, wenn ein Kunde am Schreibtisch eine Frage stellt oder wenn Ihnen Informationen übermittelt werden. Wenn Sie ein guter Zuhörer sind, können Sie effizienter arbeiten. Sie können Probleme leichter lösen, wenn Sie sofort verstehen, was jemand fragt, und Sie können Kunden besser an die Abteilung verweisen, in der sie sich befinden können geholfen.
5. Überall Notizen machen. Wenn Ihr Chef Sie auffordert, etwas zu tun, notieren Sie sich die Einzelheiten. Wenn ein Kunde anruft, notieren Sie unbedingt seine Informationen (Name, Kontaktdaten, Wünsche usw.).). Notizen helfen dir, organisiert zu bleiben und erinnern dich an all die kleinen Dinge, die eines Tages vergehen werden. Schreiben Sie Ihre Notizen in ein Notizbuch oder Notizbuch und tragen Sie es immer bei sich. Sie werden überrascht sein, wie nützlich das ist, vor allem, wenn Sie wissen möchten, was die Person, die vor fünf Stunden angerufen hat, noch einmal wollte.
6. Nehmen Sie das Telefon höflich mit einer Standardbegrüßung entgegen, wie z "Guten Morgen, Sie sprechen mit ____(Ihr Name), von ____(Firmenname), wie kann ich Ihnen helfen?". Beantworten Sie das Telefon nach ein oder zwei Klingelzeichen. Es ist nicht gut, Leute länger als eine Minute in der Warteschleife zu halten (das ist länger als Sie vielleicht denken).
7. Begrüßen Sie Paketzusteller mit der gleichen Professionalität und Höflichkeit wie jeden anderen Besucher. Möglicherweise müssen Sie für eine Lieferung unterschreiben. Achte darauf, dass deine Unterschrift leserlich ist. Der Zusteller benötigt möglicherweise eine Wegbeschreibung zum Ablegen des Pakets. Stellen Sie sicher, dass Sie sich für solche Angelegenheiten an die richtigen Mitarbeiter wenden.
8. Kunden effektiv und höflich empfangen, die ins Unternehmen kommen. Nachdem der Besucher ihm gesagt hat, wer er ist und nach wem er sucht, verbinden Sie sich mit dieser Person und sagen Sie ihm, wer dort ist. Ein Standardsatz, den Sie dafür verwenden können, ist: "Herr Smit, Frau Jansen von XYZ b.v. ist hier für den 2 uhr termin". Versuchen Sie immer, einen Vor- und Nachnamen und das Unternehmen anzugeben, das sie vertreten. Es ist sinnvoll zu fragen, ob er / sie einen Termin hat. Herr Smit wird dann weitere Anweisungen geben, wo Sie den Kunden warten lassen können und wie lange das dauert. Sie können dem Besucher dann sagen: "Herr Smith kommt bald". Oder: "Herr Smith sagt, er beendet ein Meeting und kommt in 5 Minuten. Wirst du dich hinsetzen".
Teil 2 von 2: Repräsentativ sein
1. Achte auf eine positive Einstellung. Wie oben erwähnt, ist die Empfangsdame die Visitenkarte des Unternehmens – Kunden sehen Sie zuerst und Sie beantworten Fragen von Personen, die nicht ins Büro kommen können. Niemand möchte mit einem säuerlichen oder mürrischen Gesicht begrüßt werden. Immer ein Lächeln im Gesicht und eine fröhliche Persönlichkeit. Seien Sie geduldig mit schwierigen Kunden, auch wenn sie Ihnen auf die Nerven gehen.
- Auch wenn Sie einen sehr schwierigen Kunden haben, erinnern Sie sich immer wieder daran, dass Sie eine starke, glückliche Persönlichkeit haben. Sag dir selbst, dass sie ihre Frustrationen an dir auslassen, aber wisse, dass du nicht derjenige bist, der etwas falsch macht, solange du dein Bestes tust, um ihnen entgegenzukommen. Besser cool bleiben als explodieren.
2. Haltet einen Gruß bereit. Es ist immer wichtig Kunden freundlich zu begrüßen. Auch wenn Sie etwas erledigen müssen, bevor Sie dem Kunden helfen können, ist es wichtig, ihn zu begrüßen, damit er weiß, dass er gesehen wurde und dass ihm geholfen wird.
3. Höflich sein. Sei höflich. Behandle jeden, als ob er die wichtigste Person wäre, die heute das Büro betreten hat. Das ist dein Job - egal ob du heute Morgen stundenlang im Stau stehst oder gerade Kaffee auf deine neuen Lederschuhe gegossen hast. Lassen Sie persönliche Sorgen zu Hause. Sorgen Sie dafür, dass sich der Kunde wohl fühlt und gerne mit Ihnen spricht.
4. Repräsentativ kleiden. Du repräsentierst ein Unternehmen, also musst du ordentlich aussehen. Investieren Sie in Kleidung, die zur Unternehmenskultur passt. Wenn Sie eine Empfangsdame in einer bestimmten Art von Geschäft sind (z. B. einer Bekleidungsmarke), kann es gut sein, Kleidung dieser Marke zu tragen. Neigen Sie zur konservativen Seite, es sei denn, Sie arbeiten irgendwo, wo Mode oder andere Faktoren wichtig sind.
Tipps
- Halten Sie persönliche Dinge von Ihrer Arbeit getrennt. Das bedeutet auch, dass Sie bei der Arbeit keine persönlichen Anrufe und E-Mails bearbeiten. Die IT-Abteilung kann Ihre Computeraktivitäten verfolgen.
- Seien Sie nett zu Managern, sehen Sie, ob Sie ihnen helfen können, wenn Sie nichts zu tun haben.
- Denken Sie daran, wer Ihr Gehalt zahlt und gehen Sie immer respektvoll mit ihnen um.
- Suchen Sie sich jemanden, der den Schreibtisch oder das Telefon im Auge behält, wenn Sie auf die Toilette müssen, zu Mittag essen, im Urlaub sind usw. So warten keine wütenden Leute auf dich, wenn du zurückkommst.
- Fragen Sie Kollegen, ob Sie bei irgendetwas helfen können. Lieber Freunde finden, indem man hilft, als Feinde, indem man sich beschwert.
- Auch der Umgang mit Post gehört oft zu Deiner Arbeit. Finden Sie am ersten Tag heraus, wo es hin muss, wer es wann liefert.
- Seien Sie immer bereit, eine neue Aufgabe zu lernen. Vielseitigkeit kann viel bringen.
- Schreiben Sie Nachrichten in zweifacher Ausfertigung und geben Sie eine Kopie an die Person, für die die Nachricht bestimmt ist. Oder benutze ein Tagebuch, dort findest du Dinge leichter, besonders wenn du nach einem Namen oder einer Telefonnummer suchst.
Warnungen
- Sag niemals "ich mache das nicht". Du wirst bald deinen Job verlieren.
- Gib nicht vor, nett zu sein. Die Leute durchschauen es. Seien Sie aufrichtig interessiert, höflich und respektvoll. Wenn Sie dies nicht können, sollten Sie keine Rezeptionistin sein. Sie mindern den Ruf des Unternehmens. Dann such dir lieber einen Bürojob, bei dem du nicht in die Öffentlichkeit treten musst.
- Streiten Sie nicht mit einem Kunden oder Anrufer. Verweisen Sie ihn/sie an einen Vorgesetzten.
"Werden sie empfangsdame"
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